Kanban: gestão ágil e funcional para melhorar a prática jurídica

Você com certeza já ouviu falar em Kanban e como esta ferramenta confere ainda mais agilidade aos processos de diversas áreas - inclusive no campo jurídico. Na prática, o Kanban oferece uma abordagem mais ágil e funcional para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas que buscam otimizar suas operações - e oferecer serviços de qualidade para os clientes.

O que é o Kanban? 

O conceito de Kanban vem do japonês e significa “cartão visual” ou “sinal”, ou seja, um sistema de gestão visual que visa otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência das equipes. Começou a ser usado como uma prática na Toyota nos anos 1940 e evoluiu para uma ferramenta aplicável em diversas áreas, incluindo a jurídica.

O método Kanban utiliza um quadro visual dividido em colunas que representam diferentes estágios do processo. Cada tarefa é representada por um cartão, e esses cartões são movidos através das colunas à medida que o trabalho progride.

Desenvolvido pela Fácil, o Kanban, disponível a partir do Espaider 10, oferece a personalização de diversas funcionalidades do sistema, permitindo que os usuários organizem não só as suas tarefas como também visualizem rapidamente o andamento de prazos e cumprimento de providências. Tudo isso simplesmente arrastando os cartões em tela, ou seja, com uma interface gráfica simples e direta.

Vantagens do Kanban na prática jurídica 

A ferramenta gráfica incorporada no Espaider 10 traz aos usuários mais visibilidade de todos os processos, garantindo que nada seja esquecido. Isso significa que as tarefas serão visualizadas em quadros direto no software jurídico da Fácil, permitindo que todos na equipe jurídica tenham uma compreensão clara do que precisa ser feito, o que está em progresso e o que já foi concluído. Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho e permite uma melhor alocação de recursos.

Além disso, há uma sincronização automática de dados entre os quadros do Kanban e o Espaider 10, eliminando assim, a necessidade de atualizações manuais. E, ainda, com o acesso centralizado a informações relevantes, como documentos, prazos, histórico do caso, por exemplo, em uma interface gráfica e configurável.

Além destes benefícios, confira outras vantagens do Kanban em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas:

Mais transparência: o Kanban oferece uma visão clara do status de cada caso ou tarefa, promovendo transparência tanto para a equipe quanto para os clientes; 

Redução de erros e retrabalho: ao limitar o trabalho em progresso e visualizar todo o processo, é mais fácil identificar e corrigir erros precocemente, evitando retrabalho desnecessário;

Melhoria da eficiência jurídica: o kanban também ajuda a identificar e eliminar gargalos nos processos e workflows das equipes, tornando as operações mais eficientes;

Mais flexibilidade: além disso, o Kanban é adaptável e personalizável, ou seja, pode ser facilmente ajustado para atender às necessidades específicas de escritórios e departamentos jurídicos, independentemente do tamanho ou da especialização.

Amplia a comunicação e colaboração entre as equipes: com o Kanban, é possível simplificar a comunicação entre as equipes jurídicas, trazendo uma comunicação ainda mais eficaz para a rotina diária de trabalho.

Priorização clara: o método Kanban permite, ainda, que as equipes jurídicas priorizem facilmente as tarefas com base na urgência e na importância. Isso ajuda a garantir que os esforços estejam sendo direcionados para as atividades mais relevantes e de maior impacto.


Técnicas de utilização do Kanban para equipes jurídicas

O Kanban pode ser uma ferramenta valiosa para advogados e equipes jurídicas gerenciarem seus fluxos de trabalho de forma mais produtiva. Aqui estão algumas maneiras de utilizar o Kanban neste contexto específico: 

1. Criação do quadro Kanban

Existem diversas possibilidades ao criar o quadro Kanban mas, em termos gerais, é preciso dividir este quadro em colunas que representam os estágios de um determinado processo jurídico.

Por exemplo: um escritório de advocacia especializado em contencioso, onde um advogado precisa seguir etapas para a elaboração da petição inicial. Assim, o profissional jurídico pode organizar o Kanban em 4 colunas, como “elaboração de petição inicial”, “revisão”, “protocolo” e “concluído”.

Neste caso, cada quadro terá não só o título do que precisa ser feito, como também os responsáveis, a lista das tarefas necessárias para fazer a petição e prazo para entregas. Com o final de cada estágio, o advogado move o quadro para a etapa seguinte. 

2. Priorização visual

Como uma ferramenta gráfica e visual, o Kanban permite utilizar cores diferentes ou etiquetas para destacar tarefas mais urgentes, prazos iminentes e até mesmo casos prioritários. Isso ajuda a identificar rapidamente quais atividades precisam de atenção imediata.

3. Limitação do Trabalho em Progresso (WIP)

Com o Kanban, também é possível estabelecer limites para o número de cartões em cada coluna. Isso evita não só a sobrecarga de trabalho como também garante workflows condizentes com o real volume de entregas. 

4. Reuniões Diárias 

Realize reuniões rápidas diárias para revisar o quadro Kanban e discutir o progresso, obstáculos e próximos passos. Isso mantém a equipe alinhada, promove a transparência e facilita a resolução de problemas de forma colaborativa.

5. Análise de métricas

Os dados do Kanban podem ser utilizados para analisar o desempenho da equipe, identificar padrões e oportunidades de melhoria. Métricas como tempo médio de conclusão de casos, taxa de sucesso ou volume de trabalho, por exemplo, podem fornecer insights valiosos para aprimorar os processos.

Ao utilizar o Kanban incorporado ao Espaider 10, o escritório de advocacia ou departamento jurídico da empresa, pode visualizar claramente o progresso de cada caso, identificar gargalos e garantir uma distribuição equitativa de tarefas entre os membros da equipe. Essa abordagem aumenta a produtividade e a transparência, contribuindo para uma melhor gestão de casos e, consequentemente, para a satisfação do cliente.

No Espaider 10, o Kanban proporciona uma solução completa para empresas que buscam otimizar suas operações e oferecer um serviço de alta qualidade. Ao adotar o Kanban, as equipes jurídicas podem se tornar mais ágeis, adaptáveis e eficientes, preparadas para enfrentar os desafios do mundo jurídico moderno. Saiba mais no nosso site www.facil.com.br ou entre em contato conosco pelo e-mail vendas@facil.com.br

Imagem: Freepik.com / Créditos: Freepik.com

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Publicado em: 21/05/2024