A gestão do contencioso exige mais do que o acompanhamento de processos: é preciso estruturar fluxos, centralizar informações, automatizar atividades e fortalecer a governança. Com uma operação mais integrada, é possível acompanhar o crescimento da carteira sem ampliar a equipe, reduzir o esforço operacional e transformar dados processuais em inteligência para apoiar decisões mais estratégicas.
Foi esse o cenário enfrentado pela Kaizen Gaming Brasil. Com atuação em um setor altamente regulado e relacionamento constante com escritórios parceiros e equipes internacionais, o departamento jurídico precisava estruturar a gestão do contencioso para acompanhar o crescimento da empresa.
Mesmo com uma equipe enxuta, a área já respondia por uma carteira composta por milhares de processos, e preservar a eficiência operacional era indispensável.
Os desafios da gestão do contencioso em uma empresa em expansão
Antes da mudança, o acompanhamento processual era distribuído entre o time interno e os escritórios parceiros, cada um mantendo seu próprio controle por meio de planilhas e e-mails, um modelo que era adequado à operação daquele momento, mas que dependia de processos manuais.
Segundo Iago Marmello, Legal Operations da Kaizen Gaming Brasil, o principal desafio não era corrigir falhas existentes, mas preparar a operação para acompanhar o crescimento da empresa. A busca por uma forma de ampliar o volume de processos acompanhados sem expandir a equipe levou à conclusão de que a tecnologia seria um elemento essencial nessa transformação.
Esse posicionamento evidencia uma mudança importante na maturidade da gestão jurídica: em vez de reagir ao aumento da demanda, a empresa decidiu estruturar uma operação capaz de crescer de forma sustentável.
A empresa substituiu processos descentralizados por uma gestão integrada das informações jurídicas, automatizou atividades operacionais e transformou dados processuais em inteligência para apoiar decisões estratégicas.
Mais do que digitalizar rotinas, a adoção de um software jurídico como o Espaider representou uma nova forma de administrar a operação e apoiar decisões baseadas em dados.
Os desafios de gerir um contencioso em expansão
Com o crescimento da carteira processual, a gestão das informações passou a depender de diferentes fontes, exigindo a consolidação manual de dados para gerar indicadores, acompanhar movimentações processuais e distribuir demandas aos escritórios parceiros.
Embora garantisse o controle das atividades, esse modelo demandava um esforço operacional elevado para manter os dados organizados e atualizados. Cada relatório exigia reunir informações de diferentes sistemas, cruzar dados e validá-los, além de formatar apresentações para a liderança. Quando esse trabalho terminava, parte dos dados já estava desatualizada.
Outro ponto crítico era a distribuição de novos processos aos escritórios parceiros. A solicitação era realizada por e-mail e exigia acompanhamento individual para confirmar recebimento, cadastro e retorno. Embora funcional, esse fluxo consumia tempo da equipe em atividades que pouco agregavam valor estratégico.
Além disso, havia o desafio do reporte internacional. Como a operação brasileira precisava compartilhar informações com equipes que não utilizavam o português como idioma principal, boa parte do esforço estava concentrada na preparação de materiais específicos para diferentes públicos.
Software jurídico para automatizar e centralizar a operação
Ao estruturar o processo de seleção de uma nova plataforma, o jurídico da Kaizen Gaming Brasil definiu um conjunto de requisitos considerados indispensáveis: automatizar a captura de publicações e movimentações processuais, estruturar o relacionamento com os escritórios parceiros, eliminar a necessidade de consolidação manual de indicadores, oferecer suporte a múltiplos idiomas e se conectar ao ecossistema tecnológico da companhia.
Essa combinação de requisitos levou à escolha de um software jurídico que, além de atender às necessidades da operação brasileira, reunia todas essas funcionalidades em um único ambiente, permitindo que diferentes processos deixassem de depender de controles paralelos.
Uma implantação baseada em processos e boas práticas
A forma como a implantação foi conduzida também se destacou na jornada. Em vez de simplesmente contratar e configurar uma nova ferramenta, a Kaizen Gaming Brasil aproveitou o projeto para revisar seus processos internos antes da migração para a plataforma.
A implantação foi realizada em fases, começando pelo contencioso e avançando progressivamente para os demais módulos contratados, além de outras integrações necessárias para a operação, até a homologação que ocorreu em poucos meses.
Ao revisar os fluxos antes da implantação, a empresa reduziu retrabalho, simplificou a adaptação dos usuários e garantiu que a tecnologia refletisse a forma como a operação realmente deveria funcionar, o que foi determinante para acelerar a adoção da solução.
Como em qualquer mudança de ferramenta, houve curva de adaptação, mas a percepção de ganho chegou rápido: quando os profissionais deixaram de procurar as informações em vários lugares diferentes e passaram a acessar tudo em um único ambiente, a adesão ocorreu naturalmente.
O acompanhamento durante toda a implantação também contribuiu para uma transição segura, especialmente considerando a migração das informações processuais, um dos momentos mais sensíveis em projetos dessa natureza. Como resultado, a informação, que antes era produzida sob demanda, passou a estar disponível em tempo real.
Mais produtividade com a mesma estrutura jurídica
Desde o go-live, a carteira monitorada pela plataforma cresceu de forma significativa, acompanhando a expansão da própria empresa, sem que fosse necessário ampliar a estrutura da equipe.
Esse resultado só foi possível porque diversas atividades operacionais deixaram de depender da atuação manual dos profissionais. Na prática, isso significa que a equipe passou a dedicar menos tempo ao monitoramento operacional e mais tempo à análise jurídica e ao apoio ao negócio.
Essa mudança alterou também a qualidade das discussões estratégicas. Em vez de analisar um relatório produzido dias antes, a liderança passou a tomar decisões com base na situação atual da carteira processual, discutindo o presente, e não mais um retrato de semanas atrás.
Mais do que acelerar a geração de relatórios, a plataforma elevou o nível de confiabilidade e disponibilidade da informação utilizada pela gestão.
Centralização das informações e fortalecimento da governança
A consolidação de toda a operação em uma única plataforma trouxe um dos avanços mais relevantes da jornada. Antes, localizar o histórico de um processo ou acompanhar determinada demanda exigia consultar diferentes planilhas, e-mails e controles paralelos.
Hoje, todas essas informações permanecem centralizadas, rastreáveis e disponíveis para consulta. Essa centralização trouxe ganhos relevantes de governança, principalmente em uma operação distribuída entre equipe interna, escritórios parceiros e interlocutores internacionais.
Por atuar com equipes localizadas em diferentes países, a Kaizen Gaming Brasil precisava tornar o compartilhamento de informações mais eficiente, o que antes exigia produzir materiais específicos para diferentes públicos, traduzindo e reorganizando dados conforme o idioma dos destinatários.
Com o recurso de múltiplos idiomas do software jurídico contratado, a mesma base passou a gerar relatórios nos idiomas necessários, reduzindo significativamente o retrabalho, demonstrando como a tecnologia pode apoiar não apenas a gestão operacional, mas também a integração entre diferentes unidades de negócio.
As demandas destinadas aos escritórios parceiros passaram a seguir um fluxo estruturado, com registro, responsáveis definidos e histórico completo das interações. Além de reduzir o tempo necessário para encaminhamento das solicitações, a mudança praticamente eliminou o esforço dedicado ao acompanhamento manual de retornos.
Automação como aliada da eficiência jurídica
Grande parte do tempo da equipe jurídica estava distribuída em pequenas atividades repetitivas que, isoladamente, pareciam pouco relevantes, mas, somadas, representavam uma parcela significativa da rotina operacional.
Somente após a automação desses processos que esse esforço se tornou realmente visível, já que, ao automatizar, é possível perceber quantas horas por semana estavam sendo dedicadas a cada atividade.
Essa percepção reforça uma das principais contribuições da tecnologia para departamentos jurídicos modernos: liberar especialistas para atividades que efetivamente agregam valor ao negócio.
Quando o acompanhamento operacional deixa de consumir boa parte da agenda, o jurídico ganha espaço para atuar de maneira mais consultiva, apoiar decisões estratégicas e antecipar riscos.
Da gestão operacional à inteligência jurídica
Talvez a transformação mais importante da Kaizen Gaming Brasil não esteja relacionada apenas à eficiência operacional, mas à forma como o jurídico passou a se posicionar dentro da empresa.
A área deixou de trabalhar em um modelo focado no acompanhamento para adotar uma verdadeira gestão da operação, já que acompanhar significa reagir ao que chega, enquanto gerir envolve ter visão do conjunto e decidir onde investir atenção.
Essa evolução também alterou a forma como o jurídico se relaciona com as demais áreas da companhia. Outras equipes passaram a contar com um departamento mais ágil e presente nas discussões do negócio, reduzindo o tempo de resposta e fortalecendo o papel do jurídico como parceiro estratégico do negócio.
Como a tecnologia apoia uma gestão jurídica mais estratégica
A experiência da Kaizen Gaming Brasil demonstra que a transformação digital do jurídico vai muito além da substituição de planilhas por um software.
O verdadeiro impacto acontece quando a tecnologia otimiza atividades operacionais, organiza processos, centraliza informações e cria condições para que o jurídico acompanhe o crescimento do negócio sem perder eficiência.
Ao reunir automação, governança, rastreabilidade e inteligência em uma única plataforma, o software jurídico permitiu que a empresa estruturasse uma operação preparada para escalar, fortalecendo tanto a gestão do contencioso quanto a capacidade de tomada de decisão.
Como resume Iago Marmello, o principal resultado dessa jornada pode ser traduzido em uma única frase: “Transformamos a gestão litigiosa em um motor de inteligência e estratégia para o negócio.”
Sobre a Kaizen Gaming
A Kaizen Gaming é uma multinacional de Game Tech presente em mais de 20 países da Europa, Américas e África, com mais de 3.000 colaboradores e escritórios em aproximadamente 20 localidades.
Artigo assinado por Iago Marmello, Legal Operations na Kaizen Gaming Brasil.
