Resumo: A eficiência jurídica evolui quando departamentos jurídicos combinam tecnologia, governança e padronização de processos para transformar sua atuação operacional em estratégica. A estruturação de fluxos, a centralização de informações e o uso de soluções tecnológicas aumentam a produtividade, reduzem prazos e melhoram a rastreabilidade das atividades. Esse movimento fortalece o papel do jurídico como área estratégica e parceira do negócio, contribuindo para ganhos operacionais e maior geração de valor para a organização.
A busca por maior eficiência operacional e agilidade nos processos tem impulsionado empresas a revisarem seus modelos de gestão e adotarem soluções tecnológicas capazes de gerar ganhos mensuráveis. Esse movimento também alcança áreas de apoio, como departamentos jurídicos, tradicionalmente associados a processos mais complexos e burocráticos.
Um exemplo dessa transformação é o case da Sonepar no Brasil, que conquistou o 3º lugar no Concurso Agiliza ao apresentar resultados expressivos em produtividade, governança e eficiência operacional. A iniciativa demonstrou como a estruturação de processos, aliada ao uso da tecnologia, contribuiu para ampliar a capacidade operacional do departamento jurídico, gerar ganhos financeiros e consolidar uma atuação mais estratégica da área dentro da organização.
O Concurso Agiliza e o desafio das áreas de apoio
O Concurso Agiliza foi criado pela Sonepar no Brasil há cerca de quatro anos com o objetivo de incentivar os departamentos da empresa a desafiar os modelos de trabalho existentes, apresentar soluções inovadoras e contribuir de forma mais ativa para a eficiência das operações no dia a dia.
O programa estabelece critérios de avaliação, como ganhos de produtividade, impacto econômico, melhoria dos fluxos operacionais e sustentabilidade dos resultados ao longo do tempo. Além disso, a iniciativa busca incentivar a participação dos colaboradores por meio de reconhecimento e premiações.
Nesse contexto, a participação de áreas de apoio, como o departamento jurídico, representa um grande desafio, já que sua atuação não está diretamente vinculada à geração de receita. Demonstrar impacto operacional, eficiência e contribuição estratégica exige mudanças estruturais nos processos e forte alinhamento com as demandas do negócio. Ao longo das edições do concurso, foi possível verificar que as áreas de suporte também podem gerar resultados mensuráveis e contribuir diretamente para a eficiência organizacional.
Estruturação de processos e padronização de critérios
O ponto de partida do projeto foi a identificação de gargalos operacionais e oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho do departamento jurídico. Entre os principais desafios estavam o alto índice de demandas urgentes, processos burocráticos, ausência de padronização nas análises contratuais e falta de critérios uniformes para avaliação de riscos.
Para superar esses desafios, o departamento jurídico estruturou bases sólidas de governança, com a criação de um repositório unificado de cláusulas contratuais e o desenvolvimento de uma matriz corporativa de riscos validada pelo comitê executivo. A iniciativa permitiu estabelecer critérios claros para tomada de decisão, reduzir discussões repetitivas e garantir maior previsibilidade nas análises do departamento.
Antes, muitas tramitações contratuais ocorriam por e-mail, o que trazia riscos relacionados à confidencialidade, rastreabilidade e controle de acesso. Com a centralização das demandas em uma ferramenta estruturada, o departamento jurídico da Sonepar no Brasil, passou a garantir maior proteção dos dados, evitar o compartilhamento indevido de informações e assegurar que apenas as pessoas autorizadas tivessem acesso ao conteúdo. Esse avanço reforçou não apenas a eficiência operacional, mas também a confiabilidade e a consistência da gestão jurídica, permitindo que a equipe focasse na análise jurídica e na mitigação de riscos.
A padronização também contribuiu para uniformizar a atuação do time jurídico, independentemente do profissional responsável pela demanda, assegurando consistência técnica e alinhamento com as diretrizes da empresa.
Tecnologia como pilar da eficiência jurídica
A eficiência operacional do departamento jurídico foi impulsionada pelo uso de um software jurídico que contribuiu para a organização das informações, a rastreabilidade dos processos e a automação de atividades operacionais. A solução passou a atuar como uma plataforma de gestão e governança jurídica, apoiando a padronização dos fluxos e o controle das demandas.
Com o apoio da tecnologia, o departamento jurídico passou a ter maior visibilidade sobre as solicitações, registro mais estruturado das decisões técnicas, histórico de negociações e acompanhamento de SLA. A rastreabilidade das atividades trouxe mais transparência para as áreas internas, reduziu incertezas sobre o andamento das demandas e fortaleceu a relação entre o jurídico e os demais departamentos.
A automação de processos contratuais também apresentou grande avanço. A criação de minutas padronizadas possibilitou a emissão automática de documentos em situações específicas, reduzindo prazos e liberando o time jurídico para atuar em demandas estratégicas e de maior complexidade.
Ganhos operacionais e aumento de produtividade
Os resultados obtidos demonstraram ganhos significativos na capacidade operacional do departamento jurídico da Sonepar no Brasil. A área passou a sustentar volumes superiores a 600 contratos mensais com a mesma equipe que anteriormente atendia aproximadamente 300 contratos.
A organização dos fluxos e a definição de prioridades também contribuíram para a redução do tempo de resposta das demandas. Alguns processos que antes levavam quatro dias úteis para serem analisados passaram a ser avaliados em até oito horas, permitindo maior agilidade no atendimento e melhorando a experiência das áreas internas.
Além disso, a estruturação das requisições garantiu que as solicitações chegassem ao jurídico com informações mais completas, reduzindo retrabalho e aumentando a qualidade das análises. A criação de filtros iniciais de atendimento possibilitou direcionamento mais eficiente das demandas e melhor gestão do tempo da equipe.
Com fluxos estruturados e definidos, aliados à integração com serviços de assinatura digital, ao controle de prazos e à centralização das informações em uma única plataforma, permitiu maior organização, rastreabilidade e previsibilidade das demandas. Esse modelo garantiu que todos os envolvidos recebessem alertas, atuassem dentro de fluxos controlados e contribuíssem diretamente para o aumento da eficiência e para o sucesso do projeto.
Preservação do conhecimento e governança jurídica
A preservação do conhecimento organizacional também passou a ser um elemento estratégico do projeto. Com o auxílio de um sistema de gestão eletrônica de documentos, o departamento conseguiu registrar pareceres jurídicos, decisões técnicas e histórico de negociações, garantindo a continuidade das operações mesmo diante de mudanças no time.
A iniciativa também contribuiu para fortalecer a governança corporativa, com a definição clara de responsabilidades, fluxos de aprovação e critérios de risco. Esse modelo permitiu maior controle das operações, redução de inconsistências e aumento da segurança jurídica.
A padronização de processos e documentos, aliada à rastreabilidade das informações, trouxe maior previsibilidade para a operação e possibilitou decisões mais rápidas e assertivas.
Impacto estratégico do jurídico na operação
O departamento jurídico da Sonepar no Brasil passou a assumir um papel mais estratégico dentro da organização. Com a redução das atividades operacionais repetitivas, a equipe passou a dedicar mais tempo em análises consultivas, negociações complexas e iniciativas voltadas à mitigação de riscos.
A melhoria dos processos também contribuiu para a identificação de oportunidades de ganho financeiro em outras áreas da empresa, demonstrando impacto direto nos resultados do negócio. Essa mudança reposicionou o jurídico de uma área predominantemente operacional para um agente ativo na geração de valor e suporte às decisões estratégicas do negócio.
Mudança de cultura e engajamento do time
A condução do projeto envolveu forte engajamento da equipe jurídica e colaboração com outras áreas da empresa. O entendimento do propósito da iniciativa e a participação ativa dos colaboradores no desenvolvimento das melhorias foram fatores determinantes para o sucesso do projeto.
Todo esse processo também contribuiu para a mudança da cultura organizacional, promovendo maior alinhamento entre jurídico e operação e incentivando uma atuação mais colaborativa e orientada a resultados.
A conquista do 3º lugar no Concurso Agiliza representou o reconhecimento do trabalho desenvolvido e reforçou o valor do jurídico como parceiro estratégico de toda a empresa.
Eficiência jurídica aplicável a diferentes realidades
A base conceitual do projeto, estruturada em governança, padronização e uso da tecnologia, permite sua replicação em outras unidades e organizações. Embora cada empresa possua critérios próprios de risco e particularidades operacionais, a metodologia adotada demonstra que a integração entre pessoas, processos e tecnologia é fundamental para alcançar eficiência.
O modelo desenvolvido no Brasil está sendo base para a implementação na operação Juridica de outros países onde a Sonepar no Brasil opera , evidenciando sua capacidade de adaptação a diferentes estruturas, lideranças e contextos contratuais, sem comprometer a consistência dos processos e dos critérios de governança.
A experiência também demonstra a importância da organização de dados e da definição de indicadores de desempenho, permitindo mensurar resultados, acompanhar a produtividade e orientar a evolução contínua das operações.
Tecnologia e processo como pilares da eficiência jurídica
O case da Sonepar no Brasil reforça que a eficiência jurídica não depende apenas da adoção de ferramentas tecnológicas, mas da combinação entre processos estruturados, governança e cultura orientada à melhoria contínua.
Ao integrar tecnologia, padronização e gestão estratégica, o departamento jurídico deixou de operar de forma reativa para atuar com mais eficiência, governança e geração de valor para a organização.
A experiência demonstra que a transformação digital do jurídico não é apenas uma modernização operacional, mas um movimento estratégico que amplia a capacidade de resposta da empresa, fortalece a governança e contribui diretamente para a sustentabilidade e o crescimento do negócio.
Sobre a Sonepar
A Sonepar é líder global na distribuição B2B de materiais elétricos, soluções e serviços relacionados. Presente em mais de 40 países, o Grupo reúne mais de 46 mil colaboradores e mais de 100 marcas comerciais. No Brasil, a Sonepar atua por meio de suas empresas Dimensional, Nortel, Eletronor, Jav, Macrotec, Ladder e Intereng, oferecendo um portfólio completo de produtos e soluções para diferentes segmentos da indústria, infraestrutura e serviços. Alinhada ao seu propósito de Impulsionar o Progresso para as Futuras Gerações, a companhia investe continuamente em inovação, digitalização e práticas sustentáveis para apoiar seus clientes na evolução de seus negócios.
Artigo assinado por Jessica Alexandra Archila Gallego, Legal & Compliance Director, South America e Débora Salvetti Pezzuol, Legal and Compliance Coordinator da Sonepar no Brasil.
