Com a implementação do módulo Análise de Faturas do Espaider, o departamento jurídico da BASF estruturou o controle de terceiros, inovando na gestão jurídica
“O departamento jurídico atua de forma integrada, promovendo soluções alinhadas à estratégia global e aos padrões de excelência da BASF.”
Legal Counsel · BASF
Indústria Química / Fabricação de Produtos Químicos
O Grupo BASF conta atualmente com cerca de 108 mil colaboradores globalmente.
São Paulo/SP — sede regional da BASF no Brasil, na Avenida das Nações Unidas. A sede global fica em Ludwigshafen, Alemanha.
O departamento jurídico da BASF atua como parceiro estratégico da área de negócios, apoiando todos os segmentos em que a empresa está presente: químicos, materiais, soluções industriais, tecnologias de superfície, nutrição e cuidados, e soluções para a agricultura.
A equipe jurídica é composta por advogados, estudantes e outros profissionais, atuando em diversas frentes, como Contencioso, Trabalhista, Compliance, Proteção de Dados, Direitos Humanos, Consultoria, Contratos, Projetos e M&A, com o suporte de escritórios externos parceiros, garantindo um atendimento completo e especializado.
Essa atuação está orientada pelos valores e padrões globais da companhia, expressos no Código de Conduta e nos valores CORE – Criatividade, Abertura, Responsabilidade e Empreendedorismo –, que norteiam todas as relações da BASF com clientes, parceiros e colaboradores.
Antes do Espaider, o controle de pagamentos aos fornecedores de serviços jurídicos era feito de forma manual, com envio de faturas e documentos comprobatórios pelos escritórios parceiros via correio ou e-mail. Após recebimento, a validação e assinatura cabiam ao advogado responsável, que então encaminhava os documentos ao setor financeiro para processamento.
Como etapa de evolução, a área jurídica da BASF implementou uma digitalização parcial, centralizando o envio das faturas em uma caixa de e-mails específica para pagamentos. Embora tenha representado um avanço na época, o processo ainda demandava múltiplas conferências, alinhamento constante com os parâmetros contratuais e revisão rigorosa dos prazos de envio.
A ausência de bloqueios automatizados permitia, eventualmente, o encaminhamento de documentos fora do prazo estipulado, gerando riscos operacionais e necessidade de retrabalho. Além disso, a gestão era realizada por meio de relatórios mensais elaborados em planilhas. “Nosso principal desafio era manter todos os controles atualizados, assim como os parâmetros das propostas de honorários alinhados com as equipes envolvidas, evitando cobrança de valores indevidos ou em desacordo com as propostas”, conta Beatriz Radomille, Legal Counsel da BASF.
A busca por uma solução estruturada foi motivada pela necessidade de simplificação, integração e segurança na gestão do fluxo de faturas, além de estar alinhada com a estratégia de digitalização e uso crescente da inteligência artificial na gestão de processos da empresa.
Ao integrar a gestão de faturas ao módulo Contencioso, o departamento não apenas modernizou o fluxo, mas também conectou a área à nova estratégia global da empresa, reforçando seu posicionamento em inovação. A profissional complementa: “a transformação foi motivada pelo desejo de evolução contínua e alinhamento com o posicionamento da companhia”.
Beatriz Radomille, Legal Counsel da BASF
A implantação da funcionalidade de Análise de Faturas do Espaider foi cuidadosamente estruturada para atender à acuracidade do departamento. O processo partiu do mapeamento detalhado das diversas regras de faturamento, identificando mais de 40 regras distintas aplicadas pelos diversos escritórios parceiros.
Essa diversidade exigiu uma parametrização minuciosa na plataforma, para que cada particularidade fosse adequadamente contemplada e os fluxos fossem compatíveis com os contratos previamente estabelecidos.
O processo incluiu um projeto-piloto com três escritórios, cada qual representando um modelo distinto de faturamento. Os testes permitiram validar a adequação da ferramenta, realizar ajustes necessários e estabelecer um fluxo padrão para posterior expansão aos demais parceiros.
Paralelamente, foram realizados treinamentos internos e elaboração de manuais, garantindo que os envolvidos compreendessem plenamente as funcionalidades e os novos procedimentos. Segundo Beatriz, “a diversidade de regras de faturamento exigiu uma implantação cuidadosa e colaborativa, com foco em aumentar a eficiência.”
Celita Vale, Controller da BASF
Após a parametrização e período de testes, o Espaider foi implementado gradualmente, com uma etapa de operação assistida, em que o departamento observou de perto a utilização da solução, esclarecendo dúvidas e garantindo a aderência às regras.
Esse acompanhamento permitiu monitorar a receptividade da ferramenta, ajustar eventuais falhas e assegurar que o novo processo fosse plenamente integrado à rotina da área e dos escritórios parceiros. A fase de consolidação foi marcada por um ambiente colaborativo, com participação ativa dos envolvidos, promovendo uma transição segura e efetiva para a nova gestão automatizada.
A implementação da funcionalidade também impactou positivamente o relacionamento com os escritórios parceiros. A integração do fluxo de trabalho fortaleceu a transparência, ao proporcionar uma visão clara do status das faturas e das validações realizadas.
A familiaridade de muitos escritórios com a ferramenta facilitou a transição, enquanto a adaptação às especificidades do fluxo da companhia foi realizada de forma colaborativa, assegurando a continuidade das operações com qualidade e eficiência.
O projeto destacou a importância da validação minuciosa de todas as informações e regras durante a parametrização da ferramenta. Diante da complexidade das diversas regras de faturamento, cada detalhe foi essencial para garantir o correto funcionamento da solução.
O sucesso da implantação também foi fruto da colaboração entre as equipes internas e os escritórios externos, que atuaram de forma alinhada para garantir que a mudança ocorresse com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos.
A empresa vivencia um momento de transformações tecnológicas profundas, impulsionadas pelo compromisso com a inovação e a eficiência em todas as áreas. Celita Valle, Controller da BASF, ressalta: “Nosso compromisso com a inovação e a eficiência é essencial para seguir como referência, transformando desafios em oportunidades”.
O jurídico não é exceção. A tecnologia, especialmente a inteligência artificial, é vista como instrumento fundamental para simplificar processos, aumentar a eficiência e impulsionar a capacidade analítica, consolidando a área como parceira estratégica dos negócios.
O departamento enxerga a automação como um processo contínuo, que será cada vez mais impulsionado pelo uso estratégico da inteligência artificial para apoiar decisões rápidas e eficazes.
Na BASF, criamos química para um futuro sustentável. Nossa ambição: queremos ser a empresa química preferida para viabilizar a transformação verde de nossos clientes. Combinamos sucesso econômico com proteção ambiental e responsabilidade social.
Cerca de 112 mil colaboradores e colaboradoras do Grupo BASF contribuem para o sucesso de nossos clientes em quase todos os setores e em quase todos os países do mundo.
Nosso portfólio compreende, como negócios principais, os segmentos de Químicos, Materiais, Soluções Industriais e Nutrição e Cuidados; nossos negócios autônomos estão agrupados nos segmentos de Tecnologias de Superfície e Soluções para Agricultura.
A BASF gerou vendas de € 65,3 bilhões de euros em 2024. As ações da companhia são negociadas na bolsa de valores de Frankfurt (BAS) e como American Depositary Receipts (BASFY) nos Estados Unidos.
FONTE: REVISTA GESTÃO JURÍDICA – Edição XIII – Ano: 2025
Imagens: Fernando Mojo / Divulgação.
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