Sistemas de gestão devem ser flexíveis quando se trata da criação de regras para controle de acesso a dados e documentos.

Departamentos jurídicos de organizações e escritórios de advocacia necessitam manter históricos e controles sobre os dados e documentos que manipulam, principalmente com a prática difundida do home-office.

A maior preocupação é sempre com vazamentos de dados e documentos para fora do âmbito da organização, mas há também os riscos internos. O acesso aos registros deve ser segregado, seja para externos ou internos.

Essa segregação de acesso varia de organização para organização. Restritos a determinados países, empresas do grupo empresarial, departamentos, grupos de usuários e usuários individualmente. Os níveis de sigilo podem ser hierarquizados.

Existem inúmeros exemplos de tecnologias, que adotadas inicialmente em organizações, trouxeram alívio e agilidade, mas que ao longo do tempo necessitaram de regras e até de tecnicidades adicionais para evitar que as organizações se vissem, ao contrário do início, mais ineficientes e principalmente muito inseguras em relação ao sigilo de dados e documentos. Mensagens trocadas por e-mail, por aplicativos de redes sociais e a utilização indiscriminada de planilhas eletrônicas para apresentação de números, que podem facilmente ser copiadas.

Os sistemas de gestão transformaram-se nas principais ferramentas aglutinadoras de dados e documentos. Em compensação são bastante visados por criminosos e usuários inescrupulosos. Mas são a forma mais eficiente e eficaz de controlar informações. Ainda que a organização utilize tecnologias satélites e microsserviços acoplados ao sistema gestor.

Quando se fala em tecnologias satélites ou microsserviços acoplados, é possível citar a integração do sistema de gestão com programas do Office da Microsoft, em que os usuários criam e arquivam documentos diretamente no banco de dados centralizado, no sistema aglutinador, através de integração facilitada, evitando que arquivos fiquem somente nas máquinas dos usuários ou que fique a critério do usuário um trabalho adicional difícil de transferência e arquivamento desses dados nos locais corretos no sistema de gestão. Um exemplo dessa funcionalidade é o Fácil DocSite, em que botões de integração com o sistema de gestão estão disponíveis diretamente nos produtos do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Outros exemplos de tecnologias satélites, são os aplicativos de smartphones para trocas de mensagens, bastante utilizados por profissionais. É importante que esses aplicativos estejam integrados ao sistema de gestão para que as mensagens fiquem gravadas. Não deveria ficar somente a critério do usuário registrar ou não mensagens que forem de cunho profissional. Todas deveriam ser gravadas. O Espaider Chat é um aplicativo que atende essa demanda. Os usuários podem trocar mensagens entre eles e todas as mensagens ficam gravadas no sistema de gestão Espaider.

Como se percebe, a responsabilidade dos controles de acesso é grande sobre os sistemas de gestão, que devem ser muito flexíveis na criação de papéis e permissões. Além disso, devem disponibilizar para os gestores a possibilidade de manutenção de históricos de acesso (quem fez o quê e quando) - LOGS – em locais considerados sensíveis, a critério da organização.

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Publicado em: 25/05/2021