CLM (Contract Lifecycle Management)

Uma gestão eficiente e eficaz dos contratos em uma organização não é simples, dada a complexidade envolvida.

A complexidade na gestão de contratos se liga com a quantidade de contratos e a variedade deles. Há contratos simples e contratos extremamente complexos, há aqueles com baixos riscos e alguns com riscos elevados. Os contratos se espraiam em diversas áreas das organizações, com variadas cláusulas de multas envolvendo contextos, rescisão e vencimentos.

Cada organização precisa estabelecer os processos internos inerentes às suas características quando se trata de controlar contratos. Apesar de algumas generalidades e boas práticas existentes, sempre há as particularidades de cada organização, ligadas à área de atuação, limitação de pessoal e abrangência territorial.

Dadas as particularidades de cada organização, há dificuldades na automação dos processos, principalmente nos fluxos de aprovação dos contratos, além de outros aspectos ligados à segurança e restrição de acesso aos dados.

As organizações precisam de ferramentas tecnológicas de última geração, sistemas robustos que possam atender às particularidades delas, evitando o famoso embate entre o que o sistema oferece e as necessidades da organização. Como se adequar a um sistema sem descaracterizar os processos internos estabelecidos pela organização? O mais importante, ao final, é que o sistema esteja preparado para se adaptar às organizações e não o contrário. Sempre há a necessidade de adaptações cosméticas nos procedimentos da organização para se adaptar a um sistema, mas nenhuma adaptação deve descaracterizar ou precarizar a gestão, pois nesse caso o sistema é que deve ser flexionado.

Um bom sistema para a organização é aquele que abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde a criação e negociação inicial até o término e renovação. Processos bem estabelecidos, auxiliados por um bom sistema, uma boa ferramenta tecnológica, mantida por um parceiro confiável, vai garantir a conformidade dos contratos, minimizar riscos e melhorar a eficiência operacional.

A automação dos processos, eliminando uma gestão totalmente manual, agiliza e diminui os erros tão comuns em processos estritamente manuais. A automação propicia, mais facilmente, uma gestão centralizada por meio de um armazenamento controlado, facilidades de monitoramento, revisão e renovação.

A sigla CLM vem do inglês Contract Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida do contrato. CLM é um sistema de gestão de contratos, abrangendo todas as fases do contrato, desde a concepção e discussão da minuta contratual até seu encerramento e perda de validade de todas as cláusulas.

O CLM, apoiado por ferramentas tecnológicas, visa, primordialmente:

1. O armazenamento de todos os contratos em um único repositório on-line, facilitando o acesso e a recuperação das informações quando necessário;

2. Controlar prazos e obrigações, por meio de lembretes e alertas para garantir que as datas de vencimento, renovação e outras obrigações contratuais sejam cumpridas adequadamente;

3. Criar fluxos de trabalho automatizados para a criação, revisão e aprovação de contratos, reduzindo a necessidade de comunicação manual e agilizando o processo;

4. Padronização e conformidade, por meio de modelos de contratos padronizados e cláusulas pré-definidas, garantindo consistência e conformidade com as políticas internas e regulamentações externas;

5. Permitir facilidades nas auditorias internas e externas, por meio de acessos e geração de relatórios personalizados sobre o desempenho dos contratos, histórico de revisões, termos e condições;

6. Identificar e mitigar riscos contratuais, destacando cláusulas problemáticas, prazos apertados, obrigações complexas e outros elementos que possam afetar a empresa;

7. Facilitar a colaboração entre as partes interessadas envolvidas nos contratos, permitindo o compartilhamento de documentos, comentários e atualizações em tempo real;

8. Acompanhar automaticamente os prazos de vencimento dos contratos, enviando lembretes para renovação ou encerramento, garantindo que ações apropriadas sejam tomadas.

Considere o sistema de gestão jurídica ESPAIDER ao implementar um sistema de CLM, aprimorando significativamente sua eficiência na gestão de contratos, reduzindo riscos, evitando perdas financeiras e melhorando a conformidade legal. O sistema ESPAIDER proporciona maior transparência e visibilidade em todo o processo de ciclo de vida do contrato.

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Publicado em: 09/06/2023