Time-Sheet e os desafios para o controle de horas

A gestão do tempo é um problema que afeta todos os profissionais da área jurídica, principalmente os advogados. Melhorar a gestão do tempo é fundamental para o colaborador e consequentemente para a empresa.

O problema da gestão do tempo se torna primordial quando os apontamentos de horas despendidas em determinada atividade, serão a base para a cobrança dessas horas diretamente de um ou mais clientes.

Nos casos em que as horas apontadas são cobradas, faturadas contra um ou mais clientes, há vários complicadores desde o momento do apontamento delas, até a efetiva emissão e pagamento da fatura. Valor da hora por profissional, por cliente, por tipo de atividade, data e hora em que o trabalho foi realizado e uma descrição, ainda que sucinta da atividade, são informações necessárias para que o cliente possa cotejar com o serviço realizado e fazer o pagamento. São poucos os sistemas de gestão que dispõem de módulos de Time-Sheet que cuidam para que essas informações estejam corretamente cadastradas e cheguem aos clientes, as faturas sejam emitidas e o controle de pagamentos seja realizado. A qualidade das informações passa necessariamente por esses cadastramentos corretos. No caso do Espaider, há automatismos que facilitam esse processo, principalmente para os escritórios de advocacia. Esse artigo quer chamar a atenção principalmente para o apontamento das horas, deixando de lado nesse momento, os demais complicadores.

Apontar horas despendidas em atividades nunca é simples, pois, em geral, os profissionais se dedicam a várias atividades durante o dia, semana ou mês. É comum uma pessoa iniciar e interromper atividades por quaisquer motivos. Nesses momentos de troca de atividades é quando o controle de apontamentos de horas se transforma em um martírio. A atividade é chata, trabalhosa e só é realizada pela obrigatoriedade, pela necessidade.

Para facilitar esse apontamento de horas, o Espaider tem uma funcionalidade denominada CRONÔMETRO. Esse programa fica posicionado, em geral, na parte superior direita da tela, mas pode ser movimentado para qualquer local pelo usuário. Ocupa um espaço muito pequeno.

O CRONÔMETRO está ligado ao sistema de gestão jurídica e mantém relação com todas as atividades em que o profissional está trabalhando. Inclusive, o usuário pode clicar no CRONÔMETRO e ter acesso à estas atividades.

Basta clicar em uma tarefa para que o tempo despendido comece a ser novamente contado e a atividade anterior seja interrompida. Nesse processo, haverão várias interrupções e reinícios, e o CRONÔMETRO registrará cada um dos tempos parciais e os acumulará ao final da atividade. Quando ela é finalizada, o CRONÔMETRO aponta no sistema de gestão o total de horas despendido naquela atividade. Esse é o primeiro passo para o faturamento das horas.

O CRONÔMETRO pode ter várias configurações que podem ser exploradas pelos usuários, como por exemplo, a determinação de um tempo de inatividade do computador e a interrupção automática da contagem do tempo.

O CRONÔMETRO torna o apontamento das horas uma tarefa fácil e simples, sem atropelos e necessidade de controles adicionais. Deixa todo o processo de faturamento mais rápido, eficiente e eficaz.

Essa e outras funcionalidades você encontra no ESPAIDER. Solicite uma demonstração do módulo de TIME-SHEET do Espaider e conheça as facilidades do CRONÔMETRO.

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Publicado em: 22/10/2021