Imagine a seguinte situação: durante uma reunião de liderança, alguém pergunta quantos processos ativos a organização possui naquele momento. O jurídico apresenta um número, o escritório externo apresenta outro, o sistema de gestão jurídica mostra um terceiro e, para completar, uma planilha paralela mantida pelo time contém um quarto número. Qual deles está correto?
O exemplo pode parecer exagerado, mas situações semelhantes ainda fazem parte da rotina de quem trabalha com Legal Ops. Informações registradas de formas diferentes, campos incompletos, critérios que variam entre equipes, dados desatualizados, planilhas paralelas e sistemas que não conversam entre si são problemas mais comuns do que imaginamos.
E aqui surge mais uma discussão importante da nossa Jornada de Legal Ops: o problema do jurídico moderno talvez não seja a falta de dados, mas não saber se pode confiar neles. No artigo anterior, falamos sobre maturidade da gestão jurídica e sobre como a informação começa a gerar valor quando efetivamente influencia decisões.
Para que isso aconteça, no entanto, precisamos voltar um passo: antes de transformar dados em inteligência, é necessário garantir que esses dados sejam confiáveis. É justamente aqui que entra mais uma das competências da Mandala do CLOC: Information Governance, ou, Governança da Informação.
Mais informação não significa necessariamente mais conhecimento
Nunca produzimos e armazenamos tanta informação. Processos, contratos, pareceres, decisões judiciais, documentos, valores, classificações de risco, prazos, informações de fornecedores e históricos de atendimento são apenas alguns exemplos do enorme volume de dados que circulam diariamente pelo jurídico.
A nossa capacidade de armazenar essas informações se ampliou drasticamente com a tecnologia, mas armazenar não significa organizar e organizar não significa necessariamente conseguir utilizar. Um campo preenchido em um sistema não é, por si só, um dado confiável.
Imagine, por exemplo, que determinada empresa queira analisar quais temas mais geram ações judiciais. Se um escritório classifica o mesmo assunto como “consumidor”, outro como “falha operacional” e um terceiro como “problema no produto”, o sistema pode até produzir um gráfico extremamente sofisticado, mas o problema é que a conclusão provavelmente estará comprometida desde a origem.
Quanto maior a operação, maior o impacto dessas pequenas inconsistências. Individualmente, um campo incorreto parece irrelevante. Em escala, milhares de registros inconsistentes podem comprometer indicadores, provisões, análises de risco e, principalmente, decisões.
Onde os dados jurídicos começam a quebrar?
Na prática, muitos problemas de qualidade surgem antes mesmo de qualquer análise. Eles aparecem quando não existe uma definição clara sobre como determinada informação deve ser registrada, quando campos importantes são tratados como opcionais, quando equipes diferentes utilizam critérios próprios ou quando a atualização depende exclusivamente da memória de alguém.
Outro problema recorrente ocorre quando uma mesma informação passa a existir em vários lugares. O dado está no sistema jurídico, na planilha do escritório, no relatório enviado por e-mail e, eventualmente, em outra base mantida internamente.
Enquanto todos os números coincidem ou as informações não são cruzadas e comparadas entre si, ninguém percebe o problema. A dificuldade aparece quando eles deixam de coincidir. Nesse momento, a pergunta deixa de ser “qual é o número?” e passa a ser “qual fonte devemos considerar?” e essa é uma pergunta de governança.
Governança da Informação: a competência que permite confiar
Quando falamos em Governança da Informação, o conceito pode parecer excessivamente técnico ou burocrático. Na prática, porém, ele começa com perguntas bastante simples:
- O que precisa ser registrado?
- Onde essa informação deve ser registrada?
- Como deve ser classificada?
- Quem é responsável pela atualização?
- Com qual frequência ela deve ser revisada?
- Qual é a fonte oficial?
- Quem responde pela qualidade do dado?
Responder a essas perguntas cria algo essencial para qualquer operação jurídica: confiança. Governança não significa criar regras para cada campo ou aumentar desnecessariamente a burocracia da área. Significa estabelecer critérios suficientes para que duas pessoas, diante da mesma informação, saibam registrá-la e interpretá-la da mesma maneira. Em outras palavras, governança é o que permite confiar no dado sem precisar perguntar quem preencheu a planilha.
Afinal, onde está a verdade?
Um conceito muito utilizado em projetos de dados é o de Single Source of Truth, ou fonte única da verdade. Isso não significa necessariamente concentrar todas as informações jurídicas em um único sistema ou documento.
Em organizações complexas, isso muitas vezes nem é possível, e, nesse contexto, o objetivo é outro: estabelecer, para cada informação crítica, qual fonte deve ser considerada oficial. O sistema de gestão jurídica pode ser a fonte oficial das informações processuais. O CLM, dos contratos. O sistema financeiro, dos pagamentos. Outras informações podem estar armazenadas em ferramentas específicas. O importante é que exista clareza.
Quando uma informação é replicada manualmente em quatro lugares diferentes, surgem quatro oportunidades de divergência. E, quando ninguém sabe qual fonte prevalece, cada relatório passa a exigir uma pequena investigação antes mesmo de qualquer análise. A definição de uma fonte oficial reduz retrabalho, melhora a consistência e, principalmente, aumenta a confiança sobre a informação utilizada para tomada de decisão.
E então chegou a inteligência artificial
A discussão sobre governança se tornou ainda mais relevante com a popularização da inteligência artificial. Nunca tivemos ferramentas tão poderosas para pesquisar grandes volumes de documentos, classificar informações, identificar padrões, resumir conteúdos e apoiar análises jurídicas.
Mas existe uma pergunta anterior à tecnologia que não pode ser ignorada: Em quais dados essa inteligência está se baseando?
Se utilizarmos documentos desatualizados, classificações inconsistentes, informações duplicadas ou bases incompletas, a tecnologia não elimina essas fragilidades, ao contrário, ela apenas aumenta a velocidade e a escala com que passamos a utilizá-las. Por isso, antes de discutir modelos sofisticados de inteligência artificial, vale lembrar uma equação bastante simples:
- Dados ruins + IA = erro em escala
- Dados governados + IA = confiança em escala
A tecnologia pode mudar, mas a necessidade de confiar na informação permanece.
Seu jurídico possui governança da informação?
Talvez algumas perguntas ajudem nesse diagnóstico:
- Existe uma fonte oficial para cada informação jurídica crítica?
- As equipes utilizam os mesmos conceitos e critérios de classificação?
- Existem regras claras para preenchimento dos principais dados?
- Está definido quem é responsável pela atualização?
- Conseguimos identificar informações incompletas, duplicadas ou desatualizadas?
- Confiamos nesses dados para tomar uma decisão financeira ou estratégica relevante?
A última pergunta talvez seja a mais importante porque não basta ter um dado disponível, precisamos saber qual nível de confiança podemos depositar nele.
Por onde começar?
Um projeto de Governança da Informação não precisa começar tentando organizar todo o universo de dados jurídicos. Comece pelo que realmente importa.
Primeiro, identifique os dados críticos para as decisões da área. Quais informações sustentam seus principais indicadores, análises de risco e decisões? Depois, defina a fonte oficial para cada uma delas. O terceiro passo é criar um dicionário de dados (playbook), ainda que simples, estabelecendo o significado dos campos mais importantes, critérios de preenchimento, periodicidade de atualização e responsáveis.
Por fim, comece a medir a qualidade. Completude, consistência, atualização e duplicidade já podem revelar muito sobre a confiabilidade da base. Lembre-se: governança não precisa nascer perfeita, precisa começar.
Antes da inteligência, vem a confiança
Durante muito tempo, o desafio do jurídico foi conseguir acesso à informação. Hoje, o cenário é diferente: temos sistemas, documentos, planilhas e bases produzindo uma quantidade cada vez maior de dados, mas volume não significa necessariamente confiança.
Governança da Informação talvez não seja a competência mais visível de Legal Ops, mas é uma das que sustentam praticamente tudo o que queremos construir depois. Não existe análise sofisticada capaz de compensar indefinidamente uma informação cuja origem, significado ou qualidade desconhecemos.
Antes de perguntar qual será o próximo dashboard, automação ou ferramenta de inteligência artificial do seu jurídico, talvez exista uma pergunta mais importante: se amanhã precisássemos tomar uma decisão relevante utilizando exclusivamente os dados disponíveis hoje, confiaríamos neles? Se a resposta ainda não for um “sim” seguro, provavelmente já sabemos onde começa o seu próximo projeto de Legal Ops.
