Business intelligence: como funciona a advocacia baseada em dados?
Tradicionalmente, os escritórios de advocacia sempre dependeram de pesquisa manual e da análise de documentos em papel para acessar processos e tomar decisões baseadas nas informações e características de cada ação. No entanto, à medida que o mundo se torna cada vez mais digitalizado e a quantidade de dados só cresce, os profissionais do direito não poderiam ficar para trás.
Por isso, quem atua no setor volta sua atenção agora para ferramentas digitais que podem ajudar no desenvolvimento do trabalho. Softwares, ferramentas e sistemas de Business Intelligence (BI) chegaram aos escritórios de advocacia para ficar e são cada vez mais utilizados para colaborar na rotina atribulada dos profissionais.
O que é Business Intelligence (BI)?
Antes de falarmos especificamente sobre a advocacia baseada em dados, é importante entender o conceito de Business Intelligence. BI é um processo de coleta, organização, análise e interpretação de dados que serve para captar as informações e, a partir delas, ajudar na tomada de decisões estratégicas. Trata-se de uma área que usa a tecnologia para transformar dados em informações relevantes.
No contexto da advocacia, as ferramentas de Business Intelligence envolvem a aplicação dos princípios de coleta e análise de diferentes informações com o objetivo de permitir uma melhor compreensão dos casos, dos clientes e das operações administrativas relacionadas ao escritório.
Advocacia baseada em dados: como funciona
Escritórios de advocacia costumam lidar com uma enorme quantidade de informações e, por terem a necessidade de tomar decisões o mais próximas possíveis das necessidades, o uso de ferramentas de Business Intelligence é a oportunidade de contar com a ajuda da tecnologia no dia a dia.
Dessa forma, investir em um bom software jurídico, completo, que permita o cadastro dos mais variados tipos de dados de todas as áreas do escritório, é uma das melhores alternativas para uma base de dados que permita a extração de mais informações e, consequentemente, melhorar a produtividade e a tomada de decisões estratégicas dentro dos escritórios.
Para além do grande volume de dados, o tempo dos profissionais que atuam no direito é escasso. Muitas vezes, isso resulta na contratação, por parte dos escritórios de advocacia, de profissionais para realizar tarefas repetitivas. Nesse sentido, a automação de certas atividades têm grande valor. Dados podem ser cadastrados por agentes automatizados.
O volume cada vez maior de dados exige o uso intensivo de tecnologias de automação, bem como, de tecnologias que permitam a extração rápida de informações. Equipes que não usam um bom software jurídico, completo, atualizado, ficam em desvantagem, inclusive os responsáveis pela estratégia da organização.
Coleta de dados
Cada organização lida com muitos dados nas diversas áreas. O importante é centralizá-los em uma única base de dados e para isso, existem os sistemas denominados ERP’s (Enterprise Resource Planning). No caso de um escritório de advocacia, um ERP é um sistema que permite o controle das diversas áreas de forma integrada, aumentando a produtividade e a confiabilidade das informações. Evitando também a duplicação de dados, tão danosa para o processo de gerenciamento de qualquer organização.
Do ponto de vista das áreas estratégicas e níveis envolvidos em decisões, o que importa é ter dados para extrair as informações. Um ERP permite que a área operacional, ao fazer suas atividades rotineiras, indiretamente esteja gerando dados bons e atualizados para uma extração de informações corretas.
De um ponto de vista operacional, alguns departamentos entendem que podem funcionar com dados segregados da organização e isso é verdade, por esta razão existem muitos controles em planilhas e sistemas especialistas escolhidos por esses departamentos. Mas isso é danoso para a estratégica da organização e ao final mesmo para a produtividade, quando considerada a organização como um todo. Além da duplicação de dados, das desatualizações em determinados locais, é impossível para a organização ter um controle acurado da eficiência e da eficácia de cada setor. A busca por dados, para gerar informações, transforma-se num evento delicado, custoso, incerto e impreciso.
É importante que o ERP escolhido pela organização, permita adaptações e atenda às necessidades dos diversos departamentos, evitando que sejam necessários controles paralelos e geração de dados apartados das bases normais de dados, utilizadas e acessíveis por toda a organização.
Dados centralizados permitem maior segurança no acesso aos dados manipulados e na distribuição dos controles de acesso a eles.
Armazenamento e organização
Mais do que coletar dados, o armazenamento e a organização das informações também são pontos cruciais para quem atua em um escritório de advocacia. Isso significa que, depois de coletados, esses dados precisam ser armazenados com segurança e organizados com eficiência.
Um software jurídico baseado em nuvem faz esse tipo de trabalho e, por isso, desempenha um papel fundamental na rotina dos escritórios de advocacia. A recuperação e análise de informações ficam facilitadas com a ajuda de uma ferramenta tecnológica desse tipo.
Análise de informações
A geração de informações, a partir de uma grande quantidade de dados, é uma das etapas mais importantes quando o assunto é advocacia baseada em dados. Os sistemas de Business Intelligence envolvem técnicas para proporcionar indicadores que, em geral, não existem na realidade, informações. Quais e que tipos de informações podem ser obtidas sobre os dados é uma decisão de cada organização, ligada à estratégia de cada uma delas.
Visualização completa dos processos
O acesso a todos os dados, para geração de informações é o que fazem os sistemas de Business Intelligence. As informações podem aparecer em forma de gráficos e dashboards.
Quais são os benefícios da advocacia baseada em dados?
Os escritórios de advocacia que investem em Business Intelligence obtêm uma série de benefícios, como:
Obtenção de informações relevantes para a tomada de decisões – A partir das informações obtidas com o sistema de BI, a equipe pode embasar suas estratégias em informações objetivas.
Mais eficiência operacional – A automação de tarefas repetitivas economiza tempo e reduz os custos com contratação de pessoal, além de garantir mais eficiência nos procedimentos.
Aprimoramento do atendimento ao cliente – Informações sobre ações e clientes ajudam a equipe a prestar um atendimento mais personalizado, de acordo com o perfil de cada um.
Mais organização na gestão financeira – As finanças do escritório estão integradas a todo o processo operacional normal. Os dados gerados nas diversas áreas desembocam na parte financeira e se submetem aos critérios de faturamentos contratados para cada cliente.
Competitividade, inovação e eficiência – A tecnologia colabora para que os escritórios fiquem mais bem posicionados perante o mercado, já que seu uso transmite inovação e segurança.
Em resumo, vivemos em um mundo que está em constante evolução, onde informação é poder. Por isso, os escritórios de advocacia que querem ser competitivos devem estar atentos às inovações na área da tecnologia.
A advocacia baseada em dados é uma ferramenta que possibilita mais eficiência e excelência na prática jurídica. Coletar, utilizar e analisar os dados que se referem às ações, aos próprios clientes e aos processos administrativos permite uma melhoria considerável e visível em diferentes aspectos relacionados à produtividade da equipe e aos resultados do trabalho dos profissionais do direito.
A advocacia baseada em dados não é uma tendência passageira. Ao contrário, deve seguir evoluindo para facilitar cada vez mais o trabalho das equipes que atuam em escritórios de todos os tamanhos. Ao passo que a tecnologia avança, a tendência é de que ocorram transformações cada vez mais benéficas sobre como a advocacia é conduzida, proporcionando segurança, agilidade e economia para advogados e clientes.
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Foto: Crédito: Freepik.com
Publicado em: 14/11/2023
