leitura automática de sites

RPAs para leitura de sites: automatizando a atualização de andamentos processuais

Cumprir prazos é essencial para o trabalho dos profissionais do Direito e o acompanhamento de andamentos processuais a partir dos sites dos tribunais pode garantir alguns dias a mais para o cumprimento desses prazos.

Isso acontece porque é possível acompanhar prazos antes mesmo de dar ciência ao tribunal sobre o recebimento da notificação, ou seja, antes de abrir a contagem do prazo. Como essas informações estão disponíveis para consulta pública, é possível acessá-las sem identificação, o que pode ser um diferencial em muitos casos.

Além disso, os escritórios de advocacia podem acompanhar regularmente os andamentos nos sites dos tribunais com o objetivo de se adiantarem aos clientes sobre movimentações, proporcionando credibilidade ao escritório. Dessa forma, evita-se que o cliente questione o advogado sobre as novidades por ter lido uma movimentação relevante no processo, sem que advogado esteja ciente do novo andamento.

No entanto, fazer o monitoramento de forma manual é inviável, já que consumiria um volume significativo de tempo e recursos diante da necessidade de monitorar múltiplos processos em variados tribunais e plataformas. 

Embora os tribunais disponibilizem a possibilidade de disparo via e-mail aos advogados e demais interessados sobre novos andamentos, algo conhecido como push dos tribunais, o recebimento de e-mails é incerto, haja vista os diversos filtros antispam comumente utilizados, dentre outros motivos que podem fazer alguns e-mails serem perdidos no caminho. Além disso, as dificuldades de manipulação manual de dados contidos em e-mails prejudicam a segurança do procedimento.

É nesse cenário que a leitura automática de sites de forma integrada ao sistema de gestão surge como uma solução inovadora para deixar o trabalho mais eficiente.

Neste artigo, vamos explorar como funciona essa tecnologia, seus principais benefícios para os escritórios de advocacia, questões relacionadas à segurança e privacidade de dados, e como o Espaider, software jurídico da Fácil, pode ser um grande aliado nesse processo.

RPAs para leitura automática de sites: o que é?

Existem no mercado diversas soluções de RPAs (sigla para Robotic Process Automation, ou em português, Automação Robótica de Processos) para fazer a leitura automática de dados em sites e posterior integração com outras ferramentas de gestão.

Em escritórios de advocacia, essa funcionalidade é utilizada para acessar sites de tribunais e órgãos administrativos, consultar andamentos processuais sem a necessidade de intervenção manual e cadastrar as novas movimentações nos sistemas de gestão jurídica, com a consequente automatização da esteira de notificação aos clientes, agendamento para cumprimento de prazos processuais, entre outras soluções.

Assim, essa tecnologia por trás da leitura automática utiliza “robôs”, também conhecidos como bots, que acessam os sites de tribunais e realizam buscas conforme os parâmetros definidos. Esses robôs replicam o comportamento humano, navegando nas páginas, preenchendo campos de pesquisa e coletando dados relevantes, como:

  • Novos despachos;
  • Audiências marcadas;
  • Decisões judiciais;
  • Atualizações sobre prazos processuais.

Por meio do software jurídico Espaider,  ao final do processo os dados coletados são organizados e integrados na rotina interna do escritório, permitindo acesso rápido e preciso dessas informações.

Como funciona a leitura automática de sites na prática

De maneira geral, a tecnologia de leitura automática de sites funciona em algumas etapas, entre elas:

Rastreamento de dados: o sistema verifica automaticamente as bases de dados dos tribunais e órgãos administrativos em busca de novas movimentações processuais.

Resolução de captcha: para acessar as informações, muitos sites exigem a resolução de captchas. A ferramenta resolve esses desafios de forma automatizada.

Identificação de novos dados: os dados presentes nos sites são comparados com aqueles já importados no sistema, evitando que alterações realizadas anteriormente pelos usuários não se percam nem sejam afetadas.

Classificação dos novos dados: ferramentas modernas utilizam inteligência artificial para classificar os novos dados presentes nos sites dos tribunais, para que os cadastramentos sejam realizados conforme padrões já adotados pelos escritórios de advocacia, diminuindo a necessidade de ajustes manuais.

Cadastramento automático: os novos dados encontrados e classificados são cadastrados diretamente no sistema de gestão jurídica, como o Espaider da Fácil.

Notificação: os usuários recebem alertas sobre as movimentações, incluindo prazos para cumprimento em suas agendas quando pertinente, permitindo um acompanhamento em tempo real. O cliente também pode ser notificado de forma automática se assim o escritório desejar.

Benefícios da leitura automática dos sites para escritórios de advocacia

1. Economia de tempo

A principal vantagem da leitura automática é o ganho de tempo para cumprimento de prazos processuais. Normalmente as decisões que geram prazos para as partes dos processos aparecem nos sites dos tribunais e podem ser consultadas antes do prazo ser iniciado. 

2. Confiança do cliente

Com a leitura automática e regular, o escritório ganha a confiança do cliente ao notificá-lo tão logo novidades relevantes acontecem no processo.

3. Redução de erros

O processo manual está sujeito a falhas humanas, como esquecimento ou digitação incorreta. A automação garante maior precisão na coleta de dados, reduzindo significativamente os erros humanos durante todo o processo. 

4. Corte de custos operacionais

Ao reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e minimizar erros, o escritório também reduz custos operacionais relacionados à mão de obra e à correção de inconsistências.

5. Padronização de processos

Com a leitura automática, é possível estabelecer fluxos de trabalho padronizados, melhorando a organização e a eficiência operacional do escritório.

Como a segurança é garantida na leitura automática de sites?

Nos escritórios de advocacia, o manejo de dados sensíveis exige cuidados redobrados e, por isso, um aspecto muito importante na utilização de tecnologias é garantir a segurança e a privacidade das informações.

Mesmo que esta ferramenta consulte dados públicos como principal função, ela também faz comparações com a base cadastral do escritório para decidir o que precisa ser cadastrado e, ao final, entrega as informações para apropriação pelo escritório, juntando o dado público com informações proprietárias e sigilosas.

Ao utilizar um software jurídico, a segurança e privacidade dos dados podem ser garantidas de várias formas, entre elas: 

Conexões criptografadas: ferramentas modernas utilizam protocolos de segurança, como SSL, para proteger a comunicação dos robôs com o sistema.

Criptografia de dados em repouso: outra possibilidade para proteger os dados mesmo em caso de extravio de arquivos ou acessos indevidos.

Controle de acesso: o uso de senhas e autenticação em duas etapas impede que usuários não autorizados acessem os dados cadastrados no sistema.

Auditoria de ações: logs detalhados permitem rastrear todas as atividades realizadas pelos robôs, garantindo transparência em auditorias.

Conformidade com LGPD: sistemas como o Espaider, da Fácil, permitem controles para assegurar que todo o processo de coleta e armazenamento de dados esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), reduzindo riscos legais para o escritório.

Como o Espaider pode ajudar na leitura automática de sites?

O Espaider se destaca por funcionalidades avançadas, especialmente com o uso da Inteligência Artificial da Fácil, o Parker, que auxilia em diversas tarefas jurídicas – entre elas, a classificação dos dados importados através da leitura automática de sites. 

Com o Fácil Captura, os escritórios de advocacia ganham ainda mais agilidade, com recursos que vão desde a integração com diferentes tribunais e plataformas jurídicas até alertas personalizados, que notificam automaticamente a equipe e/ou o cliente sobre qualquer atualização relevante nos processos. 

Além disso, todos os dados coletados são armazenados em um sistema centralizado, que pode ser acessado por qualquer colaborador autorizado, promovendo maior organização e transparência. E, ainda, todo o fluxo de trabalho é projetado para garantir a segurança dos dados e a confiabilidade das informações.

A solução pode ser contratada com diferentes periodicidades de consulta (diária, a cada dois dias úteis, semanal ou mensal), permitindo também a atualização de um processo sob demanda sempre que necessário, adaptando-se assim às necessidades do cliente.

Outros serviços complementares do Espaider

Além do Fácil Captura, outros módulos e integradores podem agregar valor à gestão jurídica de escritórios de advocacia, como o Diário Fácil, que automatiza a leitura de diários oficiais, identificando publicações relevantes e integrando-as ao sistema, e o Integrador de Informações Jurídicas, que reúne dados de diferentes fontes, criando um repositório único e organizado.

O Espaider também se integra ao Domicílio Judicial Eletrônico (DJE), que facilita o acompanhamento de comunicações eletrônicas enviadas pelos tribunais. Assim, o escritório de advocacia recebe citações, intimações e comunicados de forma automática. Por meio da inteligência artificial, o Espaider classifica e direciona as informações automaticamente, otimizando o tempo da equipe jurídica. 

Em resumo, a leitura automática de sites representa um grande salto tecnológico para os escritórios de advocacia que buscam otimizar sua rotina e alavancar resultados. Com ferramentas como o Espaider e o Fácil Captura, é possível economizar tempo, minimizar erros e garantir um controle mais preciso sobre os processos. Além disso, a segurança e a privacidade de dados são prioridades, assegurando conformidade com a LGPD e outras regulamentações vigentes. 

Se o seu escritório ainda não utiliza a leitura automática, este é o momento de explorar essa solução e transformar a maneira como você lida com os andamentos processuais. O futuro da advocacia está na automação e na eficiência e o Espaider pode ser o parceiro ideal nessa jornada. Entre em contato com a Fácil e fale com um especialista: Fácil Espaider – Sistema de Gestão Jurídica

Diferenciais do Espaider

Conheça todos os diferenciais de acordo com o segmento

Departamentos Jurídicos

Contencioso, Consultivo, Contratos, Workflow, Societário, Propriedade Intelectual, GED, dentre outros.

Escritórios
Versão Completa

Contencioso, GED, Time-Sheet, Financeiro, Contabilidade, Contratos, Propriedade Intelectual, Recuperação de Crédito, dentre outros.

Escritórios
Versão Essencial

Contencioso, incluindo robôs de monitoramento processual, com alguns controles financeiros e ótimo custo/benefício.

Política de Privacidade

A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.

A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.

Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.

As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.

APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:

• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br

Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.

A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.

Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.

Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:

• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.

DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES

A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.

Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.

Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:

• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.

A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.

As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.

DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO

Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:

• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies

Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

DADOS DE MENORES DE IDADE

A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.

O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.

O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Considerações:

• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.

A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.

A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.

A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.

Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.

REGISTRO DE ATIVIDADES

A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.

Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.

Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.

Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.

O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.

Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.

PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.

Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil

• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.

Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II

RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.

FALE CONOSCO

Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:

Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação

• Versão 2 – 14/05/2024