Jubilut Advogados

JUBILUT ADVOGADOS ADOTA SISTEMA DE CÉLULAS DE TRABALHO PARA GARANTIR SERVIÇOS MAIS ESPECIALIZADOS E PERSONALIZADOS

O escritório Jubilut Advogados nasceu em 1970, em São Paulo. Hoje atua em todo o Brasil com uma equipe de 25 advogados situados em sua sede, além de escritórios parceiros em diversos estados.

Desde o início, o fundador Heraldo Jubilut Junior, optou pelo escopo de assessorar empresas no âmbito do Direito do Trabalho. Indústria, construção civil, alimentação e infraestrutura são alguns dos segmentos atendidos.

A banca mantém o conceito da tradicional advocacia personalizada, privilegiando uma atuação dos sócios e do seu fundador junto aos clientes.

Para garantir um atendimento ainda mais personalizado e especializado, o Jubilut desenvolveu um sistema de trabalho em forma de células e também apostou na contratação de um sistema de gestão jurídica robusto, confiável e ágil, o Espaider.

Entrevistamos os sócios Mirella Collesi Jubilut Mercadante e Leonardo Collesi Lyra Jubilut, que destacaram as vantagens do emprego da tecnologia avançada na gestão jurídica.

CÉLULAS DE TRABALHO

“Há cerca de 10 anos, o escritório viu a necessidade de dividir seus profissionais em células de trabalho, compostas por coordenador e advogados. As vantagens observadas são uma maior aproximação do profissional junto ao cliente, seja no que tange ao seu perfil, na condução dos processos, seja no entendimento de sua própria rotina”, explica o Sócio e Head do escritório, Leonardo Jubilut.

“Esta formatação por células agregada às visitas constantes aos clientes, faz da nossa equipe de profissionais do direito, um braço acoplado aos departamentos jurídicos das empresas”.

O escritório assume protagonismo na dinâmica das empresas. Com as inovações legislativas na área trabalhista e as constantes alterações nas rotinas de trabalho, nossos profissionais frequentemente
encontram-se inseridos nas deliberações das empresas, de modo a apoiar as principais decisões estratégicas corporativas”, finaliza o advogado.

Leonardo destaca que as células permitem um maior refinamento no atendimento. O advogado de cada célula conhece as peculiaridades do cliente. Essa formatação é um dos nossos pontos fortes e é fundamental para alcançar a excelência no atendimento:

“O Espaider é uma ferramenta muito importante na produtividade das células, pois une as informações num só lugar e todos podem acompanhar o que está sendo feito em termos de prazos e procedimentos”.

“O sistema de células, junto com o Espaider, tem nos permitido alcançar uma evolução enorme na governança dos processos. Estamos muito satisfeitos”.

ENCAIXE PERFEITO

A opção pelo Espaider ocorreu em 2017, após a conclusão de que era necessário adotar uma ferramenta tecnológica mais avançada.

Mirella destaca os ganhos percebidos: “O Espaider é adequado às nossas necessidades, com possibilidade de customização diante do potencial de crescimento, importante edição de relatórios personalizados, facilidade para conexão e atendimento remoto e integração de outros módulos à estratégia de negócios, que poderão agregar ainda mais valor ao sistema”.

“O Espaider se revelou uma ferramenta bastante completa e com ela obtivemos grandes avanços. Uma das coisas mais importantes é a facilidade das customizações. Várias demandas que o escritório solicitou foram implantadas rapidamente”.

Jubilut faz uso do Fácil DocSite, ferramenta que faz a gestão de documentos digitais. Seu grande diferencial é o acesso direto ao sistema Espaider, para inclusão dos arquivos em processos, diretamente dos produtos Microsoft Office.

Não existe um passo intermediário entre criar o documento e depois arquivá-lo. O documento já é concebido arquivado. É possível localizar documentos por argumentos no interior de textos, planilhas, e-mails e PDFs. Os arquivos podem ficar na mesma base de dados do Espaider ou armazenados separadamente.

“No caso de arquivamento de e-mails, as mensagens de respostas são arquivadas automaticamente. Os documentos também são anexados e é muito fácil gerenciar sua localização, pois tudo é feito direto no sistema. Não precisamos sair do sistema para procurar documentos e e-mails”, diz Mirella.

“A interface é simples e amigável, muito fácil de operar”, complementa.

MIGRAÇÃO DE DADOS

Em 2018 o escritório fez a migração da sua base de dados para o Espaider. Foram implementadas parametrizações que resultaram numa transferência de dados tranquila e segura.

“A migração do banco de dados com mais de 10.000 processos ativos nunca é tranquila. Para nós, a quantidade de informações é enorme, e se trata de ponto relevante da nossa operação. Mas a Fácil conseguiu fazer essa migração de forma segura, rápida e com bastante cuidado, permitindo que tudo corresse da melhor maneira”, destaca Mirella.

Além dos vários módulos do Espaider, o Jubilut utiliza a atualização de índices financeiros e histórico de valores, para controle detalhado dos valores corrigidos.

EVOLUÇÃO

A utilização do Espaider pelo Jubilut está em constante aprimoramento. Mirella comenta que na medida em que a implantação do novo sistema se disseminava, os clientes apontavam a agilidade de acesso às informações, permitindo interlocução mais dinâmica sobre o conjunto de processos.

“É importante destacar a capacidade de processamento de informações que permite um novo e, sem dúvida, melhor padrão na confecção de relatórios solicitados, com a agilidade demandada por cada cliente”.

“Os clientes elogiam ainda, a apresentação mais incisiva de dados como histórico de alteração de riscos e valores envolvidos no conjunto de processos, o que permite contingenciamentos mais precisos das verbas judiciais”.

“A quantidade de informações processuais que podem ser inseridas, nos permite uma análise mais profunda e estratégica das carteiras dos clientes. A nossa inteligência operacional adquire nova musculatura com o software”.

INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

Um dos recursos utilizados pelo Jubilut é o Parker, ferramenta de Inteligência Artificial. A advogada Mirella fala sobre a experiência:

“A introdução de uma ferramenta nova de IA poderia causar alguma ansiedade devido ao pensamento de que o trabalho da máquina se sobreporá ao humano.

Como temos claro que qualquer instrumento se submete, e jamais se sobrepõe à cultura de uma empresa, comprovamos que a escolha foi correta”.

“O Parker entrega o que precisamos em termos de agilidade para o setor de publicações, facilitando o agendamento de prazos automaticamente e, consequentemente, diminuindo a possibilidade de erros”.

Fonte: Revista Gestão Jurídica - edição XI - ano 2020

Publicado em: 05/08/2020 17:33:00