Veja como a CVC, empresa brasileira líder na área de viagem e turismo, ganhou mais visibilidade, controle e eficiência em seus processos e fluxos jurídicos com o Espaider
Com um volume significativo de processos em seu departamento jurídico, especialmente em Juizados Especiais Cíveis (JEC), a CVC – maior operadora de turismo do país -, percebeu há alguns anos a necessidade de otimizar as operações internas para garantir mais agilidade e rapidez em andamentos processuais, além de eficiência no controle de prazos.
Desde 2014, a empresa tem se beneficiado com as funcionalidades do Espaider, especialmente os módulos Contencioso, Requisições e Análises de Faturas. Para a Diretora Executiva de Jurídico e Compliance, Karin Rocha, o software jurídico foi um divisor de águas na organização e visibilidade dos processos jurídicos da empresa. “Eram os processos mais estratégicos e que tínhamos mais dificuldade de controlar e acompanhar. Com o Espaider, olhamos para eles, mapeamos os passos e identificamos o que era recorrente e cíclico. Com essas melhorias conseguimos gerar indicadores, acompanhamento de prazos e volumetria de atividades”, afirma.
Um dos grandes diferenciais apontados pela diretora é a capacidade de personalização, que possibilitou a criação de fluxos específicos, como os de pagamentos judiciais e de requisição de contratos. Esses workflows foram fundamentais para integrar o sistema jurídico com outros aplicativos internos que a empresa já usava. Ela completa: “Com o sistema conseguimos ter base histórica, trazer estatísticas, relatórios e acompanhamentos mais assertivos. Também podemos personalizar toda a capa do processo para a realidade do nosso negócio, que pode envolver diferentes tipos de serviços”.
FATURAS E FLUXO DE PAGAMENTOS
O módulo Análise de Faturas do Espaider foi escolhido pelo departamento jurídico da CVC para resolver problemas de divergências e morosidade nos fechamentos de honorários mensais. “Antes, os fechamentos eram manuais e geravam divergências que precisavam ser verificadas uma a uma, num volume tão intenso de processos judiciais em andamento”, relembra Karin Rocha.
Além do faturamento, outro grande problema eram os pagamentos judiciais. Para se ter uma ideia, até 2020 os pagamentos eram solicitados pelos escritórios parceiros por e-mail e o fluxo de pagamentos envolvia a checagem e aprovação manual. Como resultado, o setor jurídico perdia prazos importantes e tinha pouco controle de volumetria.
Com a automação do Espaider e implantação dos fluxos de pagamento, a empresa pode mapear todas as variáveis e regras, resultando em melhoria no acompanhamento das demandas e no gerenciamento mais assertivo dos prazos de pagamento – tanto judiciais quanto dos honorários – e na melhora no relacionamento com os escritórios parceiros.
“Conseguimos organizar todas as demandas, acompanhar a volumetria, identificar erros, problemas nos fluxos e manter os prazos controlados e em dia.”
Karin Rocha, Diretora Executiva de Jurídico e Compliance da CVC
VANTAGENS DO MÓDULO DE REQUISIÇÕES
Com o módulo Requisições (workflows), a CVC desenhou fluxos personalizados para acompanhamento de contratos de toda a empresa. Tudo isso simplificou o gerenciamento das demandas judiciais de acordo com as reais necessidades da organização.
“Com esse fluxo e controle das etapas, conseguimos ter indicadores como tempo de atendimento, quantidade de contratos recebidos e encerrados, o que foi de suma importância para a eficiência no acompanhamento dos processos judiciais”, revela a Diretora Executiva de Jurídico e Compliance.
IMPACTO NO CONTENCIOSO
O módulo Contencioso do Espaider trouxe melhorias significativas na gestão de casos na CVC. Antes da implementação do software jurídico, os controles eram feitos manualmente, com o uso de planilhas, o que limitava a precisão e a eficiência.
Com a ferramenta jurídica, a empresa ganhou detalhamento dos processos, controle de pedidos e provisões, e integração eficaz com o sistema interno, proporcionando maior segurança e precisão nos fechamentos mensais e auditorias.
INTEGRAÇÕES QUE FAZEM A DIFERENÇA
Por meio de APIs, a equipe de TI da CVC integrou o Espaider com outros sistemas, como a busca por comprovantes, por exemplo. Karin Rocha conta que esta integração feita recentemente conseguiu automatizar este processo específico para otimizar ainda mais a operação jurídica na empresa.
“O jurídico precisa comprovar nos autos do processo todos os pagamentos realizados. Por isso, tínhamos uma pessoa focada nessa atividade. Com a automatização, conseguimos direcionar essa pessoa para atividades mais estratégicas e ganhamos muita eficiência nos prazos de inclusão de comprovantes”,
explica.
O departamento jurídico da CVC está na expectativa por mais uma integração: desta vez, para o lançamento de pagamentos judiciais nos sistemas internos da empresa.
“Pretendemos explorar mais o módulo Minutaria do Espaider para trazer mais eficiência no fluxo de requisição de contratos.”
Karin Rocha, Diretora Executiva de Jurídico e Compliance da CVC
TREINAMENTO E ATUALIZAÇÃO CONTÍNUA
- Com mais de 200 usuários ativos no Espaider, a empresa observou a necessidade
de ter um programa de treinamento e capacitação; - Nos últimos anos, foi criado um manual detalhado dos fluxos de trabalho, que é
atualizado regularmente; - Reuniões mensais e workshops anuais também são realizados para revisar os
workflows e regras de negócios; - Toda essa abordagem mantém a equipe jurídica alinhada e atualizada com as
funcionalidades do sistema, garantindo o máximo de eficiência nos processos jurídicos da organização.
CONHEÇA CVC CORP
A CVC, maior operadora de viagens do país e marca Top of Mind dos brasileiros quando o assunto é viajar, faz parte da CVC Corp. Um dos maiores grupos de viagens do mundo, possui atuação nos segmentos de férias/lazer, corporativo/negócios e educação (intercâmbio cultural no exterior).
A CVC começou as atividades em 1972, na cidade de Santo André, no ABC Paulista. Foi precursora na democratização de viagens de lazer no Brasil, especialmente com a inauguração de lojas em shoppings e centros comerciais. Recentemente, foi uma das franquias chanceladas com o Selo de Excelência em Franchising 2024, na categoria Hotelaria e Turismo.
FONTE: REVISTA GESTÃO JURÍDICA – Edição XII – Ano: 2024
Imagens: Almir Bonfim/Divulgação
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