Cumprir prazos é essencial para o trabalho dos profissionais do Direito e o acompanhamento de andamentos processuais a partir dos sites dos tribunais pode garantir alguns dias a mais para o cumprimento desses prazos.
Isso acontece porque é possível acompanhar prazos antes mesmo de dar ciência ao tribunal sobre o recebimento da notificação, ou seja, antes de abrir a contagem do prazo. Como essas informações estão disponíveis para consulta pública, é possível acessá-las sem identificação, o que pode ser um diferencial em muitos casos.
Além disso, os escritórios de advocacia podem acompanhar regularmente os andamentos nos sites dos tribunais com o objetivo de se adiantarem aos clientes sobre movimentações, proporcionando credibilidade ao escritório. Dessa forma, evita-se que o cliente questione o advogado sobre as novidades por ter lido uma movimentação relevante no processo, sem que advogado esteja ciente do novo andamento.
No entanto, fazer o monitoramento de forma manual é inviável, já que consumiria um volume significativo de tempo e recursos diante da necessidade de monitorar múltiplos processos em variados tribunais e plataformas.
Embora os tribunais disponibilizem a possibilidade de disparo via e-mail aos advogados e demais interessados sobre novos andamentos, algo conhecido como push dos tribunais, o recebimento de e-mails é incerto, haja vista os diversos filtros antispam comumente utilizados, dentre outros motivos que podem fazer alguns e-mails serem perdidos no caminho. Além disso, as dificuldades de manipulação manual de dados contidos em e-mails prejudicam a segurança do procedimento.
É nesse cenário que a leitura automática de sites de forma integrada ao sistema de gestão surge como uma solução inovadora para deixar o trabalho mais eficiente.
Neste artigo, vamos explorar como funciona essa tecnologia, seus principais benefícios para os escritórios de advocacia, questões relacionadas à segurança e privacidade de dados, e como o Espaider, software jurídico da Fácil, pode ser um grande aliado nesse processo.
RPAs para leitura automática de sites: o que é?
Existem no mercado diversas soluções de RPAs (sigla para Robotic Process Automation, ou em português, Automação Robótica de Processos) para fazer a leitura automática de dados em sites e posterior integração com outras ferramentas de gestão.
Em escritórios de advocacia, essa funcionalidade é utilizada para acessar sites de tribunais e órgãos administrativos, consultar andamentos processuais sem a necessidade de intervenção manual e cadastrar as novas movimentações nos sistemas de gestão jurídica, com a consequente automatização da esteira de notificação aos clientes, agendamento para cumprimento de prazos processuais, entre outras soluções.
Assim, essa tecnologia por trás da leitura automática utiliza “robôs”, também conhecidos como bots, que acessam os sites de tribunais e realizam buscas conforme os parâmetros definidos. Esses robôs replicam o comportamento humano, navegando nas páginas, preenchendo campos de pesquisa e coletando dados relevantes, como:
- Novos despachos;
- Audiências marcadas;
- Decisões judiciais;
- Atualizações sobre prazos processuais.
Por meio do software jurídico Espaider, ao final do processo os dados coletados são organizados e integrados na rotina interna do escritório, permitindo acesso rápido e preciso dessas informações.
Como funciona a leitura automática de sites na prática
De maneira geral, a tecnologia de leitura automática de sites funciona em algumas etapas, entre elas:
Rastreamento de dados: o sistema verifica automaticamente as bases de dados dos tribunais e órgãos administrativos em busca de novas movimentações processuais.
Resolução de captcha: para acessar as informações, muitos sites exigem a resolução de captchas. A ferramenta resolve esses desafios de forma automatizada.
Identificação de novos dados: os dados presentes nos sites são comparados com aqueles já importados no sistema, evitando que alterações realizadas anteriormente pelos usuários não se percam nem sejam afetadas.
Classificação dos novos dados: ferramentas modernas utilizam inteligência artificial para classificar os novos dados presentes nos sites dos tribunais, para que os cadastramentos sejam realizados conforme padrões já adotados pelos escritórios de advocacia, diminuindo a necessidade de ajustes manuais.
Cadastramento automático: os novos dados encontrados e classificados são cadastrados diretamente no sistema de gestão jurídica, como o Espaider da Fácil.
Notificação: os usuários recebem alertas sobre as movimentações, incluindo prazos para cumprimento em suas agendas quando pertinente, permitindo um acompanhamento em tempo real. O cliente também pode ser notificado de forma automática se assim o escritório desejar.
Benefícios da leitura automática dos sites para escritórios de advocacia
1. Economia de tempo
A principal vantagem da leitura automática é o ganho de tempo para cumprimento de prazos processuais. Normalmente as decisões que geram prazos para as partes dos processos aparecem nos sites dos tribunais e podem ser consultadas antes do prazo ser iniciado.
2. Confiança do cliente
Com a leitura automática e regular, o escritório ganha a confiança do cliente ao notificá-lo tão logo novidades relevantes acontecem no processo.
3. Redução de erros
O processo manual está sujeito a falhas humanas, como esquecimento ou digitação incorreta. A automação garante maior precisão na coleta de dados, reduzindo significativamente os erros humanos durante todo o processo.
4. Corte de custos operacionais
Ao reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e minimizar erros, o escritório também reduz custos operacionais relacionados à mão de obra e à correção de inconsistências.
5. Padronização de processos
Com a leitura automática, é possível estabelecer fluxos de trabalho padronizados, melhorando a organização e a eficiência operacional do escritório.
Como a segurança é garantida na leitura automática de sites?
Nos escritórios de advocacia, o manejo de dados sensíveis exige cuidados redobrados e, por isso, um aspecto muito importante na utilização de tecnologias é garantir a segurança e a privacidade das informações.
Mesmo que esta ferramenta consulte dados públicos como principal função, ela também faz comparações com a base cadastral do escritório para decidir o que precisa ser cadastrado e, ao final, entrega as informações para apropriação pelo escritório, juntando o dado público com informações proprietárias e sigilosas.
Ao utilizar um software jurídico, a segurança e privacidade dos dados podem ser garantidas de várias formas, entre elas:
Conexões criptografadas: ferramentas modernas utilizam protocolos de segurança, como SSL, para proteger a comunicação dos robôs com o sistema.
Criptografia de dados em repouso: outra possibilidade para proteger os dados mesmo em caso de extravio de arquivos ou acessos indevidos.
Controle de acesso: o uso de senhas e autenticação em duas etapas impede que usuários não autorizados acessem os dados cadastrados no sistema.
Auditoria de ações: logs detalhados permitem rastrear todas as atividades realizadas pelos robôs, garantindo transparência em auditorias.
Conformidade com LGPD: sistemas como o Espaider, da Fácil, permitem controles para assegurar que todo o processo de coleta e armazenamento de dados esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), reduzindo riscos legais para o escritório.
Como o Espaider pode ajudar na leitura automática de sites?
O Espaider se destaca por funcionalidades avançadas, especialmente com o uso da Inteligência Artificial da Fácil, o Parker, que auxilia em diversas tarefas jurídicas – entre elas, a classificação dos dados importados através da leitura automática de sites.
Com o Fácil Captura, os escritórios de advocacia ganham ainda mais agilidade, com recursos que vão desde a integração com diferentes tribunais e plataformas jurídicas até alertas personalizados, que notificam automaticamente a equipe e/ou o cliente sobre qualquer atualização relevante nos processos.
Além disso, todos os dados coletados são armazenados em um sistema centralizado, que pode ser acessado por qualquer colaborador autorizado, promovendo maior organização e transparência. E, ainda, todo o fluxo de trabalho é projetado para garantir a segurança dos dados e a confiabilidade das informações.
A solução pode ser contratada com diferentes periodicidades de consulta (diária, a cada dois dias úteis, semanal ou mensal), permitindo também a atualização de um processo sob demanda sempre que necessário, adaptando-se assim às necessidades do cliente.
Outros serviços complementares do Espaider
Além do Fácil Captura, outros módulos e integradores podem agregar valor à gestão jurídica de escritórios de advocacia, como o Diário Fácil, que automatiza a leitura de diários oficiais, identificando publicações relevantes e integrando-as ao sistema, e o Integrador de Informações Jurídicas, que reúne dados de diferentes fontes, criando um repositório único e organizado.
O Espaider também se integra ao Domicílio Judicial Eletrônico (DJE), que facilita o acompanhamento de comunicações eletrônicas enviadas pelos tribunais. Assim, o escritório de advocacia recebe citações, intimações e comunicados de forma automática. Por meio da inteligência artificial, o Espaider classifica e direciona as informações automaticamente, otimizando o tempo da equipe jurídica.
Em resumo, a leitura automática de sites representa um grande salto tecnológico para os escritórios de advocacia que buscam otimizar sua rotina e alavancar resultados. Com ferramentas como o Espaider e o Fácil Captura, é possível economizar tempo, minimizar erros e garantir um controle mais preciso sobre os processos. Além disso, a segurança e a privacidade de dados são prioridades, assegurando conformidade com a LGPD e outras regulamentações vigentes.
Se o seu escritório ainda não utiliza a leitura automática, este é o momento de explorar essa solução e transformar a maneira como você lida com os andamentos processuais. O futuro da advocacia está na automação e na eficiência e o Espaider pode ser o parceiro ideal nessa jornada. Entre em contato com a Fácil e fale com um especialista: Fácil Espaider – Sistema de Gestão Jurídica
