No setor jurídico, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta importante para organizar, armazenar e controlar informações de forma eficiente e segura. Atualmente, em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, o fluxo de documentos, como contratos, petições e relatórios, costuma ser intenso. Por isso, a gestão organizada é fundamental para evitar retrabalho, perdas de documentos e prazos.
Mais do que isso, um sistema de GED completo vai além da digitalização de documentos – ele representa segurança, controle e facilidade de acesso. Nesse contexto, para equipes que lidam diariamente com um grande volume de documentos, dados e outras informações, esses benefícios representam mais produtividade e maiores possibilidades de colaboração entre os profissionais, além de reduzirem riscos operacionais.
É justamente nesse cenário que o Espaider oferece o Fácil DocSite, um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos completo e integrado aos programas de uso diário do Office, da Microsoft, como Word, Excel e Outlook – o que multiplica o potencial do software desenvolvido pela Fácil. Com o sistema jurídico, é possível editar, salvar e criar versões de documentos na nuvem, diretamente desses programas e manter tudo centralizado e seguro, sem que seja necessário alternar entre diferentes sistemas.
Da gestão física à gestão eletrônica
Antes da criação de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), a rotina de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia dependia quase que exclusivamente de escaninhos, pastas e armários para armazenar grandes volumes de papel. Isso exigia não só espaço físico e muita organização, como também tornava a busca por informações um processo lento e suscetível a erros.
Hoje, existem diferentes formas de gerenciar documentos eletronicamente. Algumas organizações ainda optam por planilhas e arquivos compartilhados, que não exigem grandes investimentos e são facilmente editáveis. No entanto, isso pode funcionar em situações muito simples, mas rapidamente se tornam insuficientes para equipes jurídicas que lidam com grande volume de informações, prazos críticos e necessidade de segurança e rastreabilidade.
Já a gestão eletrônica proporciona classificação inteligente, monitoramento de acessos por usuário e backup automático. Assim, aumenta a segurança e a confiabilidade das informações, além de liberar espaço físico e simplificar a rotina da equipe. Em resumo, a evolução para a gestão eletrônica representa mais do que digitalizar arquivos. Ou seja, significa transformar o modo como o jurídico atua, tornando processos mais rápidos, seguros e integrados.
Como funciona a integração do GED com Word, Excel e Outlook
O grande diferencial da integração da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) com Word, Excel e Outlook é a possibilidade de trabalhar diretamente nas ferramentas já utilizadas no dia a dia. Essa conexão possibilita a realização de atividades como editar documentos, arquivar e-mails, gerar planilhas, relatórios e apresentações com segurança e praticidade. Cada alteração pode ser registrada automaticamente dentro do sistema Espaider, garantindo que nenhuma informação importante seja perdida ou substituída inadvertidamente.
Na prática, isso significa que uma petição redigida no Word pode ser salva diretamente no GED, que registra o histórico completo das versões. Uma planilha elaborada no Excel também pode ser atualizada e compartilhada com toda a equipe, evitando a ocorrência de erros ou duplicidade de informações. Da mesma forma, e-mails recebidos e enviados pelas equipes jurídicas podem ser arquivados diretamente no Outlook para criar um histórico das comunicações relacionadas a cada processo ou cliente.
Além da praticidade, a integração garante conformidade com normas legais e regulatórias, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Tudo isso garante mais tranquilidade para gestores de equipes que lidam diariamente com informações sensíveis.
Benefícios do GED integrado para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos
A integração do GED com Word, Excel e Outlook promove ganhos significativos para a rotina de profissionais que atuam em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Confira alguns benefícios do sistema integrado:
- Aumento da produtividade: com todos os arquivos organizados em um ambiente único e seguro, o tempo gasto com buscas por documentos, pastas ou e-mails é significativamente menor. Assim, a equipe pode concentrar esforços na análise jurídica e nas estratégias.
- Colaboração aprimorada: o GED integrado garante que todos trabalhem sobre a versão mais recente do documento. Isso reduz o risco de divergências e retrabalho, acelera revisões e aprovações de documentos, como contratos, relatórios e petições. Além de favorecer uma comunicação mais fluida e transparente entre os profissionais.
- Segurança e conformidade: ao armazenar documentos em um ambiente controlado, com níveis de acesso definidos, o sistema protege os dados sensíveis contra extravios e acessos indevidos. Além disso, registra todas as ações, garantindo conformidade com políticas internas e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Redução de custos e sustentabilidade: o GED integrado elimina a necessidade de arquivos físicos. Ou seja, reduz a demanda de impressões e, com a automação, diminui despesas administrativas. Além disso, a digitalização reforça uma cultura de eficiência e inovação, alinhada às práticas de modernização do setor jurídico.
Como resultado, a equipe jurídica ganha tempo para se dedicar ao que realmente importa – a estratégia e o relacionamento com o cliente – enquanto o sistema cuida da organização, da segurança e da integridade das informações.
Espaider: potencializando a gestão de documentos jurídicos
O Espaider reúne todos os benefícios da integração do GED com Word, Excel e Outlook. O Fácil DocSite possibilita que equipes jurídicas editem, salvem e criem versões de documentos diretamente nas ferramentas mais usadas no dia a dia. Além disso, garante controle de acessos, rastreabilidade completa e backup automático. Com isso, gestores e profissionais podem acompanhar o ciclo de vida de cada documento e proteger informações sensíveis.
O sistema é totalmente web e proporciona flexibilidade e mobilidade, já que os profissionais podem acessar arquivos e informações de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, sem comprometer a segurança ou a integridade dos dados.
Com recursos avançados, o Espaider transforma a gestão de documentos em uma operação estratégica e, dessa forma, a equipe jurídica pode se concentrar no que realmente importa: análise, estratégia e atendimento de qualidade.
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