Qual o melhor sistema de gestão jurídica para o seu escritório de advocacia?
A esmagadora maioria dos negócios depende de um sistema de gestão para realizar suas operações. Sem a tecnologia aplicada à gestão através de um bom sistema integrado – sem negócio, afirma grande parte dos gestores. Isso não é diferente para escritórios de advocacia, principalmente de médio e grande porte.
Para dominar a complexidade das operações, é necessário um sistema de gestão que centralize todas as atividades do escritório e que esteja bem adaptado às preferências e características da organização e dos usuários.
Os dispêndios que qualquer organização realiza em termos de tempo, envolvimento de profissionais e valores financeiros diretos, para implantar e manter um sistema de gestão, exigem dos avaliadores, na aquisição ou troca para um novo software, muito pragmatismo e muito cuidado. Eles devem se certificar de que a solução seja capaz de abarcar toda a complexidade do negócio e que o fornecedor e o produto estejam no mercado por um longo tempo.
Aqui estão os 10 itens mais importantes que não podem ser relevados quando se está diante da seleção de um sistema de gestão:
- SELECIONAR UM FORNECEDOR COM HISTÓRICO DE ESTABILIDADE E SUCESSO
Se sua organização irá depender de um sistema de gestão para funcionamento do negócio, na qual estarão todas as informações, contatos, dados importantes de clientes e fornecedores, regras de negócio e regras de faturamento, significa que uma observação cuidadosa deve recair, também, sobre o desenvolvedor da solução. Fornecedores estabelecidos, que atendem quantidade relevante de clientes, representam uma diminuição no risco da escolha, em comparação com a contratação de fornecedores com pouco tempo ou pouca experiência de mercado. Muitas empresas iniciantes, com muita garra e boa vontade, sucumbem, dadas as intempéries não previstas que terão que enfrentar.
Outra pergunta relevante é: o fornecedor dá atenção especial ao produto que você está selecionando ou ele é marginal na linha de produtos ofertados pelo fornecedor? Isto pode fazer uma grande diferença na evolução deste produto ao longo dos anos.
2. SOLUÇÃO EM NUVEM
A American Bar Association (ABA), em seu relatório ABA Techreport 2020[1], afirma que quase 60% dos escritórios de advocacia adotaram a tecnologia em nuvem.
No Brasil, a migração de escritórios de advocacia para nuvem já é bastante relevante. Pesquisas de satisfação apontam que a maioria dos advogados que utilizam essa modalidade estão muito satisfeitos. As soluções em nuvem têm demonstrado que atendem melhor as necessidades das organizações em diversos aspectos.
Manter um sistema em nuvem, além de diversas análises técnicas, envolve uma avaliação criteriosa dos custos. A responsabilidade pela hospedagem pode ser do escritório ou de um fornecedor terceirizado. Na maioria dos casos, terceirizar a hospedagem é mais barato que montar a própria infraestrutura, principalmente a médio e longo prazos, pois a infraestrutura tende a variar com a evolução do negócio. Comparar custos pode não ser tão simples, pois os valores terceirizados estão expressos de forma mais clara, seus índices de correção, seus níveis de atendimento, disponibilidade da solução. Por outro lado, quando a hospedagem é interna, à primeira vista, o comprador tem a sensação de que os valores são menores, pois se esquece de computar salários e impostos dos técnicos encarregados pela manutenção da infraestrutura, disponibilidade dos equipamentos, níveis de atendimento, depreciação dos equipamentos, custo de manutenção dos equipamentos ou dos contratos de manutenção, licenças de softwares, cuidado com os backups, custos com teste de invasão e eventual contratação de terceiros especialistas para determinadas análises e configurações.
Alguns fornecedores de sistemas oferecem um “combo” de serviços agregados, que envolve a infraestrutura de equipamentos e softwares básicos, o suporte, as atualizações de software e outros. Essa é uma facilidade importante, pois não é finalidade de um escritório de advocacia ser especialista na área de tecnologia; pelo menos para manutenção de sua infraestrutura técnica para funcionar.
A terceirização, além da vantagem do custo menor, transfere toda a responsabilidade para um terceiro; e não sendo essa a atividade fim do negócio, como já citado, deve ficar na mão de especialistas.
Na escolha de um sistema de gestão jurídica, a modalidade de hospedagem deve ser fortemente analisada e quando a decisão for pela nuvem, existem questões que devem ser observadas em relação ao sistema em si:
- O sistema foi construído para ser utilizado em nuvem? Utiliza as melhores tecnologias para isto?
- É multinavegador e multidispositivo?
- Passou por testes de invasão e se apresentou robusto quanto à segurança das informações?
- Opera com performance adequada?
3. SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES
Embora a maioria dos gestores se preocupe com as informações controladas ou operadas por suas organizações, mormente em relação ao vazamento, ao acesso indevido por organizações e indivíduos criminosos, ainda assim, uma parte pequena deles tem efetivamente realizado ações ou investimentos necessários no quesito segurança das informações. Alguns só se dão conta da necessidade depois que um incidente grave ocorreu. “Depois da porta arrombada é tarde.”
Um sistema de Gestão Jurídica, que concentra todos os dados de uma organização, deve ter tecnicidades e mecanismos de controle muito robustos, em relação ao fechamento das informações contra acessos indevidos. O fornecedor de sistemas deve ter equipe especializada que constantemente aperfeiçoe esses mecanismos, deve contratar empresas terceiras que realizem testes de invasão e atestem o nível de segurança apresentado pelo sistema, e ainda, deve aplicar práticas mundialmente aceitas para a blindagem do produto.
Cabe aos selecionadores do software de gestão averiguar fortemente se esse quesito segurança é levado a sério pelo fornecedor, solicitando evidências, principalmente os resultados apresentados pelas empresas terceiras.
4. CONSCIÊNCIA DE SINGULARIDADE
Atualmente, é comum as organizações estabelecerem em documento denominado Request for Proposal (RFP), os requisitos mínimos obrigatórios que o sistema deva apresentar para participar do certame de escolha, bem como os requisitos desejáveis e que podem fazer uma diferença no processo de seleção.
Normalmente as organizações iniciam a lista de requisitos pelo que é mais óbvio, aqueles que sejam comuns aos diversos escritórios de advocacia. Há funcionalidades comuns quando se trata de organizações de uma mesma categoria. Esses são itens básicos que não podem faltar e precisam ser garantidos pelo fornecedor. Mas essa é a parte mais simples.
A parte mais complexa é elencar os itens “singulares” da organização. Engana-se aquele que entende que todos os escritórios de advocacia são iguais em termos de necessidades, e que, portanto, todos os sistemas de gestão que pretendem atendê-los devam ser necessariamente iguais.
Na lista final de requisitos os destaques devem ser para aqueles itens que dizem respeito à SINGULARIDADE da organização. A pergunta que deve ser feita é: “Em que pontos nossa organização é diferente?”. Ser diferente é o normal e não a exceção. Esses itens devem receber destaque, pois em geral são os que a maioria dos produtos não pode oferecer em suas versões padrões. Não que seja simples pensar e encontrar essas diferenças, pois nem sempre os administradores têm consciência de todas elas, mas o esforço deve ser em descobri-las, evidenciá-las e obter por escrito de como o fornecedor pretende resolvê-las, com custos e prazos explicitados em propostas e contratos. A modalidade de pagamentos por entrega deve ser a preferida. A demora na implantação de projetos se dá por conta das singularidades.
Apenas para citar um exemplo: regras de faturamento podem variar entre os clientes do escritório, expressas em diversos contratos diferenciados; essa é uma das questões que costuma representar empecilhos para a automatização completa e eficaz.
5. PRESENTE E FUTURO: AS PERSONALIZAÇÕES E A MANUTENÇÃO DELAS EM VERSÕES FUTURAS
Uma vez estabelecida a lista das características e funcionalidades comuns e singulares, se inicia a seleção do fornecedor. Em geral, um pensamento comum é que, quanto maior o percentual de atendimento das funcionalidades e características comuns e das eventuais singularidades nas versões padrões, maior a chance de um determinado produto ser o eleito.
Nem sempre isto é verdadeiro. Às vezes, um único item que demande adaptação do software pode gerar um esforço significativo de customização, com custos relevantes. E, especialmente, enormes transtornos se a adaptação for mal realizada, principalmente quando envolve um aspecto fundamental para a organização; alguma função utilizada diariamente e que faça parte do objetivo essencial do sistema.
Neste sentido, uma recomendação é ter em mente que nenhum produto atenderá todas as funcionalidades singulares em suas versões padronizadas, mas é importante que a solução escolhida, mesmo que envolvendo customização, tenha a capacidade de resolver todas as questões fundamentais de forma adequada.
Cabe então uma análise cuidadosa de como o fornecedor processa as modificações no produto e se ele está estruturado para essas alterações. Em outras palavras, cabe à organização verificar a experiência do fornecedor em realizar customizações em seu produto e como ele foi preparado para atender a um mercado consumidor com diversos clientes que precisam de alterações.
Além disso, manter um sistema que pode ser customizado para diversos clientes é uma atividade que exige experiência do fornecedor e tecnicidades presentes no produto. O escritório pode estar armando uma bomba que vai estourar a médio prazo:
- O fornecedor dispõe de analistas de requisitos, arquitetos de solução, analistas de sistemas e programadores que seguem um processo pragmático de levantamento, aprovação das necessidades, análise, programação?
- O processo envolve um fluxo bem coerente e adequado de homologação das funcionalidades alteradas?
- O sistema dispõe de mecanismos, tecnicidades que permitem customizações para diversos clientes, sem que seja necessária uma cópia de códigos-fonte para cada cliente?
- O fornecedor garante em novas versões todas as customizações que foram realizadas? Sem custo ou a que custo?
- Quaisquer customizações devem ser realizadas por programadores ou existem metalinguagens que permitem que os consultores consigam realizar diversas personalizações durante o projeto? Criar campos, mudar obrigatoriedade de campos, alterar legendas, criar fórmulas de seleção de campos dependendo da informação, mudar campos de posição em tela, novos tipos de filtros, esconder campos que não serão utilizados, alteração nos relatórios e outras. Essas metalinguagens permitem custos e prazos menores de implantação.
Customizar produtos que são vendidos em larga escala requer da empresa fornecedora uma estrutura pronta e preparada para essas atividades. Não dá para improvisar. Diversos departamentos da empesa fornecedora devem estar alinhados: comercial, suporte, consultoria, financeiro e programação. Tudo alinhado com um sistema construído, estruturado, para ser semipersonalizado ou personalizado.
6. UM SISTEMA PARA O PRESENTE E PARA O FUTURO
A tecnologia e a organização se alteram ao longo do tempo.
Em termos de tecnologia, é importante que o fornecedor selecionado tenha um histórico de empresa que evolua seus produtos para as melhores tecnologias, mas sem uma interrupção, uma ruptura com o existente. A transição deve ser da forma mais suave possível.
Já em termos de evolução da organização, é importante avaliar “se” e “como” o fornecedor continuará escalando sua solução para atender demandas diferenciadas da organização, que certamente aparecerão no ciclo de vida de utilização do sistema; nos quesitos quantidade e qualidade. Como esse fornecedor fará suas adaptações e mudanças relacionadas ao atendimento burocrático e de produto? A organização pode contar com esse fornecedor para coevoluírem juntos? Analisar o produto e o histórico do fornecedor pode dar uma boa noção de como essas questões podem ser respondidas.
Utilizar um sistema de gestão é um compromisso de longo prazo. O fornecedor estará aberto a ouvir as demandas futuras e implementá-las? Ainda que sejam personalizadas? Há uma política do fornecedor de coleta de sugestões para implementações futuras em versões aperfeiçoadas?
Analise o passado de um fornecedor e observe se seus produtos evoluem e descubra qual o índice de retenção dos clientes.
7. INTERFACE FLEXÍVEL E TREINAMENTOS
Implantar um sistema de gestão significa envolver muitas pessoas da organização. Tudo o que puder simplificar esse processo deve ser objeto de prioridade.
O sistema tem uma interface padronizada para todos os módulos? A interface se apresenta de acordo com as práticas recomendadas no mercado mundial? Pode ser adequada a cada usuário, à suas características e preferências e de acordo com o que mais utiliza?
O fornecedor oferece treinamentos e boa documentação? A implantação recebe o acompanhamento de consultores que deixam o produto configurado e adaptado às características e preferências da organização?
Usuários bem treinados, utilizam sistemas como ferramentas indispensáveis na execução de suas atividades e a produtividade aumenta. Usuários mal treinados transformam a utilização do sistema em um pesadelo.
8. INTEGRAÇÕES
Nenhum sistema é uma ilha. Muito menos um sistema de gestão. Assim, os sistemas de gestão devem disponibilizar técnicas de integração de dados com outros sistemas presentes no ecossistema da organização.
Atualmente, é inaceitável a transferência de informações frequentes entre sistemas de forma manual ou com o envolvimento de pessoas. Transferências manuais são oportunidades para erros ou fraudes.
9. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Gerenciar a profusão de documentos digitais é um desafio presente na maioria das organizações, principalmente nas médias e grandes. Mas é especialmente desafiador e importante nos escritórios de advocacia, que lidam com milhares ou milhões de documentos.
Arquivar e localizar documentos rapidamente é fator essencial para a produtividade dos profissionais e da organização, além disso, os profissionais e a organização são responsáveis pela segurança deles.
Cuidado especial em separar adequadamente: “gerenciar documentos” de “armazenar documentos”. Alguns sistemas oferecem apenas a possibilidade de “armazenamento”, sem uma preocupação com o “gerenciamento” deles.
Gerenciar envolve facilidade no arquivamento, integração com os produtos mais utilizados pelos usuários para gerá-los, pesquisas refinadas na base de documentos, incluindo informações internas deles, controle de versões e a forma como são divulgados, além de outros mecanismos. A organização precisa ter um controle dos documentos e não somente um amontoado deles armazenados em um só lugar.
Ainda sobre armazenamento de documentos, dada a quantidade de documentos digitais manipulados pelos escritórios de advocacia, o sistema deve prover em seus controles, técnicas, configurações, que possibilitem a manutenção de cópias únicas de documentos, evitando o armazenamento de duplicatas. Documentos desnecessários devem ser eliminados automaticamente. Esse é um processo fundamental e que não pode ser feito manualmente, sob pena das bases de dados crescerem de maneira exponencial, gerando custos desnecessários com muito lixo.
10. RELATÓRIOS E INDICADORES
E por fim, dados armazenados não são de grande valia se não puderem ser recuperados em relatórios e como informações em indicadores.
Decisores precisam de informações explicitadas em relatórios e gráficos que podem ser muito peculiares da organização. Avaliar como o sistema permite a criação e a alteração de relatórios e filtros personalizados pode fazer uma grande diferença na escolha de um sistema de gestão.
Entre em contato conosco e conheça o Espaider. Um sistema jurídico completo, moderno e totalmente adaptável às características e necessidades de cada organização.
[1] KENNEDY, Dennis. 2020 cloud computing. Disponível em: https://www.americanbar.org/groups/law_practice/publications/techreport/2020/. Acesso em: out. 2021.
Publicado em: 16/12/2021
