Nos últimos anos, a tecnologia vem desempenhando um papel fundamental na transformação da rotina de trabalho em diferentes setores de negócios. Escritórios de advocacia que trabalham com grandes demandas, por exemplo, podem obter uma série de benefícios com a utilização de ferramentas que ajudam a organizar o dia a dia de forma prática, automática e com segurança. Nesse sentido, um software jurídico se torna um grande aliado do escritório de advocacia.
Clientes internos e externos, processos, documentos, audiências, contabilidade e prazos significam uma imensa gama de informações que servem para balizar o trabalho na área jurídica. Ferramentas desenvolvidas especificamente para os escritórios de advocacia permitem organizar as atividades, além de facilitar o acompanhamento de processos e o controle de prazos e otimizar a produtividade do escritório.
Vantagens do software jurídico para escritórios de advocacia
Escolher um software jurídico desenvolvido especificamente para os escritórios de advocacia promove benefícios que facilitam a rotina de trabalho. Veja alguns:
Gestão de processos e prazos – A gestão de processos judiciais e administrativos é uma parte crítica da advocacia, principalmente nos escritórios que lidam com grande quantidade de ações e clientes. Acompanhar casos, gerenciar datas, prazos e status são demandas que necessitam de organização e atenção. Com as informações importantes centralizadas em um único sistema, o software jurídico colabora para a gestão eficiente de processos, promovendo economia de tempo e mais produtividade.
É importante considerar que existem processos que correm na justiça durante anos, o que dificulta o acompanhamento de prazos e publicações. Dessa forma, um software jurídico desenvolvido para escritórios de advocacia, que captura informações nos sites e diários publicados pelos tribunais é uma importante fonte de dados que serve para evitar que os profissionais percam prazos judiciais.
Automação de tarefas e mobilidade – Automatizar tarefas repetitivas é mais um benefício obtido pelo uso de um software jurídico pelos escritórios de advocacia. Isso porque a prática jurídica envolve uma grande quantidade de documentação, agendamento de prazos e acompanhamento de processos e, dessa forma, a ferramenta adequada permite que os profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas e mais importantes para o desempenho do escritório.
Além disso, cada vez mais, o acesso remoto é uma necessidade dos escritórios de advocacia. Com um software jurídico baseado em nuvem, os profissionais podem trabalhar de qualquer lugar, acessando informações, documentos e agendamentos importantes. Dessa forma, advogados que viajam constantemente podem acompanhar processos à distância, por exemplo. Juntos, esses fatores promovem redução de custos e mais produtividade das equipes.
Controle financeiro – A gestão financeira é essencial para qualquer tipo de empresa, inclusive para os escritórios de advocacia. O software jurídico simplifica o controle das finanças por meio do gerenciamento de contratos com clientes, contas a pagar e contas a receber, cobranças bancárias, reembolsos e despesas processuais, além do faturamento do escritório. Isso ajuda a manter a saúde financeira do negócio e aumenta, ainda, a confiança dos clientes.
Alguns produtos permitem que sejam cadastrados os itens de contrato que redundam em faturamento. A partir desses cadastramentos, de itens do contrato, sugerem os faturamentos baseados nas movimentações normais das equipes do escritório. Isso traz mais eficiência e eficácia nos faturamentos, minorando erros e garantindo ao escritório que as demandas e os eventuais reembolsos de despesas sejam efetivados com segurança.
Armazenamento em nuvem – Um software jurídico com armazenamento em nuvem dispensa a necessidade de implementação de uma infraestrutura técnica específica para o sistema do escritório de advocacia.
Alguns fornecedores se preocupam com backups, atualização dos sistemas, restaurações de funcionamento e performance das máquinas; tudo incluído num contrato mensal. Assim, não é responsabilidade do escritório uma equipe técnica especializada de segurança da informação, gestão de equipamentos e sistemas básicos, como bancos de dados e sistemas operacionais.
Segurança e tomada de decisões – Escritórios de advocacia lidam com dados confidenciais e, ao mesmo tempo, essenciais para o desenvolvimento do trabalho no dia a dia. Por isso, a segurança de acesso é uma preocupação válida. Um software jurídico com armazenamento em nuvem conta com medidas robustas de segurança, como controle rígido de acesso, criptografia e backups regulares. Isso ajuda a proteger os dados e a privacidade.
Isso ajuda, ainda, na tomada de decisões. Coletar e analisar dados permite medir o desempenho da equipe, identificar tendências, fazer comparações e, dessa forma, adotar ações estratégicas para o desenvolvimento assertivo do trabalho do escritório de advocacia. Dessa forma, é possível melhorar cada vez mais os resultados da equipe.
Melhoria no atendimento ao cliente – Qualquer empresa sabe que o atendimento ao cliente é um fator essencial para o sucesso e, nos escritórios de advocacia, isso não haveria de ser diferente. Ocorre que os clientes que mantêm uma relação positiva com os profissionais voltam a contratar e/ou indicam os serviços do escritório para outras pessoas e empresas.
Um software jurídico pode melhorar significativamente os parâmetros de atendimento ao cliente, já que permite o acesso a informações relevantes, como atualizações sobre processos, recebimento e envio de documentos com segurança, históricos, entre outros. Com isso, é possível criar uma experiência positiva e aumentar a fidelidade.
Tratamento de dados: responsabilidade das empresas
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) regula o tratamento de dados pessoais no Brasil. No setor jurídico, é indispensável que esses dados sejam tratados com a confidencialidade necessária para garantir a qualidade e a segurança do trabalho.
É importante ressaltar que as empresas são responsáveis pelo tratamento de dados pessoais, cuja falta pode gerar sanções e penalidades. A LGPD tem o objetivo principal de proteger a privacidade dos envolvidos no âmbito dos processos e na própria gestão do escritório.
Bons sistemas jurídicos auxiliam nessa tarefa, com recursos exclusivos para atender a essas demandas. Criptografia de banco de dados, criptografia de dados selecionados e anonimização de dados. Campos com dados pessoais podem ser claramente identificados e relatórios de auxílio emitidos.
Espaider Escritório
O software jurídico desenvolvido pela Fácil para os escritórios de advocacia, denominado Espaider Escritório, conta com uma série de funcionalidades que promovem segurança, organização, produtividade e, consequentemente, competitividade. O Espaider é a solução ideal para a gestão operacional e gerencial completa de um escritório de advocacia.
O software tem armazenamento em nuvem e é responsivo, o que permite o acesso remoto a partir de qualquer dispositivo conectado à internet – com rígido controle. Dessa forma, as equipes têm mais liberdade e flexibilidade.
O Espaider Escritório tem funcionamento 24 horas por dia, suporte técnico especializado e certificações como ISO 27001, ISAE 3402 type II e TIER III, além de Pentests anuais.
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