Realizar a gestão de contratos e pagamentos de terceiros é uma atividade essencial para a saúde financeira e operacional das empresas, sendo uma demanda comum aos departamentos jurídicos. Mais do que efetuar transações bancárias, essa é uma função estratégica que exige transparência e rigor.
Neste artigo, vamos destacar a importância do controle de pagamento de terceiros nos departamentos jurídicos e como ele pode ser realizado de forma segura com o apoio de um software jurídico.
Qual o objetivo do controle de pagamento de terceiros em departamentos jurídicos?
Nos departamentos jurídicos, ter controle sobre o pagamento de terceiros é essencial e contribui para a prevenção de inconsistências, atrasos e outros possíveis problemas administrativos. Isso pode ser feito com a ajuda de um software, que proporciona algumas vantagens:
Garantir a transparência
A gestão de pagamentos envolve o registro de documentos relacionados às transações de terceiros, facilitando a identificação de cada pagamento (origem, destino, valor e justificativa). Isso minimiza a possibilidade de fraudes, estabelece um padrão confiável e cria um histórico completo, além de atender às normas de compliance, evitando possíveis questionamentos legais.
Realizar gestão de riscos
Ao implementar processos robustos de verificação e aprovação, um sistema de controle de pagamentos colabora para mitigar riscos financeiros, legais e reputacionais associados a pagamentos equivocados ou não autorizados. Dessa forma, cria barreiras contra potenciais irregularidades ou erros, protegendo não apenas a saúde financeira da empresa, mas também sua imagem, credibilidade e posicionamento no mercado.
Análise de Faturas: controle e segurança para empresas
O Espaider, da Fácil, conta com a funcionalidade Análise de Faturas, que gerencia e controla os valores cobrados por escritórios terceiros, contratados pela empresa. Ela representa um processo estratégico, envolvendo procedimentos para garantir precisão, transparência e conformidade de transações financeiras.
A rotina da Análise de Faturas envolve uma abordagem ampla, que compreende o recebimento das faturas, sua validação e o processamento final do pagamento por meio de uma metodologia de verificação eficiente.
Dessa forma, ao implementar uma ferramenta como o Espaider, a organização obtém mais controle e segurança financeira a partir da análise detalhada dos serviços contratados, compatibilidade com termos contratuais e cumprimento de valores previamente acordados.
Para auxiliar nas demandas diárias do departamento jurídico, essa solução atua no confrontamento das informações das faturas enviadas pelos escritórios com as contra faturas geradas automaticamente no software, respeitando as particularidades definidas no contrato firmado entre as partes.
Com a Análise de Faturas do Espaider, as cobranças passam por etapas essenciais de validação:
– Aprovação do pagamento, quando todos os requisitos são atendidos;
– Geração de contra faturas, caso seja encontrada alguma inconsistência;
– Envio para pagamento ou rejeição da fatura;
Considerando o objetivo de prevenir riscos, evitar pagamentos indevidos e estabelecer padrões consistentes de análise de faturas, as empresas que investem em ferramentas tecnológicas para fazer o controle de pagamento de terceiros garantem mais precisão e confiabilidade.
Assim, a implementação de sistemas integrados, a definição de cláusulas contratuais claras e a realização de auditorias periódicas são medidas que contribuem para o aprimoramento da gestão financeira, fortalecem as relações com profissionais e escritórios de advocacia parceiros e garantem, ainda, conformidade legal.
Componentes essenciais do controle de pagamentos
Empresas que lidam com pagamentos de terceiros devem realizar um processo rigoroso de cadastramento e qualificação dos prestadores de serviço antes de fazerem qualquer transação financeira.
Esse processo deve incluir:
– Avaliação de capacidade técnica e operacional;
– Verificação de documentos fiscais e legais;
– Análise de certidões negativas;
– Comprovação de regularidade fiscal;
– Levantamento de antecedentes e reputação.
Além disso, é essencial definir uma estrutura para o controle adequado dos pagamentos, contemplando a aprovação inicial pelo departamento jurídico, a validação jurídica dos aspectos contratuais e a aprovação financeira. Também é indispensável garantir o cumprimento de legislações fiscais e tributárias, regulamentações específicas e normas contábeis.
Nos departamentos jurídicos, toda a documentação relacionada a pagamentos deve ser armazenada de forma segura e protegida contra alterações não autorizadas. Processos complexos, múltiplos fornecedores e diferentes modalidades de contratação são alguns desafios, mas que podem ser superados com alto grau de confiabilidade. Vale ressaltar, ainda, que a padronização de processos representa um diferencial e demonstra que a organização atua em total conformidade com a legislação vigente.
O software jurídico Espaider possibilita o total controle de pagamento de terceiros em departamentos jurídicos, colaborando para a mitigação de problemas com segurança. Seu uso, somado ao estabelecimento de processos estruturados, compliance rigoroso e gestão eficiente, transforma o controle de pagamentos em um diferencial competitivo, melhorando não apenas as operações, como também a reputação do negócio.
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