Estratégias para fazer a gestão jurídica no escritório de advocacia

A gestão jurídica é um dos pilares fundamentais para o sucesso de escritórios de advocacia, especialmente aqueles que lidam, no dia a dia, com equipes numerosas e altas demandas de processos e clientes. No entanto, a gestão eficiente é um desafio à medida que os profissionais do Direito trabalham cada vez mais com informações e dados complexos, além de grandes quantidades de tarefas – que vão do atendimento ao cliente até questões administrativas.

Dessa forma, é preciso adotar algumas estratégias para fazer a gestão jurídica dentro dos escritórios com eficiência operacional, promovendo assim garantia nos resultados almejados. Uma delas, sem dúvidas, é o uso da tecnologia como ferramenta de gestão. Atualmente, softwares jurídicos são o que há de mais moderno no setor, já que contam com funcionalidades avançadas para ajudar a superar os desafios da rotina dentro dos escritórios.

Neste texto, abordamos a adoção de estratégias eficazes para a gestão do escritório de advocacia e, ainda, falamos sobre como a tecnologia é capaz de revolucionar o dia a dia das equipes que atuam nos processos judiciais e nos outros setores que fazem parte desse tipo de negócio. Confira.

Organização e padronização de processos internos - Eficiência operacional

Processos internos bem definidos é a primeira estratégia para alcançar uma boa gestão jurídica do escritório de advocacia. Os processos internos são o conjunto de atividades realizadas dentro de uma empresa de forma recorrente. Dessa forma, lidar com eles é algo que faz parte do cotidiano de negócios de todos os setores.

No universo jurídico, a precisão e a exatidão são fundamentais e, por isso, organizar os processos internos é indispensável para garantir um bom fluxo de trabalho das equipes que atuam nos escritórios.

Organizar os processos internos otimiza as atividades, evitando retrabalho e desperdício de tempo e dinheiro, por exemplo. O objetivo é melhorar a gestão de tarefas e, consequentemente, a produtividade da equipe. Para isso, o uso de ferramentas tecnológicas tornou-se um grande aliado não apenas como decisão estratégica, mas também como uma evolução necessária para o setor. Além de automatizar tarefas repetitivas, reduz a possibilidade de ocorrência de erros humanos.

Gestão financeira eficiente: um diferencial

A saúde financeira dos escritórios de advocacia exige, necessariamente, uma gestão sólida. Isso significa que, entre outras coisas, é essencial: 

• Separar as finanças do escritório das contas pessoais, isso evita o descontrole, que pode levar a dívidas ou a atrasos de pagamento de funcionários.

• Identificar despesas e receitas do escritório. Para isso, é preciso especificar tudo que entra e sai, inclusive os pagamentos que não foram feitos.

• Conhecer o fluxo de caixa e preservar o capital de giro são duas atividades que indicam a saúde financeira do negócio e ainda dão margem para negociar com clientes.

• Utilizar ferramentas tecnológicas para otimizar a gestão financeira. Softwares jurídicos, por exemplo, permitem automatizar tarefas, economizando tempo e evitando erros humanos.

Gestão de contratos e gestão jurídica

Mais que manter a documentação do escritório de advocacia organizada, a gestão de contratos abrange todas as etapas dos contratos, como criação, negociação, cumprimento, renovação, arquivamento e faturamentos conforme as regras estabelecidas nos documentos firmados. Uma boa gestão colabora para o cumprimento de prazos e para a negociação, quando essa se faz necessária. 

Resumindo, contratos mal gerenciados podem incorrer em sanções por atrasos ou até em pagamentos e cobranças incorretas. A gestão de contratos feita por meio de um software jurídico reduz ainda os custos operacionais, contribuindo para a saúde financeira da empresa. Além disso, ajuda a melhorar o relacionamento com clientes e fornecedores. A gestão de contratos, portanto, colabora para a boa gestão jurídica dentro dos escritórios.

A importância da tomada de decisão com base em dados 

Dentro do contexto do trabalho desenvolvido nos escritórios de advocacia, especialmente considerando a complexidade e o volume de informações que precisam ser gerenciados diariamente, a captação de dados é de extrema relevância para o desenvolvimento do trabalho, já que serve para orientar a tomada de decisões de forma estratégica. 

Uma ferramenta de gestão jurídica incorpora recursos que permitem acompanhar o desempenho das equipes, o tempo gasto em cada atividade e a distribuição de tarefas a partir de métricas que facilitam a identificação de tendências e/ou problemas na rotina de trabalho. Dessa forma, os gestores podem tomar decisões embasadas nos dados coletados. Além disso, a tecnologia fornece insights valiosos, organizando informações completas de forma simples.

Acompanhamento de tarefas como ferramenta de gestão jurídica

Acompanhar as tarefas do escritório de advocacia colabora para a eficiência do fluxo de trabalho. Sendo assim, é importante ter visibilidade sobre o que está em andamento e o status de cada tarefa. Para isso, um software jurídico permite a criação de fluxos personalizados, a distribuição de tarefas, a definição de prazos e o monitoramento do progresso de cada atividade.

A partir da organização dos fluxos de trabalho por meio do acompanhamento de tarefas, as etapas tornam-se claras e transparentes, o que colabora diretamente para a boa gestão jurídica do escritório. Dessa forma, a ferramenta garante que nenhuma atividade deixe de ser feita, levando fluidez à rotina de trabalho.

Comunicação eficiente dentro e fora do escritório

A comunicação interna e externa é um dos pilares da gestão jurídica. Veja:

• A comunicação aparece como parte vital das operações dentro dos escritórios de advocacia, onde a colaboração é essencial para que haja um bom fluxo de trabalho e, consequentemente, traga bons resultados.

• A integração das equipes de advogados e outros profissionais que possam estar envolvidos nas atividades internas é fundamental e, assim, a comunicação entre as pessoas deve ser clara e objetiva.

• Desenvolver uma boa comunicação com os clientes proporciona a construção de um relacionamento baseado na confiança, desde que isso seja feito com transparência. Isso permite personalizar o atendimento.

• A comunicação clara ajuda a estabelecer expectativas dentro da realidade de cada caso, evitando mal-entendidos e decepções. Dessa forma, os clientes não se sentem enganados, valorizando e recomendando o escritório para outras pessoas.

Software para gestão jurídica dos escritórios de advocacia

Para fazer a gestão jurídica de um escritório de advocacia, é possível adotar o uso de ferramentas como o Espaider Escritório. O software jurídico criado pela Fácil é um aliado dos escritórios de advocacia na hora de organizar fluxos de trabalho, fazer a gestão de contratos, organizar processos internos, fazer a gestão financeira, entre outros benefícios. Conheça o Espaider Escritório: Fácil - Espaider Escritório (facil.com.br)

Imagem: Freepik.com

Publicado em: 26/01/2024