Gestão de documentos digitais: por que é tão importante?

No cenário atual, da economia digital, os escritórios de advocacia, e departamentos jurídicos das empresas, precisam passar por transformações digitais, principalmente em relação à gestão de documentos, que são a parte essencial das operações. Não se fala mais somente em simples digitalizações, mas da automação no processo de criação e manutenção de documentos.

Inevitavelmente, uma série de documentos, relatórios, processos, planilhas, e-mails, arquivos em pdf e outros tipos de mídia fazem parte da rotina de trabalho no setor jurídico. Mas como você gerencia todas essas informações? A gestão de documentos digitais é uma etapa essencial da rotina de trabalho, uma forma de criar com rapidez, organizar, pesquisar e ter controle total dos documentos. 

Neste artigo, vamos abordar a importância da gestão de documentos digitais para o setor jurídico, os benefícios, as melhores práticas e como o Fácil DocSite auxilia nesse processo, confira!

O que é gestão de documentos digitais?

A gestão de documentos digitais, conhecida também pela sigla em inglês DMS (Document Management System) é um conjunto de práticas e tecnologias que permitem criar, organizar, armazenar, pesquisar e manter documentos em formato eletrônico de maneira eficiente. 

Com a tecnologia e a automatização de diversos processos de negócios, é possível fazer a organização de informações e documentos por meio de ferramentas digitais. Na prática, a gestão de documentos digitais substitui os métodos tradicionais de arquivamento de informações no papel por um sistema digital, que confere mais segurança e acessibilidade. 

Como resultado, há uma série de vantagens para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas, entre elas:

• Criação de modelos de relatórios com informações que são preenchidas automaticamente, provindas dos cadastros normais da empresa;

• Introdução de comandos de seleção, no interior dos documentos, selecionam textos a partir de uma informação base;

• Garante mais eficiência na pesquisa e localização de documentos, aumentando assim a produtividade das equipes envolvidas nos processos;

• Elimina o uso de papel e a necessidade de um espaço físico de armazenamento, reduzindo custos;

• Proporciona mais segurança aos dados das empresas e dos escritórios;

• Traz diferentes níveis de acessos aos documentos, para que apenas pessoas autorizadas possam consultar documentos e outras informações;

• Acesso às informações à qualquer hora e a partir de qualquer lugar, graças aos sistemas em nuvem.

Importância da gestão de documentos digitais

Além dos benefícios citados, a gestão de documentos digitais se tornou essencial não somente para aumentar a eficiência operacional, mas também para garantir a segurança de dados. 

Nos departamentos jurídicos das empresas, assim como em escritórios de advocacia, esse processo é importante porque:

1 - Aumenta a produtividade

Ficou mais simples criar documentos a partir de modelos inteligentes. Com a gestão de documentos digitais, fica mais simples encontrar e acessar documentos importantes. Assim, os profissionais jurídicos podem economizar tempo na localização de informações e concentrar seus esforços na execução de tarefas mais estratégicas para a empresa - o que resulta no aumento da produtividade e da eficiência operacional das equipes.

2 - Melhora a colaboração 

Documentos digitais podem ser criados e compartilhados por sistemas de gerenciamento virtuais. Isso facilita a comunicação entre equipes e departamentos, independentemente se estão trabalhando no escritório ou em home office. 

3 - Garante segurança e conformidade regulatória

A gestão de documentos digitais traz recursos avançados de segurança e recuperação de dados, protegendo as informações confidenciais por meio de controle de acesso e criptografia. Além disso, é possível controlar quem pode acessar, visualizar ou editar um determinado documento e implementar a realização de backups periódicos.

Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que precisam cumprir regulamentações, o gerenciamento de documentos digitais é essencial para manter os registros organizados e prontos para eventuais auditorias.

4 - Reduz os custos

Com a eliminação do uso massivo de papel nas operações jurídicas, não há necessidade de espaço físico de armazenamento de documentos - o que auxilia  na economia de custos. Além disso, é possível também reduzir as despesas que normalmente são destinadas a impressões, cópias e até o transporte de documentos em papel, bem como de assinaturas, que agora podem ser digitais.

5 - Contribui com a sustentabilidade

Reduzir o volume e consumo de papel também está entre as boas práticas de sustentabilidade, que atualmente são adotadas por empresas dos mais diversos segmentos. Afinal, a produção de papel é um dos processos mais poluentes que existe. Dessa forma, o gerenciamento de documentos digitais também preserva os recursos naturais, com a adoção de uma prática mais ecológica e responsável. 

Como implementar um sistema de gestão de documentos digitais?

Antes de implementar o melhor sistema de gestão de documentos digitais no seu escritório de advocacia ou departamento jurídico da empresa, é preciso avaliar as necessidades específicas da organização. Depois identificar e fazer um diagnóstico de como o gerenciamento de documentos digitais pode auxiliar em termos de armazenamento, segurança e colaboração dos documentos.

O segundo passo é escolher a tecnologia que atenda às demandas, que esteja dentro do orçamento e seja escalável para oferecer recursos extras à medida em que a empresa cresce. O Fácil DocSite, por exemplo, apresenta módulos que podem ser utilizados em conjunto ou separadamente. Além da opção de ser ou não integrado ao Espaider. 

Dentre os benefícios estão: controle automático de versões de documentos, localização por argumentos no próprio conteúdo de textos, planilhas, e-mails e PDFs, arquivamento de informações, compactação de arquivos guardados, controle de acesso a documentos sensíveis e muito mais.

Além disso, o Fácil DocSite possui uma interface simples e intuitiva, com armazenamento em nuvem e aplicativo para dispositivos móveis, permitindo acesso a qualquer hora e de qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.

Depois de escolher a ferramenta para o gerenciamento de documentos digitais, algumas práticas devem ser consideradas:

Digitalização e migração: o primeiro passo para a gestão de documentos digitais é digitalizar documentos físicos existentes e  fazer uploads de documentos dentro do sistema escolhido. Paralelamente, os documentos novos já podem nascer nos modelos digitais.

Padronização: organize os nomes dos documentos para facilitar futuras pesquisas, garantindo que eles sejam facilmente localizados quando necessário;

Treinamento: mesmo em sistemas simples como o Fácil DocSite, o treinamento das equipes é fundamental para garantir que os profissionais jurídicos estejam familiarizados e saibam usar todas as funcionalidades de maneira eficaz;

Melhoria contínua: conheça todos os recursos da ferramenta para medir o desempenho do sistema sempre que possível, fazendo melhorias nos processos conforme for necessário. 

E não se esqueça: priorize a segurança dos documentos por meio da autenticação de usuários, controle de acesso e realização de backups regulares.

Para saber mais sobre o Fácil DocSite e como a ferramenta auxilia seu escritório de advocacia e departamento jurídico da sua empresa no gerenciamento de documentos digitais, acesse: https://facil.com.br/p.php?ID=8&T=f-cil-docsite&L=1 

Imagem: Freepik.com

Créditos: DilokaStudio

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Publicado em: 14/12/2023