Como escolher um software para seu departamento jurídico: 6 critérios essenciais

A tecnologia é essencial para os departamentos jurídicos, oferecendo uma série de vantagens que melhoram a produtividade, a eficiência e a segurança das operações. No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher o software certo para as necessidades específicas de sua organização.

Ao escolher um software para o departamento jurídico, é importante considerar como ele pode melhorar as operações cotidianas. Isso pode incluir a automação de tarefas repetitivas, a melhoria da colaboração entre membros da equipe, o rastreamento eficiente de casos e a simplificação do gerenciamento de documentos. Analise como o software se integra aos processos existentes e identifique as áreas que podem ser aprimoradas.

Confira 6 critérios essenciais que você deve considerar ao escolher um software para seu departamento jurídico.

1. Identifique os principais problemas que gostaria de ver solucionados com a utilização da tecnologia

Ainda que nem todas as questões possam ser determinadas de antemão, é importante haver uma lista dos pontos relevantes em que a tecnologia pode auxiliar, classificando-os em essenciais e desejados.

Ainda que existam pontos de convergência entre departamentos jurídicos, aparecerão questões que são relevantes para algumas empresas e não tão importantes para outras.

Este item vai delimitar os produtos, sistemas de gestão jurídica, que podem se adaptar com mais facilidade ao modelo do negócio.

2. Verifique as vantagens de um sistema jurídico

Antes de começar a pesquisar softwares, é importante entender as vantagens que um sistema jurídico pode oferecer. Entre as principais vantagens, podemos destacar:

• Aumento da produtividade: um software jurídico pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas, liberando tempo para que os advogados se concentrem em atividades mais estratégicas.

• Melhoria da eficiência: um sistema ajuda a organizar as informações de forma mais eficiente, facilitando a consulta e a tomada de decisões.

• Redução de custos: com o auxílio de um software, seu departamento jurídico pode reduzir custos com papel, armazenamento,  deslocamentos e horas de profissionais.

• Melhoria da segurança: mantenha os dados sensíveis adequadamente protegidos por controles de acesso.

3. Analise as funcionalidades

Avalie cuidadosamente as funcionalidades oferecidas pelo software. Isso inclui recursos de gerenciamento de casos, automação de documentos legais, calendários de prazos, controle de desempenho da equipe, criação e personalização de workflows e relatórios personalizáveis, correção monetária de valores, análise de faturas de prestadores de serviço, controle de contratos, controle de marcas e patentes, controle de procurações, controles de contingenciamento, evitando valores indevidos na contabilidade empresarial, que afetam mapas sobre a lucratividade das organizações. Certifique-se de que o software atenda não apenas às necessidades atuais, mas também às demandas futuras à medida que o departamento jurídico cresce e evolui.

Algumas das funcionalidades básicas de um software jurídico incluem:

• Gestão de processos: o software deve permitir o cadastro e o acompanhamento de todos os processos do departamento jurídico, incluindo prazos, documentos e tarefas. Busca de publicações em diários oficiais e captura de informações dos sites.

• Inteligência Artificial que auxilia na classificação dos eventos processuais e nos resumos de documentos. Além da identificação dos pedidos em petições, individualizando-os e castrando-os separadamente no sistema, para efeito de análises.

• Gestão do cadastro de pessoas: uma das principais funcionalidades permite o cadastro e o acompanhamento de todas as pessoas ligadas aos processos ou que se relacionam de alguma forma com o departamento jurídico, certificando-se que o sistema auxilia no cumprimento da LGPD.

• Gestão de documentos: inclui o armazenamento, a organização e a consulta de documentos eletrônicos.

• Gestão de prazos: muito importante na rotina dos departamentos, o software deve permitir o controle de prazos e a emissão de alertas, via e-mail e pop-ups em tela.

• Gestão financeira: O software deve oferecer um módulo para gerenciar faturas, emitidas por prestadores de serviço, mormente escritório de advocacia que trabalham para a organização, compatibilizando os valores com as regras previstas em contratos. 

• Workflows: todas as demandas para o departamento ou entre os membros do departamento devem ser feitas no sistema de gestão, por meio de fluxos configurados, com relatórios de acompanhamento e permanência.

Avalie também:

• Acessibilidade: o software jurídico precisa ser acessível a todos os usuários, independentemente do nível de conhecimento técnico.

• Segurança: deve garantir a segurança dos dados dos clientes e do escritório.

• Personalização: o ideal é que o software seja personalizável, ou seja, atenda as necessidades específicas do departamento jurídico.

4. Avalie o preço versus benefícios oferecidos

O preço do produto, embora importante, pois deve se adequar ao orçamento disponível da organização, por si só não pode ser fator de escolha. A análise deve levar em conta os benefícios auferidos e os ganhos de produtividade da equipe, além de uma boa prestação de serviços por parte do fornecedor.

5. Conheça o fornecedor

Antes de definir sua escolha, é importante conhecer o fornecedor do software. Pesquise a reputação da empresa, o histórico de suporte ao cliente e as condições de garantia. Também é importante verificar se o fornecedor oferece treinamento e suporte para ajudar você e o seu time a usar o software.

6. Certifique-se da qualidade do software

Aqui estão algumas dicas extras para escolher um software jurídico:

• Verifique se o produto está atualizado com as últimas tecnologias ou se ficará obsoleto rapidamente, levando à necessidade de troca e perda dos investimentos. Veja se a empresa fornecedora tem um bom histórico nesse quesito, com lançamento periódico de novas versões.

• Verifique se o fornecedor garante as customizações específicas realizadas para a empresa, quando do lançamento de novas versões e peça detalhes de como essas personalizações são mantidas. De preferência especifique em contrato.

• Peça referências: Converse com outros advogados que utilizam o software que você está considerando.

• Peça quantas demonstrações forem necessárias para aclarar todos os pontos e coloque os principais membros da equipe nesse processo, para analisar o atendimento a cada uma das áreas.

• Leia os termos de uso e contrato: Antes de assinar o contrato, leia atentamente os termos de uso e contrato para entender seus direitos e obrigações.

Os diferenciais do Espaider

O Espaider, sistema desenvolvido pela Fácil, é um software de gestão jurídica completo e flexível, que oferece uma série de vantagens para os departamentos jurídicos. Entre os diferenciais do Espaider, podemos destacar:

• Permite a integração com outros sistemas da organização, principalmente os ERPs corporativos.

• Segurança: é um software seguro, que atende aos mais altos padrões de segurança da informação.

• Suporte: o Espaider oferece suporte técnico e treinamento de qualidade, para ajudar você e a sua equipe a usarem o software.

• Intuitivo e fácil de utilizar: o sistema foi desenvolvido com base nas necessidades dos advogados, oferecendo uma interface intuitiva e fácil de usar.

• Atualizado com as mais modernas tecnologias disponíveis.

A escolha de um software para seu departamento jurídico é uma decisão importante, que pode ter um impacto significativo na produtividade, na eficiência e na segurança das operações. Ao considerar os 6 critérios essenciais apresentados neste artigo, sua empresa estará bem preparada para tomar a decisão certa.

Foto: Crédito: Freepik.com

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Publicado em: 05/01/2024