A tecnologia em “nuvem” facilitando a edição de textos

Primeiramente é necessário esclarecer o que se entende por edição colaborativa de textos e edição colaborativa simultânea de textos, pois, embora as duas sejam avanços tecnológicos que facilitem a vida dos usuários, há uma grande diferença entre elas.

A edição colaborativa de textos, significa que duas ou mais pessoas podem trabalhar num mesmo documento. Por exemplo: um documento pode ser transferido de uma pessoa para outra e todas elas colaboram com alterações nele. Em geral, são utilizados comandos de controle de alterações presentes nos principais editores de texto do mercado.

A edição simultânea colaborativa de textos, significa que duas ou mais pessoas podem trabalhar num mesmo documento ao mesmo tempo. Essa situação requer controles apurados e refinados.

O ideal, para um processo dessa natureza, é que haja uma divisão de atributos de acesso entre os profissionais; principalmente entre:

a) Autor: o responsável pelo documento. Ele pode fazer quaisquer alterações sem a necessidade de aprovação dos demais participantes. Além disso, está a cargo dele aprovar ou rejeitar alterações feitas por outros profissionais, ainda que isso seja fruto de discussões entre os participantes do grupo, antes de um consenso. 

b) Participantes: são os profissionais que podem editar o documento e imputar nele eventuais alterações, que ficam marcadas para serem aprovadas ou rejeitadas pelo “Autor”.

c) Leitores: são os profissionais que têm acesso ao documento para leitura, não dispõem do acesso para escrita. Podem no máximo se manifestar com opiniões a respeito do documento, no momento de reuniões ou através de mensagens paralelas.

Nessa situação, na maioria dos casos, o documento está disponível em “nuvem” e o acesso é via navegador web.

Desnecessário se estender muito, tecer comentários a respeito das vantagens que a tecnologia trouxe, ao permitir que documentos possam estar em “nuvem” e diversos profissionais possam alterá-lo ao mesmo tempo, inclusive discutindo e aprovando as modificações. Ganhos de tempo, de acuracidade, de clareza nos textos, uniformidade de interpretações e auxílio nas resoluções de conflitos.

Recurso muito útil para a edição e alteração de contratos, onde as partes podem chegar a um acordo mais facilmente sobre as redações das cláusulas; mas essas vantagens e facilidades não se restringem somente para contratos; ganhos são para quaisquer textos, que necessitem de atenção de vários profissionais.

O DocSite, produto da Fácil, oferece todas essas funções em módulo denominado MINUTARIA, que facilita sobremaneira a edição simultânea colaborativa de textos, principalmente por advogados e paralegais.

Outras vantagens que o módulo MINUTARIA oferece:

• Editor de textos web incorporado. Formato de arquivo para leitura e gravação compatível com o Word da Microsoft;
• Controle de versões dos documentos e trilhas de auditoria. Quem alterou o quê no documento e quando.
• Integração com o sistema de gestão jurídica Espaider para obtenção de variáveis do cadastro de pessoas e outros.

A Fácil, empresa pioneira no desenvolvimento do sistema líder de gestão jurídica em “nuvem” no Brasil, o Espaider, também vem, há muito tempo, agregando funcionalidades para o trabalho colaborativo. Além do desenvolvimento de suas próprias tecnologias que permitem a edição simultânea de textos, a Fácil também oferece outras ferramentas úteis para as organizações, para que suas equipes trabalhem integradas.

Fale conosco e conheça o Espaider 7, um sistema de gestão jurídica completo que atende aos requisitos de mobilidade e segurança, e oferece o melhor da tecnologia para controle de dados e documentos.

Publicado em: 12/11/2021