A gestão financeira é um dos pilares mais importantes para o sucesso de qualquer empresa ou escritório de advocacia. Ocorre que, no entanto, muitos profissionais enfrentam desafios significativos quando o assunto é gerenciar o tempo e os recursos de forma eficiente. Uma ferramenta que tem se mostrado extremamente eficaz nessa área é o Time-Sheet, disponível no sistema de gestão jurídica Espaider Escritórios, desenvolvido pela Fácil.
Neste artigo, vamos explorar as funcionalidades do módulo e como ele pode transformar a gestão financeira do seu escritório de advocacia, proporcionando uma visão mais clara e precisa do uso do tempo e dos recursos. Acompanhe.
O que é o Time-Sheet?
O Time-Sheet é uma funcionalidade que permite registrar o tempo gasto nas atividades ao longo do dia. Mas, é importante ressaltar que seu uso não se restringe ao tempo propriamente dito, afinal, a partir dele, é possível calcular informações como custo, eficiência e valor das horas trabalhadas.
No Espaider, o módulo é ligado ao Financeiro para fins de faturamento, mas, mesmo os escritórios que não relacionam os pagamentos com as horas trabalhadas podem obter benefícios com o Time-Sheet, já que ele facilita a tomada de decisões mais apuradas para realizar mudança de rotina, contratar profissionais ou até mesmo avaliar as atividades que estão sendo desenvolvidas.
Já para as empresas que fazem o faturamento por horas trabalhadas, exatidão e rapidez na apuração são fundamentais. O Time-Sheet facilita o registro do tempo dedicado a reuniões com clientes, preparação de documentos, pesquisa jurídica e comparecimento a audiências, por exemplo. Isso evita a reemissão de faturas e/ou demora nos faturamentos.
Profissionais e gestores de escritórios de advocacia que trabalham com contratos baseados em horas trabalhadas, sabem que registrar o tempo gasto em cada atividade é uma tarefa desgastante e demorada, considerando as constantes interrupções e mudanças entre as diferentes tarefas.
Benefícios do Time-Sheet na gestão financeira
O Time-Sheet do Espaider é uma ferramenta que colabora para a gestão de tempo dos escritórios de advocacia por meio de uma série de benefícios. Vale ressaltar que acompanhar e analisar as atividades realizadas e as horas utilizadas pela equipe é crucial para o bom desempenho e a produtividade de qualquer escritório de advocacia.
Confira alguns benefícios da funcionalidade para a gestão financeira:
- Precisão no faturamento
A precisão é um dos benefícios mais relevantes do Time-Sheet do Espaider. Ao registrar o tempo gasto com cada atividade, o escritório pode gerar faturas mais precisas e justas para os clientes. Além de melhorar a transparência, isso ajuda a evitar disputas. Isso acontece porque clientes satisfeitos com a precisão das faturas são mais propensos a fazerem os pagamentos pontualmente, mantendo assim, a saúde financeira do escritório.
- Identificação de atividades não faturáveis
Nem tudo que se faz dentro de um escritório de advocacia é faturável. Mas, é importante identificar essas atividades para otimizar o uso do tempo pelos profissionais. Com o monitoramento do tempo gasto, a equipe e os gestores podem ter dimensão de como o tempo está sendo gasto em atividades administrativas ou outras que não são faturáveis. A partir dessas informações, fica mais fácil adotar medidas para minimizar o tempo gasto por meio, por exemplo, de automação ou ajustes na rotina de trabalho.
- Controle de custos
A saúde financeira de um escritório de advocacia passa, necessariamente, pelo controle de custos. Nesse sentido, o Time-Sheet torna-se um grande aliado, já que ajuda a identificar recursos mal utilizados. A depender da atividade, por exemplo, não há necessidade de dispor de um advogado experiente se for possível que um assistente realize a função com qualidade. O Time-Sheet, portanto, permite que os gestores façam uma melhor distribuição de tarefas sem que recursos sejam usados de forma ineficiente, garantindo assim um bom controle de custos.
- Planejamento de recursos
O Time-Sheet permite que os gestores aloquem melhor os recursos humanos do escritório a partir de uma visão clara de como o tempo está sendo gasto. Dessa forma, é possível planejar os recursos de forma eficaz, utilizando os profissionais em atividades que estejam em conformidade com suas habilidades e disponibilidade. Como resultado, há mais eficiência e produtividade, o que colabora diretamente para a satisfação dos clientes.
Como integrar o Time-Sheet à rotina do escritório?
O primeiro passo para implementar o módulo Time-Sheet na rotina do escritório de advocacia é fazer a escolha da ferramenta adequada. Softwares avançados, como o Espaider, promovem facilidades importantes para a rotina de trabalho como a integração com o financeiro para fins de faturamento. Além disso, o software da Fácil é bastante intuitivo e fácil de usar, o que é uma vantagem para atender às necessidades dos gestores e da equipe.
Outro ponto essencial é a conscientização da equipe a respeito da importância do registro do tempo para a saúde financeira do negócio. Além disso, novas ferramentas exigem treinamento e materiais de suporte a fim de garantir que todos os profissionais estejam aptos a usar o Time-Sheet de forma confortável e que entendam os benefícios da funcionalidade.
Por fim, pode ser preciso fazer ajustes a partir do monitoramento do tempo. Dessa forma, revisões periódicas e feedbacks são cruciais para os processos de faturamento e de alocação de recursos. O objetivo essencial é garantir que o Time-Sheet esteja sendo utilizado de forma eficaz no sentido de contribuir para melhorar a gestão financeira do escritório.
Em suma, a implementação do Time-Sheet pode proporcionar uma série de benefícios significativos para a gestão financeira, desde mais precisão no faturamento até a identificação de atividades para controlar melhor os custos, de forma que seja possível transformar a forma como tempo e recursos são gerenciados pela equipe de gestores. A escolha da ferramenta adequada, o treinamento dos usuários e o monitoramento contínuo maximizam a eficiência e a produtividade, consequentemente melhorando a rentabilidade do negócio.
O Espaider Escritórios é um software que oferece, ainda, outras funcionalidades importantes para os escritórios de advocacia. Para saber mais a respeito do software jurídico desenvolvido para equipes que atuam em escritórios, acesse o site da Fácil: facil.com.br.
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