A adoção de um software jurídico pode transformar a rotina de qualquer escritório de advocacia, tornando processos mais eficientes, reduzindo erros e aumentando a produtividade da equipe. No entanto, para que todos estes benefícios de um software jurídico sejam realmente aproveitados, um bom planejamento é necessário para que cada profissional jurídico esteja devidamente capacitado e receba o suporte técnico adequado.
Neste artigo, vamos abordar a importância do treinamento e suporte, além de compartilhar dicas para uma implementação bem-sucedida para o seu escritório de advocacia, destacando o papel do serviço Academia Espaider neste processo, confira!
Capacitação e suporte técnico na área jurídica: por que são importantes?
Não é novidade que muitos escritórios de advocacia adotam novas tecnologias com o objetivo de melhorar a gestão dos mais diversos processos e otimizar as tarefas administrativas. E, dessa forma, garantir mais eficiência operacional para oferecer um atendimento mais ágil e personalizado aos clientes.
Porém, escolher um software jurídico não é apenas uma questão de adquirir uma tecnologia: envolve, também, uma mudança cultural e a capacitação de todos os membros da equipe. Isso significa que sem um treinamento adequado, o uso da ferramenta pode ficar limitado a funções básicas, impedindo que o escritório aproveite ao máximo os recursos disponíveis, como por exemplo, automação de fluxos de trabalho, gestão de documentos, controle de prazos, entre muitos outros.
Além disso, o treinamento adequado ajuda a reduzir erros humanos comuns, como a inserção incorreta de dados – o que pode comprometer as informações armazenadas no sistema. Com o conhecimento necessário, os usuários podem operar o software jurídico com confiança e precisão, garantindo que não só os dados, mas documentos e outras informações relevantes para o trabalho diário estejam sempre atualizados e corretos.
Além da capacitação, o escritório também precisa contar com um suporte técnico qualificado para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante a rotina de trabalho. Um suporte eficiente assegura que qualquer adversidade seja prontamente solucionada, evitando assim interrupções para que o escritório de advocacia continue operando sem maiores contratempos.
Dicas para implementar o software jurídico na sua organização
É claro que cada escritório de advocacia tem suas próprias particularidades, mas, de forma geral, para implementar de forma bem-sucedida um software jurídico é necessário seguir alguns passos fundamentais, tais como:
Passo 1 – Escolha a solução adequada
O primeiro passo está justamente na escolha da melhor solução que atenda às especificidades do seu escritório. Avalie as funcionalidades oferecidas, facilidades de uso, segurança de dados e a qualidade do suporte técnico.
O Espaider Escritórios da Fácil, por exemplo, apresenta recursos avançados para atender precisamente as demandas dos escritórios de advocacia, com funcionalidades sob medida e interface intuitiva.
Passo 2 – Tenha um planejamento detalhado
Antes de iniciar a implementação, tenha um plano de ação detalhado que inclua um cronograma de atividades, alocação de recursos e definição de responsabilidades entre os membros da equipe. Esse planejamento pode considerar, ainda, o tempo necessário para a configuração do novo sistema, até o treinamento da equipe, garantindo que todos os passos sejam seguidos de forma organizada.
Passo 3 – Busque engajamento dos colaboradores
É importante envolver toda a equipe desde o início do processo para ter certeza de que todos estejam comprometidos com o novo sistema. Explique os benefícios da nova ferramenta e como o software vai facilitar o trabalho diário de cada colaborador. Além disso, incentive a participação nos treinamentos e ofereça um canal de comunicação aberto para sugestões e feedbacks construtivos.
Passo 4 – Invista na capacitação
Como falamos anteriormente, não deixe de programar treinamentos iniciais e também contínuos ao longo do tempo. O serviço Academia Espaider, por exemplo, oferece uma série de aulas em formato de webinar, permitindo que os colaboradores aprofundem seus conhecimentos e explorem todas as funcionalidades que o software jurídico Espaider tem a oferecer.
Com o serviço Academia Espaider, os usuários conhecem mais detalhes das características gerais do Espaider, com apresentações interativas e de curta duração.
Passo 5 – Monitore constantemente
Após a implementação, monitore de perto o uso do software para avaliar os resultados alcançados. Tenha indicadores viáveis, como tempo de execução de tarefas, redução de erros, satisfação da equipe e feedbacks dos clientes para isso.
Essa avaliação contínua vai ajudar na identificação de gargalos e áreas de melhoria, assim como nos ajustes necessários e futuros treinamentos.
Passo 6 – Utilize o suporte técnico
Sempre que necessário, não abra mão dos serviços de suporte técnico do sistema contratado. Afinal, muitas vezes, os usuários hesitam em entrar em contato com o suporte por acreditarem que suas dúvidas são triviais.
No entanto, a solução rápida de problemas, mesmo que pequenos, evita a criação de gargalos e garante a continuidade do trabalho sem interrupções. Empresas como a Fácil oferecem suporte técnico especializado do Espaider para atender a essas demandas.
Suporte técnico de software jurídico
Um suporte técnico especializado contribui diretamente com o sucesso na adoção e utilização de softwares jurídicos nos escritórios de advocacia. E não faltam vantagens, como:
- Resolução rápida de problemas, como falhas de sistema, bugs ou incompatibilidade com outros programas, minimizando o impacto na produtividade das equipes;
- Maximização no uso de funcionalidades do sistema, já que o suporte também pode orientar os usuários a explorar recursos mais avançados e integrações com outras ferramentas;
- Redução de tempo de inatividade causados por problemas técnicos, que podem gerar prejuízos financeiros e comprometer prazos importantes;
- Garantia de segurança da informação contra ameaças cibernéticas, mantendo assim a integridade e privacidade dos dados armazenados;
- Adaptação do software, já que o suporte técnico facilita a transição entre os sistemas, oferecendo assistência e ajustando configurações específicas para atender às necessidades únicas de cada escritório de advocacia.
Portanto, contar com um suporte técnico especializado e acessível é importante para garantir a utilização eficiente de qualquer software jurídico, transformando-o em uma ferramenta estratégica para o sucesso do escritório.
O suporte técnico da Fácil, por exemplo, passa por treinamentos constantes para melhor atender aos usuários do Espaider. Possui atendimento em português e também em outros idiomas, caso o cliente precise. Os chamados são realizados por meio do sistema TRM, onde os clientes podem registrar todas as demandas e dúvidas em uma única plataforma, acompanhando de perto toda a evolução do atendimento. Inclusive com envio de alertas por e-mail, histórico de conversas e possibilidade de anexar arquivos.
Para clientes que hospedam o Espaider no Datacenter da Fácil, existe também um serviço de plantão da equipe técnica, para atendimento aos sábados, domingos e feriados, exclusivamente para restabelecimento de aplicação em eventuais indisponibilidades.
Ficou interessado? Para mais informações, é só encaminhar um e-mail para: vendas@facil.com.br
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