Nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, a organização e eficiência são elementos que andam juntos e que são cruciais para a obtenção de bons resultados. Nesse sentido, o workflow, ou fluxo de trabalho, surge como uma ferramenta estratégica para otimizar os processos internos, melhorando a eficiência sem deixar de lado a conformidade.
A implementação de um workflow bem definido e o uso de um software jurídico para este fim são diferenciais que fazem toda a diferença no dia a dia dos escritórios e departamentos jurídicos das empresas.
Neste artigo, vamos explorar o conceito de workflow, suas etapas e vantagens e, ainda, como a utilização de uma ferramenta específica pode otimizar os processos internos conforme as necessidades específicas de cada equipe e/ou empresa. Acompanhe.
O que é workflow e qual a sua finalidade?
O workflow, fluxo de trabalho ou, ainda, fluxograma, é a sequência de etapas ou tarefas que devem ser executadas para completar uma atividade ou processo interno. No universo jurídico, o workflow inclui atividades como atendimento ao cliente, elaboração e organização de documentos, pesquisas e acompanhamento de prazos processuais.
A finalidade para determinar um workflow adequado é otimizar processos e garantir, dessa forma, que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente, com organização e cumprimento de prazos. Determinar um fluxo de trabalho tem como objetivo reduzir erros, melhorar a comunicação interna, proporcionar transparência e, ainda, aumentar a produtividade.
Quais são as vantagens de implementar um fluxograma?
Um workflow bem estruturado promove uma série de benefícios que vão além da organização de tarefas. A eficiência operacional é um dos resultados práticos da determinação de um fluxo de trabalho em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
A partir desse sistema, os profissionais envolvidos na rotina de trabalho das equipes contam com maior previsibilidade e transparência – fatores que são essenciais para a satisfação dos clientes e para o sucesso do escritório ou empresa.
Confira algumas vantagens do workflow:
Organização – determinar um fluxo de trabalho ajuda a organizar as tarefas e as responsabilidades de cada membro da equipe. Dessa forma, evita-se a sobrecarga de trabalho em uma única pessoa e todo o processo interno fica organizado.
Monitoramento – nos escritórios e departamentos jurídicos, a definição do workflow permite o monitoramento do progresso de cada caso em tempo real, o que pode ser feito pelos profissionais envolvidos e pelos gestores.
Acompanhamento e cumprimento de prazos – no universo jurídico, os prazos estão entre as principais preocupações. Um workflow bem estruturado permite o acompanhamento e, consequentemente, o cumprimento de prazos, evitando problemas.
Qualidade – a definição de tarefas para otimizar o fluxo de trabalho aumenta a precisão e a qualidade dos serviços prestados pelos escritórios de advocacia e pelos departamentos jurídicos.
Satisfação do cliente – prestar um serviço mais ágil e transparente pode gerar resultados mais assertivos e, consequentemente, a melhoria da experiência do cliente. Isso colabora para a satisfação e eleva a reputação da equipe.
Etapas para determinar um bom fluxo de trabalho
Adotar um workflow eficiente nos escritórios de advocacia e nos departamentos jurídicos de empresas exige a identificação das etapas que compõem o processo de trabalho no contexto jurídico. Um bom fluxo de trabalho não apenas facilita a compreensão, como também possibilita uma gestão mais eficaz das atividades por parte dos gestores.
Vejamos as principais etapas de um bom workflow:
Recepção e triagem – recebimento de novos casos e triagem inicial para determinar a natureza de cada um, além de verificar a necessidade de urgência. Isso ajuda a distribuir o trabalho de acordo com as características do processo e dos advogados que fazem parte da equipe.
Abertura do caso – criação de um novo processo no sistema do escritório ou da empresa, incluindo todas as informações que são relevantes para o caso. Dessa forma, tudo fica devidamente centralizado em um único lugar, facilitando assim o acesso de profissionais envolvidos e a gestão.
Pesquisa e análise – realização de pesquisas jurídicas e análises de jurisprudências para fundamentar a defesa ou as ações que serão tomadas. O objetivo é reunir os precedentes legais e as informações necessárias para o bom desenvolvimento do trabalho.
Elaboração de documentos – redação de petições, contratos, pareceres e outros documentos legais para garantir a precisão das informações, além do cumprimento das exigências legais que permeiam o trabalho de equipes de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Revisão e aprovação – revisão dos documentos elaborados para cada caso e obtenção das aprovações necessárias para o devido andamento do trabalho, assegurando a qualidade e a conformidade da documentação antes que ela seja finalmente enviada ou arquivada.
Submissão e acompanhamento – envio dos documentos para as partes envolvidas e acompanhamento do andamento de cada processo, com o objetivo de informar os interessados sobre o status do caso e quais serão os próximos passos da equipe de trabalho.
Encerramento – depois de cumprir as etapas anteriores, o processo é finalizado, os documentos arquivados e o caso fechado. Isso garante que o caso está devidamente concluído, facilitando assim o início de novos processos e o devido arquivamento dos documentos.
Como um software jurídico pode ajudar na estruturação de um workflow?
O uso de ferramentas tecnológicas que aumentam a produtividade e a gestão, tanto em escritórios de advocacia quanto em departamentos jurídicos, é uma medida que colabora diretamente para o sucesso do trabalho, a satisfação dos clientes e, claro, a reputação dos profissionais envolvidos. Isso porque a adoção de um software jurídico otimiza o trabalho por meio de funcionalidades úteis para o setor.
No caso do workflow, um bom software jurídico colabora promovendo o acompanhamento eficiente de todas as etapas de forma clara e organizada. O Espaider, da Fácil, é uma ferramenta criada especificamente para o contexto jurídico, considerando as diferenças entre escritórios e empresas que têm departamentos específicos.
Algumas das funcionalidades que o Espaider oferece são:
Automatização de tarefas repetitivas, como o envio de notificações e lembretes;
Integração com outros sistemas e ferramentas, como calendários e bases de dados jurídicos;
Geração de relatórios e análises que ajudam na tomada de decisões estratégicas;
Personalização do workflow de acordo com as necessidades da equipe e as características dos processos. No ambiente do Espaider, gestores e profissionais podem alterar legendas, reposicionar elementos, ocultar ou tornar obrigatórios campos de formulários, entre outras ações. E também, os administradores do sistema podem definir ou redefinir o workflow à vontade, sem prejudicar o andamento de outros processos.
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