Software jurídico em nuvem

Software jurídico baseado em nuvem: o que é e quais as vantagens?

A era digital trouxe uma série de mudanças importantes para a gestão de empresas, promovendo benefícios reais para quem precisa manter informações organizadas e, principalmente, seguras. Hoje, um balanço entre o que deve ser mantido na empresa e o que pode ser transferido para a nuvem, traz redução de custos para as organizações e facilidades de gerenciamento de recursos de hardware e software básicos. Cada empresa pode avaliar a hospedagem em nuvem considerando suas características e peculiaridades.

Além do quesito segurança, outra vantagem de um software em nuvem é a flexibilidade e escalabilidade. Isso porque os usuários podem acessar a ferramenta de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que tenham conexão de internet. Os provedores em nuvem geralmente fazem a manutenção e garantem a segurança dos dados – o que inclui, por exemplo, criptografia, backups regulares e recursos avançados contra possíveis ameaças cibernéticas. 

Software jurídico em nuvem: por que investir?

Para departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia, um software jurídico em nuvem promove uma série de benefícios, afinal, estas organizações costumam ter muitos documentos, como processos e banco de dados de clientes, para armazenar.

Dessa forma, fica dispensada a necessidade de implementar uma infraestrutura específica para os sistemas. Considerando a natureza de processos judiciais, um dos destaques desse tipo de ferramenta fica por conta do acesso às informações, que só pode ser feito por pessoas autorizadas.

Um software jurídico em nuvem colabora para o incremento da produtividade de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. O armazenamento e a segurança das informações transferem-se para equipes especializadas que atendem diversos clientes.

Os altos custos de atualização de hardwares, softwares, testes de invasão e pessoal especializado em segurança da informação são diluídos entre várias organizações, resultando em custos menores para os clientes individuais. 

Quais as vantagens de um software jurídico em nuvem?

Dessa forma, um software jurídico em nuvem se tornou essencial para empresas que querem otimizar os processos e colaboração entre as equipes com o uso da tecnologia. Para escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos de empresas, a modalidade promove uma série de vantagens porque:

  1. Segurança dos dados – Atualmente, os investimentos em segurança da informação são altíssimos e extremamente necessários. O armazenamento em nuvem, como já afirmado, permite uma diluição dos custos sem perda na qualidade e quantidade de dispositivos necessários para um alto desempenho em segurança. 
  2. Mobilidade e liberdade – Acessar o sistema de qualquer lugar e de qualquer dispositivo é um dos diferenciais do software jurídico em nuvem. Isso significa que a equipe tem total liberdade para trabalhar de diferentes pontos geográficos. Para que isso seja possível, é preciso somente ter acesso à internet. “O escritório com você sempre que precisar.”
  3. Atualização automática e constante – Ao usar um software jurídico em nuvem, algumas empresas terceiras assumem também a responsabilidade sobre atualizações do sistema. Não somente sobre os softwares básicos, mas também o sistema de gestão jurídica. 
  4. Melhora do desempenho e da produtividade – Softwares em nuvem contam com bastante espaço de armazenamento de informações e documentos e permitem que tudo seja acessado de forma rápida, o que facilita e agiliza a comunicação entre os envolvidos. Isso faz com que o trabalho seja mais produtivo, melhorando o desempenho da equipe.
  5. Vantagem competitiva e escalabilidade – É claro que, quando o assunto é crescimento, obter uma vantagem competitiva em relação a outras empresas e/ou escritórios é um benefício real. O software jurídico em nuvem é um recurso moderno, que alguns concorrentes não têm. Por meio desse tipo de ferramenta, ainda, é possível aumentar a produção de acordo com a necessidade sem que isso comprometa a qualidade do trabalho. 
  6. Economia e sustentabilidade – Ao avaliar os custos com equipamentos e manutenção, é possível constatar que o software jurídico em nuvem gera economia em relação a softwares locais. 

Lei Geral de Proteção de Dados: protegendo as informações dos clientes

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em setembro de 2021 e regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, incluindo os dados digitais. No contexto dos processos jurídicos, a LGPD desempenha um papel fundamental, afinal, é essencial que as informações relacionadas às partes sejam protegidas. 

Resumidamente, a lei estabelece a necessidade de adotar medidas de segurança adequadas para proteger os dados contra acessos não autorizados, vazamentos ou utilização indevida. Dessa forma, os processos judiciais podem seguir apenas mediante acessos autorizados, garantindo assim a confidencialidade necessária para que esse tipo de trabalho seja feito com qualidade e segurança.

As empresas, organizações e escritórios são inteiramente responsáveis pelo tratamento de dados pessoais e, em caso de descumprimento da lei, ficam sujeitas a sanções e penalidades. Vale ressaltar que a lei tem o objetivo principal de proteger a privacidade dos envolvidos e é isso que permite uma abordagem transparente e ética aos profissionais do Direito no tratamento dos dados de clientes.

O armazenamento em nuvem ganhou força durante a pandemia com a adoção de modelos de trabalho remotos e híbridos e, além de todas as vantagens já mencionadas, o software jurídico em nuvem atende aos requisitos da lei por meio de armazenagem segura e eficiente e, portanto, garante o cumprimento da LGPD. 

O Espaider, desenvolvido pela Fácil, é um sistema de gestão jurídica totalmente web, com opção de hospedagem em nuvem, com certificações que atestam sua qualidade e segurança. O Fácil Datacenter (nuvem) dispensa o controle de softwares e hardwares em servidores próprios ou de terceiros. Além disso, possui funcionamento e suporte técnico 24 horas por dia, nos 7 dias da semana. Tudo isso com as certificações ISO 27001, ISAE 3402 type II e TIER III, além de Pentests anuais. 

Para conhecer mais sobre o Fácil Datacenter (nuvem) e as vantagens para seu departamento jurídico e escritório de advocacia, acesse: www.facil.com.br

Crédito da imagem: Freepik.com

Diferenciais do Espaider

Conheça todos os diferenciais de acordo com o segmento

Departamentos Jurídicos

Contencioso, Consultivo, Contratos, Workflow, Societário, Propriedade Intelectual, GED, dentre outros.

Escritórios
Versão Completa

Contencioso, GED, Time-Sheet, Financeiro, Contabilidade, Contratos, Propriedade Intelectual, Recuperação de Crédito, dentre outros.

Escritórios
Versão Essencial

Contencioso, incluindo robôs de monitoramento processual, com alguns controles financeiros e ótimo custo/benefício.

Política de Privacidade

A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.

A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.

Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.

As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.

APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:

• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br

Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.

A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.

Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.

Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:

• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.

DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES

A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.

Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.

Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:

• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.

A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.

As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.

DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO

Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:

• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies

Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

DADOS DE MENORES DE IDADE

A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.

O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.

O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Considerações:

• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.

A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.

A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.

A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.

Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.

REGISTRO DE ATIVIDADES

A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.

Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.

Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.

Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.

O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.

Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.

PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.

Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil

• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.

Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II

RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.

FALE CONOSCO

Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:

Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação

• Versão 2 – 14/05/2024