As vantagens da padronização dos processos

Advogados, paralegais e administrativos que atuam em departamentos jurídicos ou em médios e grandes escritórios de advocacia, lidam com requisições de clientes, internos ou externos, diariamente. As requisições podem tratar de assuntos diferenciados, e em geral, possuem prazos exíguos para serem analisadas e resolvidas.

A quantidade e a variedade aumentam a complexidade. Sem uma ferramenta adequada que permita uma redução dessa complexidade, quaisquer demandas ainda que simples, tomam mais tempo do que deveriam, têm mais erros e exigem interações e providências que poderiam ser evitadas. Tornam o processo como um todo ineficiente, resultando num aumento de custo ou de insatisfação dos clientes.

Um bom sistema de gestão jurídica deve oferecer um módulo que permita fluxos padronizados, com algumas características indispensáveis. Aqui está a lista das 7 características que não podem faltar:

1. CONFIGURAÇÃO DE SERVIÇOS E INFORMAÇÕES OBRIGATÓRIAS

Permitir que sejam criados SERVIÇOS padronizados. O solicitante deve ter à disposição uma lista padronizada de serviços que podem ser solicitados, para evitar equívocos e explicações adicionais desnecessárias. Por exemplo: PARECER JURÍDICO, ANÁLISE DE CONTRATO, ASSINATURA DE CONTRATO, CÁLCULO DE VALORES e outros.

Permitir que, para cada serviço, sejam indicadas as informações mínimas necessárias e obrigatórias que devem ser enviadas pelo solicitante, para que a demanda possa ser atendida. Sem informações mínimas, a requisição fica impedida de ser enviada.

2. INDICAÇÃO DE PROFISSIONAL OU EQUIPE RESPONSÁVEL

Permitir que no cadastro do serviço seja indicado o profissional ou a equipe responsável pelo atendimento da demanda. Isso evita que o solicitante tenha que saber para quem deve encaminhar, basta indicar o serviço desejado.

3. DIVERSOS PASSOS OU ETAPAS

Permitir que um mesmo fluxo tenha diversos passos ou etapas, individualizando-as, com campos adicionais necessários, e possibilitar a anexação de documentos e indicação padronizada dos profissionais ou equipes responsáveis pela etapa. Ou seja, quem atua num passo, aprovando ou interagindo de qualquer forma, apenas conclui suas tarefas e o fluxo segue para os responsáveis seguintes automaticamente.

4. DESVIOS PARA PARECERES

Em determinados passos, podem ser realizadas consultas para profissionais que emitem pareceres, se necessário.

5. INDICAÇÕES DE DESTINO POR ALÇADA

Permitir indicações de passos de acordo com alçadas de aprovações. Dependendo de determinado valor de um contrato, por exemplo, podem ser exigidas aprovações diferenciadas.

6. PADRONIZAÇÃO DOS PRAZOS PARA CONCLUSÃO POR SERVIÇO

Permitir que no cadastro do serviço seja indicado o prazo para conclusão da atividade (SLA).

7. POP-UPS EM TELA E AVISOS VIA E-MAIL

Permitir que sejam configurados alertas via e-mail e que na tela do usuário apareça um pop-up que permita aprovações rápidas, inclusive através de dispositivos móveis.

Essas e outras características você encontra no módulo de elaboração de workflows do Espaider, denominado REQUISIÇÕES.

ESPAIDER 7

O módulo de REQUISIÇÕES e suas funcionalidades agregadas está disponível no Espaider 7. Um sistema totalmente web, com interfaces inteiramente repensadas, usando o que há de mais moderno na atualidade. Com o Espaider 7, a Fácil inaugura uma nova experiência usuário-máquina para os profissionais da área jurídica.


Publicado em: 23/11/2020