Departamentos jurídicos e escritórios de advocacia que têm grandes demandas de clientes internos e externos, processos, documentos, prazos, audiências, pagamentos e outras informações para organizar e controlar precisam de ferramentas que facilitem a rotina de trabalho.
Nesse sentido, um software jurídico, neste artigo esse termo é equivalente a um software para gestão jurídica, desempenha um papel importante, pois permite em um grau maior ou menor, organizar todas as atividades de forma prática, automática e segura.
O que é um software jurídico?
Um ERP (Enterprise Resource Planning) para gestão jurídica é um sistema projetado para auxiliar escritórios de advocacia, departamentos jurídicos de empresas e profissionais do direito a gerenciar todas as atividades relacionadas à prática jurídica de forma integrada e eficiente.
Esse tipo de ERP é especificamente adaptado para atender às necessidades do setor jurídico, abrangendo uma ampla gama de funcionalidades para otimizar processos, aumentar a produtividade e melhorar a gestão de informações.
Alguns recursos e funcionalidades comuns de um ERP para gestão jurídica incluem:
- Gestão de Processos: acompanhamento de casos, processos judiciais e administrativos, gerenciando datas importantes, prazos e atualizações de status.
- Gestão de Documentos: armazenamento seguro de documentos jurídicos, contratos, petições e correspondências, e-mails, com recursos de busca e indexação avançados.
- Agenda e calendário: monitoramento de compromissos, reuniões, prazos judiciais e audiências.
- Controle financeiro: quando se fala em gestão financeira, tem-se uma distinção “natural” entre departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.
Na parte financeira, os departamentos jurídicos se preocupam basicamente com contingenciamentos e integrações com seus outros produtos de gestão da organização como um todo, bem como o controle de pagamentos feitos a terceiros ligados à área jurídica, como por exemplo escritórios de advocacia terceirizados.
Por outro lado, os escritórios de advocacia têm nos sistemas de gestão jurídica todos os controles de faturamento, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, caixa e bancos, controles contábeis e todos os relatórios e outros desdobramentos daí advindos.
- Relatórios e análises: geração de relatórios sobre desempenho, atividades, custos e outras métricas relevantes para a tomada de decisões.
- Automação de tarefas: automação de tarefas repetitivas, como o preenchimento de formulários padronizados e geração de documentos.
- Segurança e conformidade: manutenção de um alto nível de segurança para proteger informações sensíveis e cumprir com requisitos regulatórios e de privacidade.
- Hospedagem em nuvem: ERPs para gestão jurídica devem estar alinhados com as novas tecnologias e permite acesso seguro, via internet, de qualquer lugar e em qualquer dia e horário.
A principal vantagem de um ERP para gestão jurídica é a centralização de informações e processos, o que pode levar a uma maior eficiência operacional, melhor comunicação interna e melhor atendimento aos clientes.
Ao automatizar tarefas, reduzir erros manuais e melhorar a visibilidade das atividades, esses sistemas ajudam a otimizar o fluxo de trabalho e a capacidade de tomar decisões informadas no ambiente jurídico.
Segurança da informação
A segurança da informação é uma preocupação crítica em qualquer sistema de gestão, especialmente em ambientes como o jurídico, onde dados sensíveis e confidenciais são tratados regularmente.
Os sistemas de gestão jurídica geralmente implementam medidas de segurança rigorosas para proteger as informações dos clientes, processos judiciais e outros dados sensíveis. No entanto, a segurança pode variar dependendo do fornecedor do sistema e das medidas específicas implementadas.
Ao adquirir um software para gestão jurídica esse é um dos aspectos a ser fortemente considerado.
- Criptografia: o uso de criptografia é fundamental para proteger os dados enquanto estão em trânsito (como durante a transferência de informações pela internet) e em repouso (quando armazenados nos servidores).
- Acesso controlado: acesso restrito a informações confidenciais por meio de autenticação de usuário e permissões bem específicas. Apenas usuários autorizados têm acesso aos dados relevantes ou não.
- Auditoria e rastreamento: recursos de auditoria e rastreamento permitem que os administradores monitorem as atividades dos usuários e identifiquem qualquer atividade suspeita.
- Proteção contra ameaças: sistemas de prevenção contra intrusões (IPS) e sistemas de detecção de intrusões (IDS) são usados para identificar e responder a atividades maliciosas.
- Conformidade regulatória: adesão a regulamentações específicas do setor, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ou outras legislações de proteção de dados, dependendo da localização da organização.
É importante notar que, embora os sistemas de gestão jurídica implementem medidas de segurança, nenhum sistema é totalmente invulnerável a ataques.
Portanto, é essencial adotar uma abordagem abrangente de segurança, incluindo práticas de segurança cibernética, atualizações regulares, backups e uma cultura de segurança organizacional. Além disso, ao escolher um sistema de gestão jurídica, é crucial avaliar a reputação e as medidas de segurança implementadas pelo fornecedor.
Como escolher a melhor ferramenta de gestão para escritórios e departamentos jurídicos?
A escolha de um software de gestão jurídica é uma decisão importante e deve ser baseada em vários critérios para garantir que atenda às necessidades específicas do seu escritório ou departamento jurídico. Aqui estão alguns critérios a considerar ao escolher um software de gestão jurídica:
- Funcionalidades: avalie as funcionalidades oferecidas pelo software. Certifique-se de que ele atenda às necessidades específicas do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico, como gestão de processos, gestão de documentos, controle financeiro, calendário e agenda, entre outras.
- Usabilidade: o software deve ser intuitivo e de fácil utilização para que os usuários possam aprender rapidamente e usá-lo de forma eficaz no dia a dia.
- Personalização: verifique se o software permite personalizar fluxos de trabalho, campos de dados e relatórios de acordo com as necessidades do seu escritório.
- Integrações: considere se o software pode ser integrado com outras ferramentas utilizadas pela organização.
- Segurança: como discutido anteriormente, a segurança da informação é crucial. Certifique-se de que o software implementa medidas sólidas de segurança, como criptografia, autenticação de dois fatores e controle de acesso.
- Suporte ao cliente: verifique se o fornecedor oferece suporte ao cliente eficiente e acessível em caso de problemas ou dúvidas.
- Customização: o software deve ser adaptável às suas necessidades específicas e permitir que você configure processos, formulários e relatórios de acordo com seus requisitos. Mais importante: todas as personalizações devem ser garantidas pelo fornecedor nas novas versões liberadas. Veja como cada fornecedor trata essa questão.
- Acessibilidade: considere se o software é acessível de diferentes dispositivos e plataformas, como desktops, laptops, tablets e smartphones.
- Escalabilidade: pense a longo prazo. O software deve ser capaz de acompanhar o crescimento do seu escritório ou departamento.
- Reputação do fornecedor: pesquise sobre a reputação do fornecedor no mercado. Leia avaliações de outros usuários, busque referências e verifique a história da empresa.
- Custo: avalie o custo do software, incluindo taxas de licenciamento, custos de implementação, manutenção e suporte. Avaliações nesse sentido devem ser feitas não pensando no valor em si, mas na qualidade da prestação dos serviços e no retorno do investimento a médio e longo prazos.
Lembrando que um software de gestão jurídica que trata de muitos aspectos de uma organização, está ligado diretamente ao desempenho da organização ao longo do tempo. O sistema deve ser um meio pelo qual uma boa produtividade e desempenho são alcançados e não signifique restrições à atuação e função da organização.
ESPAIDER: a escolha certa
O Espaider é um sistema completo de gestão jurídica que permite liberdade e flexibilidade, já que é totalmente web e pode, portanto, ser acessado de qualquer lugar. Além disso, é seguro e pode ser personalizado de acordo com a demanda de cada escritório ou departamento jurídico.
O Espaider foi considerado em recente pesquisa da INTELIJUR – Inteligência Jurídica, como o sistema mais utilizado pelos departamentos jurídicos das organizações e pelos médios e grandes escritórios de advocacia.
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