Mulher com tablet sorrindo em escritório

Legal Design: como tornar os documentos jurídicos mais claros e acessíveis

No universo jurídico, muitas vezes, os documentos são complexos e usam uma linguagem excessivamente técnica, além de jargões que só fazem sentido para quem atua no setor. Conhecida popularmente como juridiquês, a linguagem usada em textos e documentos é, basicamente, muito rebuscada para pessoas que, no dia a dia, se comunicam de forma coloquial, sem relação com o Direito.

Até pouco tempo atrás, esse era um fator que dificultava o entendimento por parte de quem não trabalhava na área, mas o fato é que as coisas mudaram. Dessa forma, nos últimos anos, um termo vem se destacando no mercado: o Legal Design, uma abordagem interdisciplinar que está transformando o direito em algo mais acessível e compreensível para todos.

O que é Legal Design?

O conceito de Legal Design considera fatores como usabilidade e eficácia, a partir de uma abordagem centrada no usuário, para a criação de documentos, contratos e outros materiais jurídicos. Em outras palavras, o objetivo do Legal Design é entender a experiência do usuário como algo valioso e, dessa forma, transformar o juridiquês em uma linguagem compreensível para pessoas de diferentes níveis de conhecimento na área – incluindo os menos familiarizados com os termos jurídicos.

Inspirado no conceito de Design Thinking, que busca descobrir soluções para os problemas dos usuários, convertendo-os em vantagens para os clientes e, consequentemente, valor para o negócio, o Legal Design une Design, Tecnologia e, claro, Direito. Isso significa simplificar a linguagem usada em documentos legais, utilizar elementos visuais e criar layouts intuitivos para guiar o leitor de forma clara através dos documentos jurídicos.

O próprio Conselho Nacional de Justiça (CNJ) vem adotando estratégias para promover uma comunicação mais acessível. De acordo com uma publicação da BBC News Brasil, o CNJ está incentivando formas de traduzir as decisões para que o público seja capaz de entendê-las. Um dos principais pontos dessa iniciativa é tentar promover uma explicação simples e clara de sentenças e portarias, por exemplo, como uma espécie de tradução para os documentos que usam o juridiquês, explicação que deve ser produzida pelos próprios órgãos do Poder Judiciário.

Qual é a importância dessa abordagem para o universo jurídico?

O Legal Design aparece como uma solução para um problema antigo, que é a dificuldade de tornar leis e regulamentações em algo que seja de fácil compreensão. Isso é importante porque há decisões que interferem diretamente na vida da população em geral, como documentos ligados à aposentadoria e à locação de imóveis, por exemplo. A partir de uma abordagem mais clara, cria-se uma certa empatia com os cidadãos abrindo, ainda, possibilidades para que eles possam entender qual é a melhor estratégia a ser adotada na hora de resolver uma situação específica.

Além disso, é indispensável considerar o fato de que documentos muito complexos podem levar a mal-entendidos e conflitos, muitas vezes desnecessários e quase sempre desgastantes. Um contrato, por exemplo, pode resultar em litígios caso não seja compreendido por uma das partes envolvidas. É justamente nesse sentido que atua o Legal Design, promovendo transparência para que o Direito seja mais inclusivo e garantindo que todos compreendam seus direitos e suas responsabilidades legais.

Princípios e estratégias do Legal Design

Resumidamente, os princípios do Legal Design miram na aproximação da sociedade ao universo jurídico, de forma a facilitar a compreensão dos serviços e dos direitos de cidadãos e empresas. Dessa forma, a abordagem emerge como uma ferramenta importante na transformação do universo jurídico.

Vale ressaltar, no entanto, que a aplicação do conceito não se limita aos escritórios de advocacia e se estende também a diferentes setores, como empresas de tecnologia, que precisam definir termos de uso compreensíveis, e varejistas, que necessitam fazer uma boa gestão de fornecedores, por exemplo.

Alguns dos princípios e estratégias de implementação do Legal Design são:

Empatia – Se colocar no lugar do usuário é uma forma de identificar as necessidades e dores específicas a fim de moldar soluções para atender a essas demandas de forma eficaz. Esse princípio está no começo da jornada: é o momento de entender a melhor forma de oferecer um produto ou serviço jurídico que resolva as questões enfrentadas pelos usuários.

Compreensão – Antes de propor soluções, é indispensável compreender de forma clara o problema que está sendo enfrentado e que precisa ser solucionado. Para isso, é necessário fazer uma análise das questões jurídicas envolvidas e das expectativas dos usuários. Uma forma de fazer isso é usar o feedback para identificar o que funciona e o que não funciona e, assim, fazer os ajustes necessários.

Simplificação – A forma como uma informação é apresentada faz toda a diferença na sua compreensão. Por isso, o Legal Design busca escolher uma linguagem que funcione de acordo com as características de cada projeto, garantindo a acessibilidade visual e verbal por meio da utilização de gráficos, imagens e ícones e da exclusão de jargões e termos técnicos incompreensíveis para o público em geral.

Experimentação – Testar e prototipar soluções é um dos princípios fundamentais do Legal Design porque permite avaliar a viabilidade da solução e, se for preciso, refiná-la até que esteja adequada às necessidades dos usuários. Construir um protótipo e oferecê-lo a alguns clientes antes de desenvolver a solução para ser usada em larga escala colabora para obter um bom resultado.

Aplicação dos princípios

Existem diferentes situações às quais os princípios do Legal Design podem ser aplicados e elas não estão necessariamente relacionadas ao design gráfico, mas sim às soluções criativas. Como exemplos práticos, é possível verificar casos de empresas como o Airbnb, que redesenhou seus termos de serviço, melhorando a compreensão e aceitação dos usuários, e do projeto Gov.UK, do governo britânico, que tornou formulários e documentos legais mais fáceis de serem usados e compreendidos pela população.

O contrato é outra aplicação possível dos princípios do Legal Design e pode evitar conflitos desnecessários. Muitas vezes, os contratos são longos e escritos por juristas com uma linguagem difícil de entender, o que pode levar um usuário a assinar o documento sem lê-lo.

Dessa forma, é importante repensar os contratos do ponto de vista de quem não tem familiaridade com termos técnicos. a fim de que os envolvidos na contratação de um serviço ou na aquisição de um produto possam entender as cláusulas contratuais. Para isso, é indicado remover jargões, adicionar índices e imagens que possam facilitar a compreensão, por exemplo.

Ao priorizar a clareza, a simplicidade e a acessibilidade de documentos jurídicos, o Legal Design não apenas torna o Direito mais compreensível para todos, mas fomenta também a justiça, a transparência e a eficiência do sistema jurídico.

Saiba como a Fácil pode facilitar o fluxo de trabalho dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos: Fácil 2024 (facil.com.br)

Foto/Créditos: Freepik.com

Diferenciais do Espaider

Conheça todos os diferenciais de acordo com o segmento

Departamentos Jurídicos

Contencioso, Consultivo, Contratos, Workflow, Societário, Propriedade Intelectual, GED, dentre outros.

Escritórios
Versão Completa

Contencioso, GED, Time-Sheet, Financeiro, Contabilidade, Contratos, Propriedade Intelectual, Recuperação de Crédito, dentre outros.

Escritórios
Versão Essencial

Contencioso, incluindo robôs de monitoramento processual, com alguns controles financeiros e ótimo custo/benefício.

Política de Privacidade

A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.

A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.

Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.

As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.

APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:

• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br

Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.

A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.

Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.

Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:

• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.

DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES

A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.

Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.

Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:

• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.

A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.

As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.

DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO

Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:

• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies

Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

DADOS DE MENORES DE IDADE

A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.

O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.

O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Considerações:

• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.

A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.

A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.

A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.

Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.

REGISTRO DE ATIVIDADES

A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.

Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.

Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.

Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.

O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.

Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.

PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.

Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil

• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.

Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II

RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.

FALE CONOSCO

Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:

Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação

• Versão 2 – 14/05/2024