Integração entre sistema Espaider e solução da QualiSign impressiona pelos resultados obtidos na Unisinos (1)

As crises e a necessidade de se fazer o inabitual

 

Fala-se bastante sobre os efeitos devastadores deixados pela pandemia de Covid-19, e pouca ênfase se dá aos efeitos colaterais benéficos que vieram na esteira das quebras de paradigmas em diversas áreas, e principalmente, na administração de empresas.

Carlos José Pereira afirma que “as crises trazem à tona um estado excepcional do sistema; o normal passa a ser o não permitido, o não necessário. Faz-se o inabitual, alteram-se estados que normalmente não se transformariam. Uma crise mexe com a estabilidade do sistema, cria uma desordem. Os tabus desabam e a realidade impõe uma mudança rápida e necessária para a sobrevivência do sistema.” (2)

O Parque Tecnológico – Tecnosinos, da Unisinos é “[...] uma incubadora de empresas que demanda um grande volume de contratos e aditivos de locação e de outras finalidades”.

O impacto da pandemia trouxe a necessidade da forte utilização da assinatura digital no Tecnosinos. Iniciou-se então, na universidade, um processo de escolha de uma empresa que pudesse oferecer um bom serviço de assinatura digital, com critérios bem específicos e principalmente que se integrasse ao sistema de gestão jurídica Espaider.  

Luciana Barros, Analista Administrativa da Procuradoria, área que apoia e aprova os principais contratos da universidade, afirma que: “[...] com o andamento da busca, percebemos que esse era um passo institucional, necessário e crucial para a inclusão da transformação digital na universidade.”

Mais de 90% dos documentos foram migrados para o meio digital

 

 A transformação digital é um processo que está sempre em andamento, não tem fim, em quaisquer organizações que desejem aumentar a produtividade utilizando o que há de melhor da tecnologia sem abdicar de suas características e diferenciais básicos. Sempre há o que se pode fazer, bem como, o que ainda não se consegue fazer mesmo que se deseje.

No Brasil, e até em outros países, há restrições em tipos de documentos que, por quaisquer motivos, não podem ser 100% digitais; são poucos tipos, mas impedem um avanço à totalidade digital.

No projeto da Unisinos “[...] mais de 90%, já foi convertida para o digital”.

Redução de 35 para 10 dias!

 

Na Unisinos, antes da assinatura digital, o prazo de formalização de documentos físicos era de 35 dias em média, e caiu para 10 dias após a nova tecnologia ser implementada. Está-se falando de uma redução de 72% no prazo médio. É um percentual muito relevante. Mirian Almeida Ribeiro, Analista de Sistemas na Gerência de Tecnologia da Informação (ASAV) afirma que “Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz.” e admite que o prazo ainda pode ser reduzido “[...] Com ajustes no processo e na integração dos sistemas [...]”.

 

Redução de Custos e Ganho de Produtividade

 

“Milhares de folhas de papel deixaram de ser utilizados[sic]. Estima-se que cerca de 45 mil folhas do tamanho A4 são economizadas por ano.”

Redução de custo nas postagens de correio e nos custos de impressão “[...] proporcionaram uma economia de 80% [...]” nos gastos. “Isso sem considerar o custo de armazenamento e de recursos humanos alocados na administração e gestão dos papéis”, complementa Mirian.

Luciana cita a melhoria na produtividade quando afirma que “Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos”.

 

Eficiência na gestão de documentos

 

Um sistema de gestão jurídica como o Espaider, que reúne todos os documentos de uma organização num só local e permite acessá-los rapidamente, com um controle rígido de acesso a eles, direcionados por um fluxo padronizado para os usuários responsáveis, encontra em um serviço de assinatura digital, como o fornecido pela QualiSign (3), o complemento perfeito para fechamento do workflow de assinatura. O Espaider se integra também com outras empresas que fornecem serviços semelhantes.

O módulo de REQUISIÇÕES do Espaider, que se integra com as empresas que fornecem o serviço de assinatura eletrônica, permite um acompanhamento, um passo a passo, de quaisquer documentos que iniciam uma jornada que vai da criação até o arquivamento final, formalizado por assinaturas dos interessados. 

“É simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis temos um controle unificado, que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém para assinar. Estas respostas para um único documento no mundo físico requer um esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.”

“No mundo digital a informação é centralizada e imediata. O progresso do processo pode ser acompanhado a qualquer momento. Não há extravio. Todos sabemos a dor de cabeça que dava quando um contrato desaparecia no meio do caminho. No mundo físico éramos obrigados a iniciar o processo novamente! Tivemos um ganho enorme na gestão dos documentos, no controle do que foi assinado e daqueles que estão em andamento e na agilidade do arquivamento digital”, reforçou Luciana.

 

Benefícios Intangíveis

 

Aos ganhos de produtividade, eficiência e uma maior tranquilidade de que o documento agora está sob os auspícios de observadores que sabem o que está acontecendo, somam-se outros benefícios intangíveis como assinar de qualquer lugar, em viagens, não se ter documentos empilhados na mesa, com risco de acessos indevidos, custo de horas despendidas, custos com cartórios, sustentabilidade e outros.

Sobre a Unisinos

 

“Uma Universidade com mais de 50 anos de história, a Unisinos é uma das maiores instituições privadas do Brasil, com mais de 96 mil alunos diplomados e cerca de 23 mil alunos matriculados nos cursos de graduação e pós-graduação das modalidades de ensino Presencial, Híbrido e a Distância (EAD). Fortalecida em seu ecossistema de Ciência, Tecnologia e Inovação (CT&I), a Instituição explora as fronteiras da tecnociência para construir o amanhã da sociedade.”

Espaider, um sistema para uma gestão jurídica eficiente

 

O ESPAIDER 10 é um sistema para gestão jurídica que oferece todas essas tecnicidades para que a organização, departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia, possam gerir suas operações de forma eficiente e eficaz.

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(1) Dados e depoimentos foram extraídos da publicação: Unisinos ganha agilidade com projeto de transformação digital. Disponível em: <https://www.documentoeletronico.com.br/casos-de-sucesso/unisinos>. Acesso em: set. 2022.

(2) PEREIRA, Carlos José. Nem tudo são flores no caminho do home-office. Disponível em: < https://www.noticenter.com.br/n.php?CATEGORIA=63&ID=24668&TITULO=nem-tudo-s-o-flores-no-caminho-do-home-office>. Acesso em: set. 2022.

(3) QUALISIGN. Disponível em: < https://www.documentoeletronico.com.br/>. Acesso em: set. 2022.

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Publicado em: 02/12/2022