Gestão financeira nos escritórios de advocacia: como otimizar o processo?

A gestão financeira é um dos pilares fundamentais para o sucesso e o crescimento sustentável de qualquer empresa, incluindo os escritórios de advocacia. Afinal, para além de organizar o fluxo e gerenciar as finanças, auxilia também na tomada de decisões estratégicas, evita perdas e desperdícios, ajuda a lidar com os riscos inerentes a qualquer organização e, ainda, possibilita melhorias na estrutura ou nos recursos humanos e até na ampliação dos negócios.

No entanto, a realidade é que nem todos os profissionais do Direito sabem lidar com as questões ligadas às finanças empresariais e aos processos contábeis e isso pode trazer dificuldades na hora de organizar as contas, aumentando as chances de que algo saia do controle. 

A boa notícia é que existem ferramentas que adotam as melhores práticas e auxiliam na gestão financeira de forma segura e que, portanto, são grandes aliadas dos escritórios de advocacia, independentemente do tamanho e da quantidade de profissionais que fazem parte da equipe.

A complexidade financeira dos escritórios de advocacia

Diariamente, os escritórios de advocacia enfrentam uma série de desafios financeiros que exigem atenção. Isso ocorre porque a natureza dos processos e as características dos clientes podem resultar em fluxos de caixa irregulares e formas de cobrança sobre os serviços prestados muito diferenciadas. 

E mais: os escritórios precisam lidar com custos operacionais, como o pagamento de salários e benefícios, aluguel, contas mensais e outras despesas que eventualmente possam surgir, de forma segura e assertiva, inerentes à quaisquer organizações.

Dessa forma, uma má gestão financeira pode provocar problemas sérios, como falta de capital de giro e dificuldade no pagamento de fornecedores, colaboradores e distribuição entre sócios, que incorrem em riscos reais para o escritório. Portanto, é crucial adotar uma abordagem eficiente para organizar as finanças, de forma que a saúde financeira do negócio não seja posta em risco.

Como começar a organizar a gestão financeira do escritório de advocacia?

Não importa há quanto tempo o escritório de advocacia existe, é sempre possível adotar medidas para fazer uma boa gestão financeira e, assim, melhorar as contas do negócio. 

É importante ressaltar que esse processo não é complicado e pode receber ajuda da tecnologia que, cada vez mais, atua como aliada no gerenciamento de quaisquer tipos de organizações. 

Mas, antes, alguns passos podem ajudar:

• Separar o que é gasto da empresa do que é gasto pessoal – À medida que os escritórios de advocacia crescem em tamanho, há cada vez mais a necessidade da consciência que existe o “dinheiro da organização”. Isso quer dizer que é indispensável separar os gastos pessoais dos profissionais, ainda que, de alguma forma, as funções se confundam. Uma boa definição das divisões de remuneração,  do que cabe a cada sócio e do que cabe à manutenção da organização garante fluxo de caixa mais adequado para a continuidade da organização e evita desassossegos dos sócios.

• Ter um planejamento financeiro em conformidade com a realidade – Se planejar é indispensável para qualquer empresa, não haveria de ser diferente com os escritórios de advocacia. É preciso fazer previsões e autorizar gastos de acordo com a realidade do negócio para evitar que as contas saiam do controle. A gestão financeira passa, necessariamente, pelo levantamento das despesas e das receitas, incluindo as fixas e as variáveis.

• Estar preparado para possíveis adversidades – Nem tudo que acontece dentro de um negócio é possível ser planejado. Sendo assim, portanto, é essencial garantir mensalmente o capital de giro (que nada mais é que o dinheiro suficiente para as despesas do escritório de advocacia). Além disso, se possível, tenha uma reserva de emergência para cobrir gastos inesperados ou garantir o pagamento dos salários em meses com menor demanda.

• Estudar e conhecer conceitos de contabilidade – Adquirir conhecimento pode ser uma maneira eficiente de lidar melhor com a gestão financeira nos escritórios de advocacia. Ainda que existam ferramentas tecnológicas e métodos eficazes, quem sabe um pouco sobre conceitos como: planejamento, despesas fixas e variáveis, separação de gastos, capital de giro, entre outros, tende a entender melhor como é possível melhorar o fluxo das finanças.

O uso da tecnologia na organização das finanças

Ferramentas tecnológicas, como softwares jurídicos, que dispõem de módulos Financeiro (envolvendo faturamento, contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa) e Contábil (com integração direta com o financeiro), são cada vez mais usados para colaborar na gestão financeira dos escritórios de advocacia. Não se pode esquecer do módulo de Controle de Contratos, pois dos contratos derivam-se cobranças dos serviços e ressarcimento de despesas. 

Alguns sistemas têm módulos que permitem que as regras contratuais sejam cadastradas e na ocorrência de eventos pertinentes, geram entradas para o faturamento, automatizando e simplificando o processo de emissão de notas fiscais. A complexidade financeira de quaisquer negócios, principalmente os médios e grandes, encontra na tecnologia, uma forma de ser controlada. 

Um bom software jurídico:

• Automatiza tarefas

Em negócios de qualquer natureza, existem uma série de tarefas repetitivas e, por vezes, demoradas, mas igualmente importantes. Por exemplo: levantamento de despesas fixas e variáveis, entradas e saídas, emissão de faturas, faturamento, fluxo de caixa, bancos, integração e operacionalidades contábeis, cobranças e reembolsos. 

Um software jurídico atua com eficiência e eficácia para automatizar tarefas configuráveis de acordo com as necessidades do escritório e com os contratos firmados com os clientes. Ao se realizar uma tarefa no contencioso pode ser gerado um evento no financeiro, que por sua vez, já pode estar contabilizado, que finalmente resulta em relatórios mais confiáveis.

• Fornece dados relevantes

Relatórios financeiros que apresentam dados e análises permitem a tomada de decisões de forma estratégica e segura, afinal, ajudam a identificar excessos de despesas para que a contenção seja feita sem que as finanças do escritório de advocacia sejam prejudicadas. Além disso, com o uso de um software jurídico, é possível controlar o fluxo de caixa e planejar investimentos para a compra de equipamentos, reformas e outras melhorias que vão ajudar na produtividade. 

Um item a ser considerado é que lançamentos automáticos, como já citados anteriormente, evitam erros, muito comuns nos lançamentos manuais. Relatórios, principalmente feitos em planilhas, alimentados manualmente, podem não espelhar adequadamente a realidade financeira do escritório.

• Reduz desperdícios e custos operacionais

Fazer uma boa gestão financeira dos escritórios de advocacia garante que haja redução de desperdícios, evitando gastos desnecessários, e redução de custos relacionados à operação do negócio. A automação de processos elimina a necessidade de contratação de pessoal para realizar tarefas simples e, ainda, otimiza despesas com a estrutura de trabalho necessária, como computadores, mesas e cadeiras, energia elétrica, entre outros.

• Organiza processos contábeis

Otimizar processos é, sem dúvidas, um dos diferenciais de um software jurídico. Com um software jurídico, completo e integrado, a Contabilidade deixa de ser apenas uma obrigação legal, para transformar-se em mais um instrumento de gestão. 

O Espaider Escritório, software jurídico desenvolvido pela Fácil (um ERP, pois atende a todos os departamentos de um escritório de advocacia e não somente algumas áreas - com diversos processos automatizados), é um aliado dos escritórios de advocacia na hora de fazer a gestão financeira. 

Saiba mais sobre a ferramenta: Fácil - Espaider Escritório (facil.com.br)

Foto: Crédito: Freepik.com

---

Publicado em: 16/10/2023