Workflow: o que é?

Workflow (fluxo de trabalho) é o processo de gerenciamento de tarefas, informações e documentos que são executados de forma sequencial e organizada para atingir um objetivo específico dentro de uma organização.

Geralmente, um workflow envolve uma série de etapas que devem ser concluídas por pessoas ou sistemas em um determinado período para que o processo seja concluído com sucesso. Essas etapas podem incluir a revisão de documentos, aprovação de projetos, análise de dados, entre outras tarefas.

Os workflows podem ser representados graficamente por meio de diagramas de fluxo, que mostram as diferentes etapas do processo e as condições que precisam ser cumpridas, para que cada etapa seja concluída com sucesso. Os workflows são comumente usados em processos empresariais, gerenciamento de projetos, automação de processos e muitas outras áreas que requerem um alto nível de organização e eficiência.

 

Workflow em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas

Os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos de empresas estão repletos de processos que devem se repetir em uma sequência lógica, ainda que contenham adendos e desvios. Sem quaisquer prejuízos para as inovações e a criatividade.

Esses processos, que devem seguir sequências lógicas, quando não realizados adequadamente, trazem risco e perigo para as organizações. Nem sempre processos importantes, portanto mais controlados, são os que se sobressaem nas questões das insatisfações de clientes internos e externos, nos prejuízos para as organizações, nas perdas de tempo e na contribuição para uma ineficiência geral.

Quanto maior a organização, maior a complexidade dos fluxos das atividades internas. Independentemente do tamanho, as organizações precisam garantir que seus processos continuem operando como previsto.

Sempre que possível, a automação dos fluxos dos processos é o melhor caminho para garantir eficiência e garantia de cumprimento às regras. Evita falhas pelo “fator humano”, que acontece principalmente quanto há necessidade de substituições.

Trocas de colaboradores levam à necessidade de treinamentos, nem sempre suficientes. Há sempre um tempo para a acomodação dos novos componentes às regras estabelecidas. Mesmo com regras escritas e bem divulgadas, que são importantes para muitos aspectos empresariais, ainda assim (descartada a desatualização e não especificação da completude dos processos) podem não ser seguidas adequadamente por questões interpretativas ou outras quaisquer, que conduzam à não conformidade.

 

Vantagens da automação

Quando se trabalha com computadores, entende-se rapidamente, que se está diante de um “agente” inflexível, que segue instruções à risca. Para o bem e para o mal. Essa é uma grande vantagem quando se pensa em processos que devem ser seguidos à risca. Em contrapartida, é uma desvantagem quando se necessita de adequações a uma situação específica e inusitada.

Têm-se certeza de que fluxos automatizados, quando deflagrados, seguirão todos os caminhos que devem ser percorridos, sem atalhos, sem exceções. As organizações são formadas por decisões e quando hierarquizadas, só devem ser descartadas por outras decisões do mesmo nível. Os integrantes de um fluxo estão subordinados à caminhos preestabelecidos e que representam as normas da organização.

Ao se automatizar processos, além da principal vantagem citada anteriormente, têm-se muitas vantagens colaterais, como:

• Estabelecimento claro dos tempos para término;

• Saber rapidamente em que passo está parado;

• Quais pontos que impactam efetivamente nos prazos e que ações podem ser tomadas;

• Emissão de relatórios que permitam avaliações e melhorias.

 

Personalizações

Fluxos de atividades variam de organização para organização e as ferramentas que permitem automações devem ser flexíveis, tanto para permitirem os mais variados tipos de fluxos e suas peculiaridades, bem como, as constantes adaptações que são necessárias, haja vista o dinamismo das organizações.

A automação traz à tona e evidencia a complexidade das atividades, nem sempre são percebidas por aqueles que delas participam ou pelos gestores que têm como missão regulá-las.

O exercício de transportar os fluxos para processos automatizados requer estudos e detalhes, que muitas vezes demonstram que os “fluxos reais” não correspondem com as regras determinadas pela organização e, entendem-se então a razão de incoerências e erros que ocorrem no dia a dia das organizações. Às vezes, por inadequação e desatualização das regras, às vezes, por atalhos tomados empiricamente por experiência, que em algum momento, principalmente nas trocas de colaboradores, ficam evidenciados e são realizados de forma a causar os problemas já citados.

As generalidades aceitas em normas escritas, sujeitas às interpretações, não podem ser transportadas para processos automatizados, que requerem que todos os detalhes sejam explicitados. Essa é uma dificuldade inicial para a automação, que, quando transposta, evidencia todas as vantagens inerentes a um pensar adequado sobre todos os processos.

Em outras palavras, melhorias são realizadas em processos organizacionais pelo simples fato de terem de ser revisados detalhadamente, para o transporte deles para as máquinas. Detalhar os passos para esses seres inflexíveis que não interpretam, os computadores, trazem à tona detalhes não percebidos no dia a dia. Em algoritmos tradicionais dos computadores, utilizados para essas tarefas, todos os comandos são explícitos e não se alteram. Fluxos confiáveis dependem fortemente dessa inflexibilidade.

 

Requisições

O Espaider, software para gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, tem um módulo denominado REQUISIÇÕES, para a construção de fluxos de trabalho para as diversas áreas. Centenas de clientes em todo o Brasil e em alguns países, utilizam fluxos automatizados com muito sucesso e melhoraram a eficiência e a eficácia em diversas atividades.

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Publicado em: 19/05/2023