Transformação digital nos departamentos jurídicos: como a integração de sistemas pode contribuir?

A Economia Digital, que atinge todas as empresas e exige mudanças nas estratégias empresariais, tem impacto direto nas chamadas tecnologias brandas, que envolvem toda a parte de conhecimento e administração dos negócios. 

Os variados sistemas, utilizados pelas empresas, para suportar suas operações, precisam ser integrados, pois ao final, em conjunto, fazem parte da difícil tarefa de gestão de toda uma organização.  

A integração de sistemas tornou-se um fator-chave na otimização de tarefas e na maximização da eficiência frente a esses novos desafios da economia digital. O departamento jurídico está inserido nessa tendência, assim a integração de sistemas jurídicos com outras ferramentas, como ERP (Enterprise Resource Planning) e outros, pode ser a solução para um trabalho mais eficaz, ágil e personalizado. 

Qual a importância da integração dos sistemas jurídicos com outros sistemas da organização?

Os departamentos jurídicos desempenham um papel vital na proteção dos interesses e ativos de uma empresa. São áreas que lidam com uma ampla gama de tarefas, desde a gestão de contratos até o acompanhamento de litígios e o cumprimento de regulamentações. Para realizar essas tarefas de maneira eficiente, é essencial que as equipes tenham acesso rápido e preciso às informações relevantes. 

A integração de sistemas jurídicos com outras soluções usadas pela empresa permite que o departamento jurídico acesse, compartilhe e atualize informações de maneira eficaz. Isso resulta em benefícios significativos:

Maior eficiência: Integração entre sistemas significa a desnecessidade de duplicação de dados em diversas áreas da empresa, sem, contudo, prejudicar o acesso imediato aos dados necessários por aqueles que dispõem de permissões e necessitam deles para tomada de decisões rápidas. Com a integração dos sistemas, os dados estão atualizados nas diversas áreas e os departamentos não precisam mais de artifícios intermediários para acessá-los. 

A responsabilidade pela atualização das informações pode ser dirigida, específica, ou compartilhada, mas sempre com dados únicos e confiáveis. Assim o departamento jurídico, além de ter acesso a dados de outros departamentos, quando necessário, também pode atualizar informações em outros sistemas, como valores de contigenciamento e outros.

Tomada de decisão baseada em dados: O acesso fácil e rápido às informações atualizadas, permite ao departamento jurídico tomar decisões bem fundamentadas. A integração de sistemas dá-se entre os sistemas da empresa, bem como com outros sistemas de fornecedores de dados para o próprio jurídico. Nos casos mais comuns são utilizadas as empresas de leitura de diários oficiais, novas ações e índices financeiros. 

Maior visibilidade: A integração de sistemas jurídicos com outros departamentos, como finanças e vendas, proporciona uma visão mais completa dos desafios legais e regulatórios da empresa. Imagine um departamento jurídico trabalhando em um caso que tem implicações financeiras substanciais. Com a integração, eles podem acessar diretamente os dados financeiros relevantes e entender como o resultado do caso afetará o balanço da empresa e vice-versa.

Mais colaboração: A colaboração eficaz entre diferentes departamentos é um pilar fundamental em uma empresa de sucesso. A integração de sistemas não se limita apenas ao departamento jurídico. 

Ao se conectar com outros departamentos, como recursos humanos, a equipe jurídica pode obter informações sobre as políticas internas da empresa, facilitando o cumprimento de regulamentos. Isso também é relevante quando se trata de gestão de contratos, onde a colaboração com o departamento de compras pode garantir que os contratos estejam alinhados com os interesses da empresa.

Personalização como forma de garantir ainda mais eficiência para a equipe jurídica

As integrações, exigem dos sistemas facilidades para que possam conversar entre eles. Um bom sistema dispõe de funcionalidades específicas para os links necessários.

O Espaider, software jurídico da Fácil, está preparado para as principais integrações e pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. 

1. Integração com sistema de gerenciamento de documentos: A integração com sistemas de gerenciamento de documentos simplifica a organização, pesquisa e recuperação de documentos legais. Há uma economia de tempo e redução de erros. Por exemplo, ao vincular contratos ao sistema de gerenciamento de documentos, a equipe jurídica pode facilmente localizar contratos específicos, rastrear versões e garantir que todos os envolvidos tenham acesso às informações mais atualizadas.

2. Integração com sistemas de notificações e lembretes: Além das notificações dos próprios sistemas, a integração com sistemas de notificações e lembretes ajuda a manter prazos importantes e garantir o cumprimento de obrigações legais. Isso pode incluir lembretes automáticos para prazos de comparecimento em tribunais, datas de audiências e prazos de notificação a partes interessadas. A automação desses lembretes evita a perda de prazos críticos e ajuda a evitar possíveis penalidades legais.

A integração de sistemas jurídicos com outros sistemas usados pela empresa é um passo fundamental na otimização do trabalho do departamento jurídico, bem como para a eficiência geral da organização como um todo. Além de economizar tempo e recursos, também melhora a tomada de decisões e a conformidade com as regulamentações. 

À medida que as empresas continuam a se adaptar a um ambiente de negócios em constante evolução, a integração de sistemas se torna um diferencial competitivo. Ela capacita o departamento jurídico a ser proativo, ágil e estratégico, contribuindo para o sucesso geral da empresa. Aproveite as vantagens da integração e garanta que seu departamento jurídico esteja equipado para enfrentar os desafios legais do mundo empresarial moderno.

A Fácil tem expertise em softwares especializados no segmento jurídico e está pronta para  implementar soluções que atendam às necessidades da sua empresa. Entre em contato para obter mais informações sobre como podemos impulsionar o seu departamento jurídico.

Foto: Crédito: Freepik.com

Publicado em: 24/11/2023