Como garantir segurança e ética no seu software jurídico?

É inegável como a adoção de softwares jurídicos por escritórios de advocacia, departamentos jurídicos de empresas e profissionais liberais da área do direito, traz inúmeros benefícios. A automação chegou com muito força para os advogados, atingindo as diversas atividades. É muito difícil imaginar um advogado que exerça sua atividade sem um toque tecnológico. Dependendo do porte da organização, é impossível a manutenção de um controle eficaz e eficiente sem um sistema de gestão jurídica.

No entanto, à medida que as ferramentas digitais se tornam parte do cotidiano nesses ambientes, é crucial garantir a segurança das informações. Sistemas de gestão jurídica costumam conter informações muito sensíveis, ligadas à própria organização, clientes internos, bem como aos clientes externos e são alvo de ataques cibernéticos ou até mesmo de utilização e acessos indevidos por clientes internos.  

A importância da segurança no software jurídico

Nenhuma organização gostaria que os dados armazenados em seu sistema de gestão jurídica fosse parar na mão de criminosos ou transformados em dados públicos, expondo segredos, clientes e fragilizando toda a operação.

Atualmente, com os sistemas disponíveis para acesso via internet, esse risco é real e constante. Daí a importância de um robusto conjunto de ações que visem proteger dados e acessos indevidos. Há para os sistemas de gestão jurídica um conjunto de boas práticas, difundidas mundialmente, que minoram a chance de uma organização ter os dados expostos de maneira indevida. É importante que, na aquisição ou adoção de um sistema de gestão, a organização foque esforços também na avaliação dos quesitos de segurança, solicitando evidências ao fornecedor de que a empresa está preocupada e atua fortemente na implementação de todas as práticas disponíveis para blindar o produto contra criminosos.

Considerando esse cenário, a segurança no software jurídico deve considerar fatores relevantes, como:

Confidencialidade: A segurança da informação ajuda a garantir que informações confidenciais e sigilosas sejam mantidas em sigilo e acessíveis somente às pessoas autorizadas. Isso é crucial para proteger informações sensíveis dos olhares indesejados.

Integridade: A integridade dos dados é garantida ao se prevenir alterações não autorizadas. Isso é essencial para evitar a manipulação maliciosa de informações, garantindo que elas permaneçam precisas e confiáveis.

Disponibilidade: A segurança da informação também visa garantir que os dados e sistemas estejam disponíveis para uso legítimo sempre que necessário. Isso evita interrupções nos processos de negócios e garante que a organização funcione sem problemas.

Compliance: As organizações estão sujeitas a regulamentações e padrões de segurança específicos para sua área. A implementação adequada da segurança da informação ajuda a garantir a conformidade com essas regulamentações, evitando penalidades legais e danos à reputação.

Mitigação de Riscos: A segurança da informação ajuda a identificar, avaliar e mitigar riscos associados à exposição de informações sensíveis. Isso pode incluir ameaças como malware, phishing, engenharia social e outros ataques cibernéticos.

Confiança do Cliente: As organizações que demonstram um compromisso sólido com a segurança da informação geralmente ganham a confiança de seus clientes. Isso é especialmente importante em um cenário em que a privacidade dos dados é uma preocupação crescente.

Prevenção de Incidentes: Sistemas de gestão que incorporam medidas de segurança podem ajudar a prevenir incidentes de segurança, minimizando a probabilidade de ataques bem-sucedidos.

Gestão de Crises: Caso ocorra algum incidente de segurança, ter um sistema de gestão de segurança da informação em vigor permitirá que a organização responda de maneira rápida e eficaz, minimizando os danos e restaurando a normalidade mais rapidamente.

Inovação Segura: À medida que as organizações buscam inovação tecnológica, a segurança da informação é crucial para garantir que as novas soluções e tecnologias não acrescentem riscos desnecessários.

Aspectos éticos relacionados ao uso de uma ferramenta digital no ambiente jurídico

Para além da segurança no software jurídico, quando o assunto é direito, a ética é um fator fundamental. Dessa forma, considerando a necessidade de contar com ferramentas alinhadas às práticas do departamento ou do escritório para o sucesso das ações, é preciso que haja:

Transparência - Ao utilizar um software jurídico, é necessário informar aos clientes sobre o uso dessa tecnologia em seus casos. A transparência é fundamental para que os clientes saibam como suas informações estão sendo tratadas e protegidas, quem pode acessá-las e quais são os fatores que garantem a segurança no software jurídico.

Respeito à privacidade – Dados relacionados a clientes e processos são sensíveis e confidenciais, por isso, as informações não devem ser acessadas por pessoas não autorizadas e que, de certa forma, possam comprometer o andamento do trabalho no departamento jurídico de uma empresa ou no escritório de advocacia.

Imparcialidade – O software jurídico é uma ferramenta poderosa capaz de colaborar ativamente para o desenvolvimento do trabalho, auxiliando inclusive na tomada de decisões. Para isso, no entanto, os profissionais envolvidos nas ações devem ter autonomia e imparcialidade na hora de analisar cada caso. Nesse sentido, a máxima é: nenhum tipo de informação ou resultado deve sobressair ou substituir o fator humano.

Ética e segurança no desenvolvimento do software jurídico – Antes de garantir que o uso da ferramenta seja feito de forma ética e segura, é preciso que o software seja desenvolvido por profissionais que atuam com base nos mesmos valores. Por isso, a recomendação é que o software seja adquirido de uma empresa certificada e experiente.

O Espaider é um software jurídico para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas desenvolvido pela Fácil. A ferramenta é uma aliada de profissionais no dia a dia de trabalho e, além de segura, auxilia as equipes com soluções completas em diferentes demandas. Conheça: Fácil 2023 (facil.com.br)

Publicado em: 05/09/2023