The best software solution for managing law firms. Complete, web-based and customizable system.
The best software solution for managing law firms. Complete, web-based and customizable system.
Management of judicial or administrative cases, with artificial intelligence to improve the productivity of attorneys and users.
Notification and pre-registration of new cases and updating of events by reading the websites of the courts and administrative bodies.
Monitoring of the Official Brazilian Gazettes and the Electronic Judicial Domicile (a digital system that centralizes procedural communications) with the possibility of double-checking to guarantee the security of the procedure.
Classification of lawsuits events imported using artificial intelligence, automatically assigning deadlines.
Management of deadlines and tasks workflows using Kanban, email alerts, screen pop-ups, among others.
Flexible reports and endless customization possibilities meet all the firm's clients' needs for information updates
Using DocSite, file and search for document content. Manage the editing and creation of new versions. Define access permissions for each record. Have complete control of document access and changes. And create sharing links with third parties when necessary.
With add-ins for Microsoft Word, Excel and PowerPoint, edit files easily and securely: nothing needs to be saved on a local machine, everything can be saved directly in the system. With Outlook, save emails to the system quickly and intuitively.
Count on a powerful document editor within the system. Import Word documents and use text formatting features. Share the document for simultaneous editing by other people. Create templates to make it easier to create new documents models. And export records in PDF or Word format.
With mobile apps, you can easily access any document stored in the system. You can also use the app to share photos taken on your phone or documents received in other apps with the system - via Whatsapp, for example.
In addition to the usual financial functions – issuing electronic invoices (NFSe) and bank slips, control of payable and receivable accounts, cash flow and bank reconciliation, accounting, generation of income statement, Balance Sheet and Public Digital Bookkeeping System (SPED) Accounting, among others – it has a number of features geared to your segment:
Control the expenses and costs incurred per client/case, and easily manage the reimbursement of expenses as contractually agreed with clients.
In addition to the features detailed above, there are also the following modules:
It has an exclusive artificial intelligence tool, called Parker, developed specifically for the legal area.
Native features available in Espaider Law Firms:
Features exclusive PVM (Parallel Virtual Machine) technology, allowing each user to customize the system to their preferences without affecting other users. Generates clean screens with features accessible with just a few clicks.
It can be hosted in our cloud (SAAS) or on servers managed by the client. Advantages of our cloud:
We incorporate technologies and knowledge into the system and at all levels of the company to guarantee the security of your information.
The system is fully customizable and features exclusive technology that preserves customizations during version upgrades, ensuring technological and functional updates. It also has native integrations and generic APIs to connect the system to other platforms. Some examples:
Trust Espaider to manage your law firm!
Fácil has been developing, selling, implementing and providing support services for the Espaider legal software for over twenty years. Its exclusive focus is on the legal area.
It was the first company to launch a fully web-based legal management system in the Brazilian market and also a pioneer in offering its solution in the cloud. Not surprisingly, Espaider is recognized by market research as the most widely used by legal departments and is considered the most complete management system for law firms.
Since the launch of Espaider, the company is proud to have satisfied clients who are world references in their fields, as well as some of the largest and most admired law firms in the country.
Espaider has three versions with very clear proposals: Espaider Legal Departments, Espaider Law Firms and Espaider Essential. Espaider Legal Departments caters for companies of any size and segment, sharing many of the features listed above, as well as others necessary for its segment. Espaider Law Firms, on the other hand, was designed essentially for law firms and includes all the features listed above. The third version, Espaider Essential, focuses specifically on case management with more limited resources and excellent cost-effectiveness. For more information on Espaider Legal Departments, click here. For more information on Espaider Essential, click here.
The system was launched in 2003, following ten years of dedication to the legal market. Espaider was born as a fully web-based system and was the first of its kind in Brazil. All clients can update their system to the latest version provided by Fácil at no extra cost. This is a guarantee that we grant and is expressed in our license agreements.
We have teams of specialized consultants and programmers dedicated to migrating data from spreadsheets and other sources to Espaider. The process is guaranteed by our professionals.
The hardware and software requirements on the users workstations are fairly simple. The system is completely web-based and supports several native browsers on Windows, macOS (Apple), Linux, and mobile devices. For servers, requirements vary based on the number of licensed users. It is also possible to host the system in our datacenter (cloud), since we have our own robust, secure, fully redundant infrastructure, 100% in Brazil, certified and audited annually (TIER 3, ISAE 3402 Type II, ISO 27001, in addition to hiring a specialist company to carry out intrusion tests – PenTest – on a regular basis).
Yes. Espaider was born to be highly customizable and yet continue to be updated to the latest versions of technologies and functionalities. Any kind of customization is allowed, including integrations with other software.
Discover all the differences according to the segment
A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.
A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.
Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.
As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.
APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:
• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br
Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.
A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.
Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.
Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:
• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.
DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES
A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.
Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.
Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:
• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.
A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.
As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.
DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO
Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:
• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies
Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
DADOS DE MENORES DE IDADE
A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.
COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS
A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.
O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.
O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.
DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS
Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Considerações:
• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.
A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.
A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.
TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS
Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.
A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.
Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.
REGISTRO DE ATIVIDADES
A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.
Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.
Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.
Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.
O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.
Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.
PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.
Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil
• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.
Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II
RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS
Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.
ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE
As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.
FALE CONOSCO
Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:
Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação
• Versão 2 – 14/05/2024
