Mobilidade jurídica

Mobilidade jurídica traz mais praticidade para escritórios de advocacia

A mobilidade jurídica, impulsionada por tecnologias responsivas e sistemas acessíveis a partir de dispositivos móveis, está revolucionando a maneira como os profissionais do Direito trabalham. Muito mais que uma tendência, essa inovação permite que advogados e equipes jurídicas tenham mais organização, praticidade e eficiência, independentemente de onde estejam.

Na prática, essa mobilidade destaca a importância de um software jurídico para otimizar o dia a dia nos escritórios de advocacia. Afinal, estes sistemas oferecem a possibilidade de acessar informações em qualquer hora e lugar, transformando o modo como os profissionais gerenciam seus casos e interagem com as equipes. 

Imagine poder revisar documentos importantes em um tablet durante uma viagem ou conferir de perto a agenda da semana sem perder nenhum prazo crítico. Isso não só melhora a produtividade, mas também aumenta a satisfação do cliente, com respostas mais rápidas e precisas.

Continue lendo este artigo para descobrir as principais funcionalidades dos sistemas jurídicos web, as vantagens dessas ferramentas com acesso responsivo e como a mobilidade digital melhora a comunicação, a colaboração e a gestão nos escritórios de advocacia. Confira! 

Principais funcionalidades de um sistema jurídico web

Sistemas jurídicos modernos, como o Espaider da Fácil, por exemplo, são hospedados em nuvem, garantindo login remoto seguro e oferecendo mobilidade jurídica sem comprometer a segurança dos dados.

Isso permite que, ao serem acessados de forma responsiva em dispositivos móveis, sua praticidade e usabilidade sejam ampliadas. Destaque para as funcionalidades:

Controle de prazos e audiências

  • Acompanhe prazos judiciais e administrativos em tempo real, evitando atrasos e penalidades;
  • Receba notificações automáticas para garantir o cumprimento de compromissos.

Gestão de processos e documentos

  • Acesse processos organizados por cliente, data ou tipo de ação, diretamente pelo celular;
  • Consulte documentos anexados ao sistema, como petições, contratos e pareceres, em qualquer momento.

Registro de atividades e tarefas

  • Registre reuniões, consultas e atividades relacionadas ao cliente com poucos toques;
  • Atualize informações diretamente do tribunal ou durante uma reunião externa.

Relatórios e dashboards

  • Visualize dados analíticos, gráficos e relatórios para tomar decisões estratégicas também fora do escritório;
  • Monitore a produtividade do escritório e o desempenho de cada área em tempo real. 

Integração com outras ferramentas

Vantagens de ferramentas jurídicas web

A utilização de ferramentas jurídicas em um sistema web garante aos profissionais acesso completo às funcionalidades do software diretamente de seus dispositivos móveis. 

Isso resulta em uma maior agilidade na tomada de decisões, já que advogados podem consultar dados e relatórios remotamente, permitindo decisões informadas mesmo fora do escritório, como em viagens ou reuniões com clientes. 

Além disso, o acesso instantâneo a informações e documentos reduz o retrabalho e elimina a necessidade de voltar ao escritório para buscar dados ou verificar versões de arquivos, já que as atualizações em tempo real garantem maior precisão e organização. 

Dessa forma, a flexibilidade operacional também é um destaque, pois permite que os profissionais jurídicos adaptem suas rotinas a imprevistos, mantendo o sistema acessível em qualquer lugar, seja no tribunal, no transporte ou em casa, o que assegura uma performance eficiente e contínua.

Facilidade na comunicação e colaboração com as equipes

Neste contexto, a mobilidade jurídica também facilita o fluxo de informações entre equipes, promovendo colaboração e produtividade. Com o software jurídico web é possível enviar mensagens e atualizações sobre processos diretamente pelo sistema. Além disso, as notificações automáticas mantêm os membros da equipe informados sobre alterações em prazos ou novas designações de tarefas, garantindo alinhamento e agilidade na execução das atividades. 

A colaboração também se torna mais simples, com a possibilidade de compartilhar documentos e pareceres em um ambiente seguro e centralizado. Essa funcionalidade permite delegar tarefas e monitorar seu progresso, mesmo à distância, otimizando a gestão do trabalho em equipe.

Outro benefício importante é a melhoria da comunicação com os clientes, que podem ser informados sobre o andamento dos processos sem a necessidade de interações presenciais. Esse dinamismo no atendimento não apenas economiza tempo, mas também fortalece a confiança dos clientes, graças à rapidez nas respostas e à transparência do acompanhamento.

Melhoria da gestão com a Mobilidade Digital

A mobilidade jurídica vai além de facilitar o trabalho diário; ela muda a forma como os escritórios são gerenciados, promovendo eficiência e organização. Veja como:

  • Acesse métricas importantes, como tempo médio de conclusão de processos, custos associados e retorno financeiro;
  • Identifique gargalos e oportunidades para melhorar a performance;
  • Controle honorários, despesas e fluxo de caixa diretamente no sistema;
  • Crie e envie faturas a partir do celular, garantindo que pagamentos sejam realizados no prazo;
  • Alinhe as estratégias do escritório de qualquer lugar com base em informações precisas, graças a dados centralizados e acessíveis.

Mobilidade jurídica: desafios e oportunidades 

Embora ofereça inúmeros benefícios, a mobilidade jurídica também traz desafios que exigem atenção para assegurar a segurança e a eficácia no uso de sistemas web e responsivos. Uma das prioridades é a proteção de dados, sendo imprescindível o uso de sistemas que ofereçam criptografia e autenticação multifator para salvaguardar informações sensíveis. 

Outro desafio enfrentado pelas empresas diz respeito ao treinamento e a adaptação da equipe para utilizar plenamente as funcionalidades dos sistemas, tanto em computadores quanto em dispositivos móveis. 

Neste sentido, é indispensável capacitar os profissionais para operar as ferramentas com eficiência, além de estimular sua adoção ao destacar benefícios práticos, como a agilidade e a flexibilidade no trabalho. Com esses cuidados, é possível superar os desafios da mobilidade jurídica e aproveitar ao máximo seu potencial.

Mais eficiência e inovação em escritórios de advocacia

Nos escritórios de advocacia de hoje, eficiência e inovação andam lado a lado. O Espaider Escritórios, um software jurídico de ponta, foi projetado para atender às demandas de mobilidade e colaboração dos profissionais da área. 

Com acesso fácil e intuitivo, os advogados podem consultar e compartilhar informações importantes a qualquer hora e de qualquer lugar, otimizando a gestão de documentos e acelerando processos internos. A integração de funcionalidades robustas torna o fluxo de trabalho mais dinâmico, permitindo que as equipes se concentrem no que realmente importa: oferecer soluções jurídicas de excelência.

Além disso, o sistema opera na nuvem, garantindo segurança, escalabilidade e acessibilidade contínua. Com inteligência artificial integrada, o Espaider Escritórios simplifica tarefas complexas e oferece análises estratégicas que apoiam a tomada de decisões.

Em um mercado cada vez mais competitivo, soluções como essa transformam desafios em oportunidades, fortalecendo a atuação dos escritórios de advocacia. Fale com um dos nossos consultores e saiba mais: vendas@facil.com.br 

Diferenciais do Espaider

Conheça todos os diferenciais de acordo com o segmento

Departamentos Jurídicos

Contencioso, Consultivo, Contratos, Workflow, Societário, Propriedade Intelectual, GED, dentre outros.

Escritórios
Versão Completa

Contencioso, GED, Time-Sheet, Financeiro, Contabilidade, Contratos, Propriedade Intelectual, Recuperação de Crédito, dentre outros.

Escritórios
Versão Essencial

Contencioso, incluindo robôs de monitoramento processual, com alguns controles financeiros e ótimo custo/benefício.

Política de Privacidade

A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.

A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.

Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.

As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.

APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:

• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br

Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.

A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.

Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.

Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:

• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.

DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES

A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.

Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.

Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:

• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.

A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.

As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.

DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO

Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:

• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies

Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

DADOS DE MENORES DE IDADE

A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.

O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.

O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Considerações:

• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.

A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.

A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.

A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.

Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.

REGISTRO DE ATIVIDADES

A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.

Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.

Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.

Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.

O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.

Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.

PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.

Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil

• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.

Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II

RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.

FALE CONOSCO

Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:

Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação

• Versão 2 – 14/05/2024