As novas tecnologias para documentos padronizados automatizados

A sociedade opera através da comunicação e a área do direito está fortemente ancorada na linguagem escrita, um meio comum de trocar informações. Nossa ênfase nesse texto é sobre a vantagem da utilização de modelos padronizados automatizados de documentos escritos, principalmente no âmbito jurídico.

Ao se falar em documentos padronizados se pensa de imediato na forma e não em seus conteúdos, mas a padronização pode envolver essas duas dimensões: forma e conteúdo, ainda que o conteúdo padrão possa ser apenas parcial e o usuário tenha liberdade para inclusão de textos variáveis.

Na dimensão da forma, os textos podem envolver itens como: o tipo de alinhamento dos parágrafos, endentações, tipos e tamanho das fontes, locais de logotipos e títulos e rodapés com estruturas bem definidas, para citar alguns exemplos. A padronização na forma se dá por tipo de documento, se são formais ou informais, internos ou externos, e-mails, memorandos, comunicados ou jurídicos.

Na dimensão dos conteúdos, a padronização se dá principalmente, em introduções e finalizações, mas podem envolver fortemente a inserção de textos padrões no interior do documento, muito comuns em contratos com cláusulas genéricas obrigatórias e cláusulas sugeridas pela parte que elabora o modelo.

Desnecessário discorrer muito sobre as vantagens da utilização de modelos padronizados nas organizações, pois além da incidência menor de erros, agilidade na elaboração de documentos, segurança de que as informações essenciais estejam presentes e orientação para novos profissionais, esses documentos padronizados vendem uma boa imagem de quem os elabora. O tempo que um profissional ganha ao iniciar um texto a partir de um modelo, quando considerados os diversos documentos elaborados semanalmente, mensalmente e anualmente, é muito expressivo. Ao se pensar em muitos profissionais numa mesma organização, esse item é bastante relevante e remete à custo e produtividade.

Os documentos padronizados podem ser simples modelos, que já trazem muitos ganhos, mas a tecnologia trouxe tecnicidades que permitem a inserção de comandos em documentos que fogem desse pressuposto comum. Modelos de textos padronizados podem estar recheados de comandos que orientam os usuários quando de suas utilizações.

À medida que evoluíram, os próprios editores de textos passaram a oferecer ferramentas que auxiliam os usuários na criação de modelos padronizados automatizados. Mas isso, por si só, não garante, às empresas e escritórios, de que os textos produzidos por seus colaboradores tenham aqueles padrões indicados por ela ou que os modelos adequados e atualizados sejam utilizados. Para que haja uma efetiva padronização, além da publicização de controles e auditorias, o ideal é que os textos estejam em bibliotecas centralizadas, sejam atualizados, versionados e acessíveis a todos os usuários, ainda que segregados por níveis de acesso e garantidos contra alterações indevidas.

Reunir textos num único local, inclusive os modelos padronizados automatizados, é função de alguns produtos específicos denominados de Gerenciadores de Documentos Eletrônicos (GED) ou Gerenciadores de Documentos Digitais (GDD). A atividade de guarda e organização dos documentos em meios eletrônicos ou digitais é chamada de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou Gerenciamento de Documentos Digitais (GDD). Portanto, as siglas podem ser utilizadas nos dois sentidos.

O Fácil DocSite, produto desenvolvido pela Fácil, é um Gerenciador de Documentos Digitais, que conta com diversas funcionalidades que permitem a guarda eficiente e eficaz de documentos, facilidades para a localização, segurança das informações, e tem diversos recursos disponíveis para a criação de documentos automatizados, principalmente para a edição colaborativa instantânea de documentos.

No Fácil DocSite, os dados variáveis a serem inseridos em modelos padronizados automatizados, podem ser:  

• Preenchidos por integração com um sistema de gestão;
• Preenchidos por digitação manual;
• Preenchidos em respostas às perguntas que surgem em pop-ups para o usuário durante a edição do documento;
• Preenchidos automaticamente com outros textos padronizados, de bibliotecas com textos prontos, dependendo da resposta do usuário, com a utilização dos chamados comandos condicionais. Um bom exemplo desse mecanismo se dá na elaboração de contratos, em que cláusulas padronizadas podem ser inseridas rapidamente, de acordo com o tipo de documento;
• Também através de comandos condicionais, onde os textos podem ser ocultados e retornados ao documento dependendo da resposta do usuário à determinada pergunta. Ao escolher um tipo de contrato, por exemplo, certas cláusulas podem ser ocultadas automaticamente e outras aparecerem.

O Fácil DocSite oferece também, todas essas funções em um módulo denominado MINUTARIA, que facilita sobremaneira a edição colaborativa simultânea de textos, principalmente por advogados e paralegais.

Outras vantagens que o módulo MINUTARIA oferece:

• Editor de textos web incorporado. Formato de arquivo para leitura e gravação compatível com Word da Microsoft;
• Controle de versões dos documentos e trilhas de auditoria, que registra quem, o quê e quando ajustou algo no documento;
• Integração com o sistema de gestão jurídica Espaider para obtenção de variáveis do cadastro de pessoas e outros.

Algumas organizações optam pela criação de áreas com profissionais que centralizam a elaboração de documentos padronizados, de modelos; essa forma de atuação pode ser altamente recomendada para muitas situações. Essas áreas não precisam ter uma quantidade muito grande de profissionais e esses recursos são altamente otimizados, pois atendem vários departamentos ou toda a organização. Nesses locais, os usuários se especializam em todos os mecanismos de automação, alterando e disponibilizando documentos padronizados automatizados com muita rapidez. Dependendo do porte de um departamento, ele pode ter um ou mais profissionais treinados para essas atividades de criação de modelos automatizados.

Fale conosco e conheça o Fácil DocSite. O Espaider 7, um sistema de gestão jurídica completo, atende aos requisitos de mobilidade e segurança e oferece o melhor da tecnologia para controle de dados e documentos.

Publicado em: 03/01/2022