Gestão de documentos

Tecnologia que transforma: contratos com mais agilidade e precisão

No universo jurídico, tempo e precisão são elementos cruciais. Profissionais do Direito, departamentos jurídicos e equipes de compliance enfrentam diariamente o desafio de produzir contratos que sejam claros, objetivos e juridicamente seguros. No entanto, a elaboração manual desses documentos ainda consome um tempo precioso, muitas vezes gerando custos operacionais elevados e atrasos nos processos.

É nesse cenário que os softwares jurídicos que possuem editores integrados para elaboração de contratos e outros documentos surgem como aliados estratégicos. Eles trazem automação para um processo repetitivo e detalhista do Direito: a confecção de contratos.

Com funcionalidades que otimizam cada etapa, esses sistemas prometem revolucionar a forma como os profissionais elaboram, analisam e gerenciam contratos, transformando horas de trabalho em minutos. Neste artigo, vamos explorar a importância da automação, como esses softwares jurídicos reduzem o tempo da confecção de contratos e os benefícios que essas ferramentas proporcionam para a criação de documentos concisos e eficazes.

A automação na elaboração de contratos: por que é indispensável?

A automação não é mais uma tendência no setor jurídico; é uma necessidade. Quando se fala na elaboração de contratos, a automação não apenas reduz o tempo necessário para criar documentos, mas também garante maior precisão e consistência. Isso ocorre porque softwares jurídicos modernos integram modelos padronizados, inteligência artificial (IA) e bancos de dados personalizados, eliminando a necessidade de começar cada contrato do zero.

Mesmo para um advogado experiente, redigir um contrato de prestação de serviços pode demandar bastante tempo e atenção aos detalhes. Com um software jurídico que auxilia essa tarefa, essas etapas se tornam mais ágeis e precisas. O contrato pode ser gerado em poucos minutos, com informações personalizadas, juridicamente seguras e de acordo com as normativas aplicáveis.

Como alguns softwares jurídicos reduzem o tempo da confecção de contratos

Alguns softwares jurídicos otimizam a confecção de contratos por meio de funcionalidades como:

1. Modelos prontos e personalizáveis

Os sistemas oferecem templates pré-configurados para os tipos mais comuns de contratos, como NDAs (acordos de confidencialidade), contratos de trabalho, contratos de prestação de serviços e termos de uso. Esses modelos podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas do cliente ou da empresa, garantindo flexibilidade e agilidade.

2. Inserção automática de dados

Com a integração de bancos de dados, informações do cliente ou da empresa podem ser inseridas automaticamente nos contratos, reduzindo erros e economizando tempo. Por exemplo, ao redigir um contrato para um fornecedor ou cliente já cadastrados no sistema, ou aditivos subsequentes a esses contratos, o software pode preencher automaticamente os dados do CNPJ, endereço e outras informações relevantes.

3. Inteligência artificial para análise e sugestão de cláusulas

Alguns sistemas utilizam IA para auxiliar na elaboração do contrato. A tecnologia pode sugerir cláusulas específicas com base no tipo de contrato ou setor de atuação. Além disso, a IA pode revisar o conteúdo enquanto é elaborado, garantindo que o contrato seja robusto e completo desde o início. A funcionalidade pode entrar em ação também ao validar minutas elaboradas ou alteradas pela outra parte, para garantir que as cláusulas essenciais definidas pela organização estão presentes.

4. Colaboração em tempo real

Em escritórios ou empresas com equipes distribuídas, a colaboração em tempo real é fundamental. Softwares jurídicos permitem que várias pessoas trabalhem no mesmo contrato simultaneamente, eliminando a necessidade de trocas intermináveis de e-mails.

5. Fluxos de aprovação automáticos garantem compliance

A organização pode definir fluxos de aprovação de acordo com alçadas, tipo do contrato, existência ou não de cláusulas específicas ou outros parâmetros, e o sistema entra em ação para garantir que as regras de aprovação previamente definidas sejam corretamente seguidas.

Benefícios de um contrato conciso e bem elaborado

Um contrato bem elaborado não é apenas um documento jurídico; é uma ferramenta que protege os interesses de todas as partes envolvidas e facilita a execução do acordo. 

Softwares jurídicos que contam com ferramentas para elaboração de minutas contratuais ajudam a criar documentos que são:

1. Claros e objetivos

A clareza é essencial para evitar ambiguidades que possam levar a disputas futuras. Com os ganhos proporcionados por um software jurídico, o advogado ganha tempo e pode focar em estruturar o texto de maneira clara e objetiva, utilizando linguagem acessível sem comprometer a precisão jurídica.

2. Padronizados

A padronização garante que todos os contratos sigam um mesmo formato e estilo, o que é especialmente útil em empresas que precisam elaborar documentos em larga escala. Essa uniformidade transmite profissionalismo e facilita a revisão.

3. Personalizados

Apesar da padronização, a personalização é igualmente importante. Alguns softwares permitem adaptar cláusulas para atender às especificidades de cada cliente ou situação, equilibrando eficiência com individualização.

4. Rápidos e eficientes

A redução de tempo é um grande benefício da automação. Com um software jurídico, contratos que antes levavam horas para serem redigidos agora podem ser finalizados em minutos, sem perda de qualidade.

5. Aderente às regras da organização

A utilização de um software que conta com IA para validação das cláusulas e com workflows  personalizados garantem compliance às políticas contratuais da organização.

Impacto da automação na prática jurídica

A adoção de softwares jurídicos está transformando a prática jurídica de diversas maneiras. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos relatam benefícios significativos, como:

Redução de custos operacionais: com a automação, menos tempo é gasto em tarefas manuais, permitindo que as equipes se concentrem em atividades estratégicas.

Aumento da produtividade: profissionais conseguem lidar com um volume maior de contratos em menos tempo.

Melhoria na qualidade dos documentos: a automação reduz erros e inconsistências, resultando em contratos mais precisos e juridicamente seguros.

A tecnologia como parceira do Direito

Os softwares jurídicos estão redefinindo a maneira como contratos são elaborados, trazendo agilidade, precisão e eficiência para o setor jurídico. Ao adotar essas ferramentas, profissionais do Direito conseguem não apenas otimizar seus processos, mas também entregar mais valor para seus clientes e parceiros.

Se sua empresa ou escritório ainda não utiliza um software jurídico, agora é o momento de considerar essa transformação. Afinal, o tempo que você economiza pode ser investido em estratégias que realmente fazem a diferença. Elabore contratos e aditivos em minutos e descubra como a tecnologia pode ser a sua maior aliada na prática jurídica.

Fale com a Fácil, conheça nosso software jurídico e veja como ele pode transformar a forma como você elabora contratos!

Crédito da imagem: freepik.com

Diferenciais do Espaider

Conheça todos os diferenciais de acordo com o segmento

Departamentos Jurídicos

Contencioso, Consultivo, Contratos, Workflow, Societário, Propriedade Intelectual, GED, dentre outros.

Escritórios
Versão Completa

Contencioso, GED, Time-Sheet, Financeiro, Contabilidade, Contratos, Propriedade Intelectual, Recuperação de Crédito, dentre outros.

Escritórios
Versão Essencial

Contencioso, incluindo robôs de monitoramento processual, com alguns controles financeiros e ótimo custo/benefício.

Política de Privacidade

A Fácil Informática Ltda. respeita a privacidade de seus clientes e potenciais clientes, utilizadores ou interessados em seus produtos e serviços em conformidade com as normas e princípios legais brasileiros.

A Fácil reconhece a importância de proteger informações recolhidas que estejam em seu poder.

Esta política descreve como e quais dados pessoais são coletados e tratados, além dos direitos dos titulares nos sistemas internos e que a Fácil é controladora.

As políticas complementares adequadas à produtos, serviços e site, haja vista a necessidade diferenciada de informações a serem coletadas, podem ser aplicadas e serão apresentadas conforme o uso, se aplicável.
A política pode ser visualizada em versão PDF através deste link.

APLICAÇÃO
A política atende sistemas em que a Fácil é controladora dos dados, de acesso público ou interno, como:

• TRM
• Facilcorp
• Gestão RH
• Site facil.com.br

Sendo aplicável para clientes ativos, clientes inativos, prospectos, usuários dos sistemas e candidatos a vagas de empregos, considerando a coleta destes dados em território brasileiro.

A política não se aplica em relação aos dados coletados e armazenados por produtos comercializados pela Fácil e utilizados por seus clientes. Nestes casos, o controlador dos dados é o cliente e a Fácil caracteriza o papel de operadora dos dados nestes casos.

Os dados coletados de colaboradores e terceirizados são tratados em contratos próprios, com cláusulas de privacidade direcionados, para cumprimento das funções exercidas de acordo com o legítimo interesse.

Os dados pessoais podem ser coletados quando os clientes, prospectos, colaboradores e fornecedores:

• Firmam um contrato de prestação de serviços com a Fácil;
• Firmam um contrato de relação empregatícia com a Fácil;
• Solicitam e negociam a contratação de uma nova funcionalidade do Sistema Espaider;
• Realizam ou solicitam contato comercial;
• Enviam dados relacionados a candidatura de vagas de emprego.

DADOS COLETADOS PELA FÁCIL E PARA QUAIS FINALIDADES

A coleta de dados pessoais e qualquer tratamento a ser realizado é justificado a partir de uma ou mais finalidades legítimas. O tratamento é reduzido de modo a ser mitigado qualquer uso de pretexto injustificado ou ilegítimo.

Alguns exemplos são: nome, endereço, e-mail, telefone celular e outros assemelhados.

Finalidades para as quais os dados pessoais são utilizados:

• Contato por e-mail para esclarecimento de dúvidas, envio de avisos, informativos, detalhes de negociações, configurações feitas em sistemas dos clientes, agendamento de reuniões, etc.;
• Contato por telefone para urgências, dúvidas, atendimentos, agendamento de reuniões, etc.;
• Para retornar ao interessado e responder eventuais dúvidas, estabelecer eventual negociação de seus produtos e serviços, emitir e enviar propostas e outros documentos com conteúdos a respeito de seus produtos e serviços;
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário;
• Cadastro nos sistemas internos e de gestão da Fácil;
• Pagamento de salário e contratação de benefícios aos colaboradores;
• Colaboração ou cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Envio de informativos Cutting Edge para as pessoas classificadas como clientes e elegíveis para receber o comunicativo interno uma vez ao mês;
• Marketing, prospecção, pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• De candidatos a emprego. Nesses casos as informações podem ser compartilhadas com empresas que prestam o serviço de recrutamento e seleção para a Fácil.

A Fácil oferece aos clientes, e potenciais clientes, a opção de receber e-mails promocionais da Fácil. Os usuários poderão recusar essas comunicações. As instruções para o cancelamento de recebimento de e-mails promocionais da Fácil são fornecidas nas mesmas comunicações.

As atividades descritas nesta política se aplicam ao tratamento dos seus dados pessoais no Brasil e estão sujeitas às leis locais aplicáveis, com destaque para a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou “LGPD”) a partir de sua entrada em vigor e em conformidade com sua versão mais recente, inclusive adequando-se a qualquer futura alteração.

DADOS DE NAVEGAÇÃO E DO DISPOSITIVO

Informações técnicas adicionais podem ser coletadas, sendo:

• Endereço IP do dispositivo utilizado para acessar os serviços ou produtos
• Dados técnicos e atributos do dispositivo, como informações de URL, navegador, modelo e sistema operacional
• Cookies

Finalidades
• Geração de estatísticas, estudos, pesquisas e levantamentos pertinentes às atividades e comportamento no uso dos produtos ou serviços.
• Exercício regular de direitos da Fácil, inclusive apresentando documentos em processos judiciais e administrativos, se necessário.
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

DADOS DE MENORES DE IDADE

A Fácil assegura que o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes segue rigorosamente as disposições legais, conforme estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Nesse sentido, todas as operações envolvendo dados desses grupos etários obedecem às mesmas diretrizes aplicadas aos demais titulares, incluindo a obtenção de autorização parental conforme exigido pela LGPD. Os procedimentos adotados pela empresa garantem a segurança e a privacidade dos dados, com constante revisão e ajustes conforme necessários para manter a conformidade legal e aprimorar as práticas de proteção de dados.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Fácil poderá compartilhar os dados pessoais caso solicitado ou previamente autorizado pelos titulares dos dados pessoais.

O compartilhamento dos dados também poderá ser feito com terceiros parceiros e com autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. Sempre que efetuado, o compartilhamento de dados será realizado dentro dos limites e propósitos dos negócios da Fácil e de acordo com o que autoriza a legislação aplicável.

O compartilhamento de dados pode ser feito para atingir as seguintes finalidades:
• Pesquisas de mercado, de opinião e promoção dos produtos e serviços da Fácil;
• Envio de avisos por e-mail a respeito de instabilidades nos serviços da Fácil;
• Exercício regular de direitos da Fácil;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Cumprimento de ordem judicial, de autoridade competente ou de órgão fiscalizador;
• Contratação de benefícios aos colaboradores.

DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Como titular dos dados pessoais, existem direitos que podem e devem ser aplicados em relação ao tratamento e armazenamento de dados pelo controlador, conforme determinado pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Considerações:

• O titular dos dados pode solicitar à Fácil quais dados seus são armazenados por ela;
• Caso o titular de dados identifique que algum dos seus dados pessoais está incorreto, deve solicitar a correção à Fácil.
• Caso o titular de dados identifique que existem dados pessoais seus sendo tratados de forma desnecessária, em excesso ou em desconformidade com as legislações pertinentes (LGPD), deve solicitar à Fácil a regularização da situação.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil informações para constatar se houve compartilhamento de dados pessoais com outras empresas/pessoas/aplicações e se sim, quais.
• O titular de dados pode solicitar à Fácil a eliminação dos dados, desde que constatado a não existência de risco legal e não haja legítimo interesse para tratamento.

A Fácil poderá solicitar informações adicionais que comprovar a veracidade do titular a da solicitação encaminhada. Além disso, deve ser efetivamente constatado, após verificação interna, o excesso, a falta de necessidade ou a desconformidade com a lei para atendimento das demais solicitações.

A Fácil fornece através de seus sistemas funcionalidades e meios pelos quais os controladores de dados possam cumprir com seus objetivos e obrigações relativas aos titulares de dados pessoais. Estas soluções incluem a possibilidade de configuração da indicação e identificação de dados pessoais, emissão de relatório de impacto, configuração de privacidade, configuração de controle de acesso, aplicação de criptografia em repouso, controle de aceite de política de privacidade e cookies, confirmação do tratamento de dados e aplicação de funções de alteração, anonimização ou exclusão de dados solicitados.

TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Para proporcionar funcionalidades avançadas, tais como resumos de documentos via ferramentas de Inteligência Artificial (IA) e reconhecimento de texto em imagens (OCR), é possível que dados pessoais sejam processados internacionalmente.

A Fácil observa todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, incluindo requerimentos de parceiros ou fornecedores escolhidos. São adotadas práticas em segurança e privacidade para garantir a integridade e confidencialidade dos dados pessoais de nossos usuários.

Nossas medidas técnicas e organizacionais foram implementadas para proteger as informações, proporcionando proteção e segurança contra acessos não autorizados.

REGISTRO DE ATIVIDADES

A Fácil registra as ações que usuário realizam nos sistemas armazenando enquanto viável, informações que podem conter: endereço IP, acesso e ações realizadas no sistema disponibilizado, data e hora da ação realizada e informações sobre o dispositivo utilizado, tais como a versão de sistema operacional, navegador e geolocalização.

Também podem ser utilizas tecnologias, próprias ou de terceiros, de monitoramento das atividades realizadas enquanto são acessados sites e/ou blogs, tais como cookies e ferramentas de analytics.

Estes registros possuem como finalidade a melhora da experiência do usuário e para própria proteção dos dados tratados.

Cookies
A Fácil efetua o uso de cookies essenciais para o funcionamento de suas soluções, que servem para identificação e auxiliar em configurações de preferências de uso.

O bloqueio dos cookies pode limitar ou até mesmo impedir o uso das soluções fornecidas. Caso sejam desativados os cookies, ainda será possível navegar nos sites e nos blogs, mas partes das páginas poderão deixar de funcionar.

Ferramentas de analytics
Ferramentas podem coletar informações como da forma de visita e uso de um site, incluindo quais páginas e quando são visitadas tais páginas, além de outros sites que foram visitados antes, entre outras.

PRÁTICAS DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A Fácil aplica medidas razoáveis para proteger as informações que os titulares compartilham com ela, que incluem, sem limitação, a implementação de processos, de equipamentos e de software, para evitar acessos e divulgação não autorizados dessas informações.

Seguem abaixo algumas das medidas de segurança adotadas pela Fácil

• Criptografia para dados em repouso, em trânsito e em uso, para garantir a integridade das informações;
• Monitoramento contínuo do ambiente;
• Análises e testes contínuos de segurança da informação;
• Auditorias periódicas;
• Controle de acesso;
• Segregação de funções;
• Políticas de backups e contingência.

Além disso, a Fácil possui certificações internacionais que demonstram o compromisso da organização em relação à segurança da informação e privacidade:
• ISO 27001
• ISAE 3402 Tipo II

RETENÇÃO E EXCLUSÃO DOS DADOS PESSOAIS

Quando aplicável ou necessário, os dados pessoais podem ficar armazenados por um período adicional para fins de auditoria, cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, para o exercício regular de direitos da Fácil ou também pelo prazo necessário de acordo com a base legal que justifique a retenção dos dados.

ALTERAÇÕES NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

As políticas de privacidade são aplicáveis a partir das suas últimas revisões.
Qualquer política poderá ser alterada, sem prévio aviso, e sua nova versão será publicada.
Recomendamos contato com a Fácil para obtenção da última versão adotada ou verificação através do link de acesso disponibilizado.

FALE CONOSCO

Após a leitura desta Política de Privacidade, caso o titular de dados tenha dúvidas ou precise contatar a Fácil sobre assuntos envolvendo os dados pessoais, o contato deve ser realizado pelos canais abaixo:

Assunto: Segurança da Informação
Endereço: Rua João Pessoa, 129 – Blumenau/SC – CEP: 89012-472 – Matriz Blumenau/SC
Central de relacionamento: +55 (47) 3328-2929
E-mail: encarregadodedados@facil.com.br
Responsável: Departamento de Segurança da Informação

• Versão 2 – 14/05/2024