Entre outras funcionalidades, o escritório paulista Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados utiliza o Espaider para digitalizar fluxos complexos e automatizar tarefas repetitivas
Um escritório de advocacia preparado para os desafios corporativos do futuro. É dessa forma que o FIUS (Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados) inicia a própria apresentação em seu site oficial. Entre as principais inovações adotadas pelo escritório, a tecnologia emerge como uma representante funcional e assertiva.
“O mundo corporativo está em transformação, e os profissionais do Direito ou evoluem para adaptarem-se a essas mudanças, ou, muito em breve, estarão fora do jogo. Uma das bases dessa transformação é o uso adequado da tecnologia, seja para sermos mais eficazes, seja para inovar”, afirma Camila Somadossi, sócia responsável pelas áreas de Legal Operations e Controladoria Jurídica do FIUS.
Ao todo, 260 profissionais espalhados entre as cidades paulistas de Campinas, São Paulo, Ribeirão Preto e São José dos Campos utilizam o Espaider para gerenciar fluxos, finanças e outras demandas. No dia a dia do escritório, o software jurídico da Fácil é um facilitador da rotina agitada, que exige atenção, organização e segurança.
“Buscávamos um sistema que inicialmente tivesse toda parte jurídica integrada ao financeiro, mas que acima de tudo admitisse parametrizações.”
Camila Somadossi, sócia responsável pelas áreas de Legal Operations e Controladoria Jurídica do Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados
O CRESCIMENTO EXIGIU MUDANÇAS
Camila Somadossi reforça que, apesar de processos bem definidos já fazerem parte da rotina antes da adoção do Espaider, em 2019, a equipe sentiu a necessidade de organizar melhor as demandas internas, devido ao crescimento exponencial pelo qual passava. Assim, foi preciso adotar algumas mudanças para seguir prestando serviços com qualidade.
“Tivemos um grande cuidado em redesenhar muitos desses processos para evitar levar velhos vícios para um sistema novo. Para isso, estabelecemos internamente um Escritório de Projetos e um Comitê de Implantação, essencial para coletar as necessidades e ideias de cada departamento”, ressalta.
De acordo com ela, a escolha pelo Espaider se deu pela necessidade de garantir cada vez mais eficácia nos serviços: “Buscávamos um sistema que inicialmente tivesse toda parte jurídica integrada ao financeiro, mas que acima de tudo admitisse parametrizações que permitissem ao FIUS estar preparado para inovar”.
DIGITALIZAÇÃO DE FLUXOS DE TRABALHO (WORKFLOWS)
Convenientemente, o escritório utiliza os módulos Pessoas, Contencioso, Consultivo, Contratos, Requisições, Time-Sheet e Financeiro. A head de Legal Ops do Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados, Patricia Forster, destaca que o fluxo de trabalho por requisições e as automações são vantagens percebidas a partir do uso da ferramenta de forma rotineira.
A profissional explica: “um dos principais benefícios do Espaider é a existência do módulo de Requisições, que nos possibilitou digitalizar todo nosso fluxo de trabalho, trazendo maior segurança institucional, já que todas as atividades são registradas no software. Além disso, a automação de tarefas repetitivas e administrativas libera tempo dos nossos advogados para se concentrarem em atividades mais complexas e estratégicas.”
Além disso, ainda segundo ela, a centralização de dados em uma plataforma digital facilita o acesso rápido às informações, promovendo uma tomada de decisão mais ágil, e uso contínuo de análise e gestão de dados no dia a dia. “Em resumo, o uso do Espaider tem sido fundamental para dar mais controle e aprimorar nossas operações, melhorar nossa produtividade e a experiência dos nossos clientes”, pontua.
260 profissionais espalhados entre as cidades paulistas de Campinas, São Paulo, Ribeirão Preto e São José dos Campos utilizam o Espaider para gerenciar fluxos, finanças e outras demandas.
REQUISIÇÕES
“Na área de projetos, pudemos desenvolver uma série de automações e de fluxos muito bem amarrados dentro do escritório e, com isso, temos conseguido ganhar muito tempo nas nossas rotinas diárias”, avalia Patricia.
O módulo Requisições do Espaider promove controle e gerenciamento de demandas judiciais ou administrativas com fluxos simples ou complexos, totalmente configuráveis de acordo com a necessidade da organização. Importante ressaltar que fluxos complexos podem ter diferentes níveis de aprovação e alçada de valores.
VALE DESTACAR OUTROS BENEFÍCIOS:
- Anexação de documentos durante as etapas do fluxo.
- Modelos padronizados de documentos, conforme a necessidade do cliente.
- SLA (Acordo de Nível de Serviço) de atendimento.
- Emissão de alerta para novas requisições (workflows).
- Aprovação simplificada por e-mail a partir de um link enviado pelo sistema.
CONHEÇA FINOCCHIO & USTRA
A história do Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados começou em 2002 com o objetivo de ser um escritório de advocacia referência em serviços jurídicos, preparado para os desafios do mundo corporativo. Hoje, o FIUS é uma organização full service admirada e respeitada no Brasil e no exterior. Não à toa, desde 2014, aparece entre os escritórios mais admirados na lista do Programa Análise Advocacia, o maior e mais relevante levantamento realizado do mercado jurídico brasileiro.
Entre os diferenciais da equipe que atua junto ao FIUS, Camila faz questão de destacar que as pessoas são fundamentais para o sucesso do negócio. “Temos focado muito em desenvolvimento de planos de carreira individualizados dos nossos profissionais, além de treinamento em soft skills, visando sempre a uma melhor
produtividade e harmonia nos relacionamentos interpessoais”. Outro destaque é o modelo de trabalho híbrido, que garante liberdade para os profissionais atuarem à distância.
O cliente também é um ponto focal da cultura do escritório. “Hoje se fala muito em customer centricity e customer experience, entretanto, no FIUS esses conceitos já estão incorporados desde a nossa constituição. Logicamente que, na prática, temos diversas iniciativas estratégicas que garantem a aplicação e evolução desses conceitos, mas certamente esse é um grande diferencial”, finaliza.
FONTE: REVISTA GESTÃO JURÍDICA – Edição XII – Ano: 2024
Imagens: Marília Gonçalves
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